ПОРЯДОК УЧЁТА ДВИЖЕНИЯ КАДРОВ И СОСТАВЛЕНИЯ УСТАНОВЛЕННОЙ ОТЧЁТНОСТИ

Логично, что чем крупнее организация, чем больше её штатное расписание, тем сложнее вести учёт работников. Но и микроорганизация в плане кадрового учёта обладает не меньшими проблемами. Общество с ограниченной ответственностью может состоять из одного работника – генерального директор, который сам же и является учредителем этой компании. Как учредитель назначает себя – генеральным директором, как генеральный директор принимает сам себя на работу? Информационное агентство – это и редакция СМИ и коллектив СМИ, и оно так же может в штате содержать одного работника, который и сам учредитель, и сам – главный редактор, и сам же – творческий коллектив редакции.

Кадровый учёт – это система процедур, обеспечивающий правильное осуществление трудовых отношений, набор взаимоувязанных действий по регистрации фактов и их оформления в рамках трудовых отношений, таких как приём на работу, перевод на другую должность, предоставление отпуска, оплачиваемых дней по нетрудоспособности, увольнение работника, и так далее.

Кадровый учёт характеризуется комплексным подходом и системностью, обеспечивающих эффективность бизнеса за счёт контроля и планирования.

Кадровый учёт начинается с разработки и утверждения штатного расписания. На его основе разрабатываются трудовые договора. Основанием для возникновения у работодателя права на заведение личного дела работника является подписание трудового договора. Принятому в организации работнику присваивается табельный номер и на него начинается вестись табель учёта отработанного времени. В процессе возникших трудовых отношений по работнику могут издаваться различные приказы. У работника возникает право на отпуск, и на основании этого составляется график отпусков, и работодателем производится контроль исполнения этого графика. В случае временной нетрудоспособности обрабатывается предоставленный работником «больничный лист». В соответствующие контролирующие органы в заведённом порядке по работнику предоставляется различная отчётность. Исходя из компетенций работника, возникают ситуации связанные с необходимостью повышения его уровня знаний и умений, его производительности труда: ведётся планирование, организация, контроль обучения, аттестации. Вся информация, связанная с работником и относящаяся непосредственно к его трудовой деятельности, обрабатывается в рамках установленных законом о персональных данных. Работнику, при необходимости выдаются справки, выписки и прочие подтверждающие документы о его трудовой деятельности.

Все вышеперечисленные действия работодателя – это обработка информация различного содержания о работнике и продуцирование результат на основе этой информации. И информация эта нужна, как вышестоящим контролирующим организациям, так и самому работодателю.

Принять на работу соискателя вакансии – это не просто подписать трудовой договор. Это чётко формализованный алгоритм, включающий в себя несколько этапов и процедур. До подписания трудового договора вновь поступающего на работу необходимо ознакомить с целым набором информации. И за неознакомление существует наказание для организации. Но и после подписания трудового договора, новый работник должен быть ознакомлен с ещё одним набором информации, проинструктирован, обучен, проверен на усвоение в должном объёме и качестве полученных знаний. Работнику может потребоваться медицинский осмотр для допуска к некоторым видам работ. И это ещё до начала исполнения им своих должностных обязанностей.

Кадровый учёт в организации ведёт назначенный за это дело работник. В микробизнесе это делает главный бухгалтер или секретарь. Этим может заниматься целый отдел кадров, где фронт работ распределён между несколькими специалистами. Но, в любом случае, рабочее место ответственного за кадровый учёт должно соответствовать определённым правилам, чтобы проверяющему было сложнее найти нарушения.

При наличии достаточного бюджета, кадровый учёт можно перепоручить сторонней специализированной фирме, или специалисту. Не всегда такой выбор оправдан в плане потенциальных рисков.

В самом начале существования компании, ответственный за ведение кадрового учёта назначается приказом совместителя, в случае отсутствия штатной должности специалиста по кадрам. Формируется нормативная база, куда необходимо внести все источники имеющие отношение к трудовому праву, как прямое, так и косвенное. Составляется альбом шаблонов и бланков, образцов для различных документов. Разрабатывается и утверждается штатное расписание, график отпусков. Создаются локальные нормативные акты: различные положения на основе учредительных документов. Заводятся регистрационные журналы, как обязательные к ведению, так и локальные. Продумывается и реализуется программа мероприятий организации ведения трудовых книжек, как бумажных, так и электронных. Очень тщательно прорабатывается механизм ведения воинского учёта. Создаются условия хранения документов.

После выполнения всех подготовительных работ, можно приступать к ведению кадрового учёта. В него входит следующий обязательный набор документов:

Штатное расписание (Ст. 57 ТК РФ);

Правила внутреннего трудового распорядка (Ст. 189 ТК РФ);

Положение об оплате труда (Ст. 135 ТК РФ);

Положение о персональных данных (Ст. 88 ТК РФ);

График отпусков (Ст. 123 ТК РФ);

Табель фиксации рабочего времени (Постановление Госкомстата №1 от 05.01.2004);

Журнал инструктажей и инструкций по Охране Труда (Ст. 135 ТК РФ);

Журнал движения трудовых книжек (Постановление Минтруда №69 от 10.10.2003).

Ещё полезно разработать и положение о должностных инструкциях, и сами должностные инструкции.

Кадровый учёт – это прибытие работников, перемещение работников и выбытие работников. Каждый из этих процессов состоит из множества различных промежуточных фаз. Работник может быть вновь принятым на работу, а может быть временно переведённым, или прикомандированным. Он может убыть в служебную командировку, а может уйти в отпуск, на больничный, вообще прогулять рабочее время. Может уволиться по собственному желанию, по соглашению сторон, по инициативе работодателя, уйти на пенсию, в декрет. Все эти моменты трудовой деятельности – формы юридического статуса работника, от которого зависит денежный вопрос. И фиксация, и оформление этих состояний необходимо производить в строго установленном порядке по установленным правилам. Нарушение правил и последовательностей влечёт за собой наказание не только от вышестоящих контролирующих организаций.

Постоянный, непрерывный контроль работодателем движения персонала – это лишь часть большого контроля, которым занимается Государство. И для того, чтобы на государственном уровне контроль над трудовыми резервами был более эффективным, работодатели обязаны делиться определённой информацией с государственными органами.

Заключить трудовой договор – это полдела, ещё необходимо сразу же за этим заполнить отчёт СЗВ-ТД и отправить его в Пенсионный Фонд РФ. В общем, составление отчётности – процесс динамичный и непрерывный, в него входит оставление таких документов, как:

СЗВ-М – форма, содержащая сведения о застрахованных лицах, которую в ПФ РФ подают все работодатели не позднее 15-го сила каждого месяца;

СЗВ-ТД сведения о трудовой деятельности зарегистрированного (в ПФ РФ) лица пожат все работодатели, если были кадровые события (приём на работу или увольнение – не позднее следующего за этим рабочего дня, не позднее 15-го числа следующего месяца при переводе работника или выборе формата ведения трудовой книжки);

СЗВ-СТАЖ – сведения о страховом стаже застрахованных лиц в большинстве случаев подают все работодатели не позднее 1 марта года, следующего за отчётным годом. Но, в определённых случаях устанавливается следующий порядок подачи отчёта: