Как оформляется совместное с другими организациями постановление?

В связи с постоянно укрепляющимися связями комитетов комсомола с государственными, профсоюзными и другими общественными организациями нередко возникает необходимость принятия совместного постановления. Совместное постановление подписывают руководители всех организаций, принимающих постановление. Каждым подписывается столько экземпляров, сколько участвует организаций. Совместный документ должен иметь единую нумерацию и дату.

Как оформляется прием и отправка корреспонденции?

При поступлении корреспонденции проверяется правильность ее направления адресату. Конверт, в который помещен документ, сохраняется только в том случае, если в документе отсутствует адрес отправителя и дата. Все поступающие документы, письма, жалобы и заявления регистрируются в журнале установленной формы. В нем отмечается порядковый регистрационный номер документа, дата регистрации, от кого он поступил, его исходящие номер и дата, краткое содержание, кому передан на исполнение, расписка о получении документа, делаются отметки о контроле и исполнении. В журнале записываются также все устные заявления, предложения и просьбы комсомольцев.

Исходящие документы отправляются через канцелярию предприятия, учреждения, учебного заведения и учитываются в их журнале исходящей корреспонденции. Все исходящие документы подписываются секретарем комсомольской организации. На документе ставится дата подписания и исходящий номер.

В какие сроки исполняются поступившие документы?

Поступившие документы рассматриваются в сроки, которые указаны в самих документах. В случае, если в поступившем документе не указан срок его исполнения, то устанавливается срок выполнения в пределах одного месяца.

В какие сроки рассматриваются предложения, заявления и жалобы комсомольцев и молодежи?

Указом Президиума Верховного Совета СССР от 12 апреля 1968 года установлены порядок и сроки рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан. Ответ на письмо, не требующее дополнительного изучения и проверки, должен быть дан безотлагательно, во всяком случае не позднее 15 дней со дня получения. Письма, требующие дополнительного изучения, рассматриваются в срок не более одного месяца. Однако в том случае, если срок затягивается свыше 15 дней, автор письма должен получить предварительный ответ с указанием причин задержки. В случаях, когда для разрешения вопросов, поставленных в письме, необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов или принятие других мер, сроки могут быть в порядке исключения продлены секретарем комитета комсомола не более чем на один месяц с сообщением об этом заявителю. Эти сроки распространяются и на устные обращения комсомольцев и молодежи.

Каков порядок рассмотрения писем и устных обращений?

В зависимости от характера письма или заявления поднятые в них вопросы могут выноситься на обсуждение бюро, комитета комсомола, на комсомольское собрание, где принимается соответствующее решение. Разобраться с письмом, устным обращением можно также поручить членам комитета, бюро, которые по итогам работы с письмом должны проинформировать комитет комсомола о принятых мерах. В случае необходимости для удовлетворения заявления или разрешения жалобы комсомольца следует обратиться (письменно или устно) в. профсоюзную организацию, к администрации, в вышестоящие комсомольские органы. Авторам писем должен быть дан обстоятельный ответ о принятых мерах или разъяснение, почему поставленные ими вопросы не могут быть в настоящее время решены.

Чуткое, внимательное отношение к предложениям, заявлениям и жалобам юношей и девушек способствует укреплению связей комитета комсомола с комсомольцами, несоюзной молодежью, устранению имеющихся недостатков, повышению активности молодежи, авторитета комсомольской организации.

Как организовать контроль и проверку выполнения постановлений и других документов?

Эффективность работы комсомольской организации зависит от строгого выполнения в установленные сроки принятых постановлений, поручений партийных, вышестоящих комсомольских органов, быстрого разрешения по существу всех возникающих вопросов в деятельности комсомольской организации. Одним из условий четкого выполнения принятых постановлений, рассмотрения писем, заявлений является систематический и упреждающий контроль исполнения, который служит надежным средством борьбы с бюрократизмом и формализмом в работе.

На контроль комитета комсомола или бюро берутся:

- постановления и поручения партийных и вышестоящих комсомольских органов (в том числе и опубликованные в печати), постановления комсомольских собраний, конференций, комитета комсомола и бюро; планы работы, критические замечания и предложения, высказанные комсомольцами; просьбы цеховых, бригадных, курсовых, классных и приравненных к ним комсомольских организаций и комсомольских групп; документы, которые требуют ответа, письма и заявления.

Ответственность за правильную организацию контроля и проверку исполнения несет секретарь комсомольской организации (комитета комсомола, бюро). Он обязан предложить конкретные меры по выполнению контрольных документов, организовать работу ответственных зя это дело товарищей, проявлять требовательность к качеству и срокам исполнения. Следует практиковать также утверждение комитетом комсомола плана мероприятий по выполнению важных постановлений, рассчитанных на длительный срок. Конечно, такой план принесет пользу только тогда, если в нем очень четко и конкретно будут изложены практические меры, определены исполнители и сроки. Контроль в этом случае осуществляется поэтапно, в соответствии с установленным сроком, но каждый этап одинаково важен.

Перед каждым собранием, заседанием комитета, бюро секретарь или один из членов комитета, бюро, ответственный за контроль, должен информировать собрание о работе с находящимися на контроле документами (см. параграф 21 Устава ВЛКСМ). Документы снимаются с контроля решением комсомольского собрания, комитета или бюро. Работа с письмами и заявлениями считается законченной после решения поставленных в них вопросов и сообщения о результатах заявителю.

Где хранятся документы?

Документы хранятся в комитете комсомола, бюро в соответствующих делах в хронологическом порядке. Каждая группа документов (протоколы, документы партийных и вышестоящих комсомольских органов, планы работы, письма и заявления, документы штабов, комиссий, советов, учетные, финансовые и другие) хранится в отдельных папках в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Документы организации до сдачи их в горком, райком комсомола хранятся в условиях, обеспечивающих их полную сохранность. Их необходимо хранить в сейфах, шкафах или запирающихся столах, специально для этого выделенных администрацией предприятия, хозяйства, учреждения или учебного заведения.

По истечении какого времени и куда сдаются документы?

Документы в первичной организации хранятся в течение двух лет (в приграничных районах - год), а затем сдаются в горком, райком комсомола для передачи в партийный архив. Передаваемые в архив документы должны быть тщательно подготовлены к сдаче секретарем первичной организации с помощью работников райкома, горкома комсомола по правилам партийного архива и в соответствии с «Перечнем комсомольских документов, подлежащих хранению в партийных архивах», утвержденным постановлением Секретариата ЦК ВЛКСМ 23 июня 1977 года. Комитет комсомола с правами райкома утверждает список цеховых, факультетских комсомольских организаций, документы которых подлежат сдаче в партийный архив, и сдает их вместе с документами комитета комсомола.