Структурированный закупочный процесс превращает отдел закупок в стратегическое преимущество, способное оказать значительное влияние на долгосрочное развитие компании и укрепить ее конкурентные позиции на рынке.

Успешная компания всегда занимается долгосрочным планированием и прогнозированием. Деятельность такой организации невозможна без официально утвержденной корпоративной стратегии, в которой описаны структура управления, конкретные измеряемые цели, регламенты, процессы и методы реализации. Самые продвинутые компании участвуют в разработке и внедрении закупочной стратегии, которая не только имеет решающее значение для закупочной деятельности, но и оказывает прямое воздействие на бизнес-процессы всей компании.

Итак, что же такое закупочная стратегия?

Закупочная стратегия – официально разработанный и регламентированный план действий, определяющий бизнес-цели и развитие компании в области закупочной деятельности.

Утвержденная высшим руководством стратегия закупок закладывает основы, в которых содержится дорожная карта по реализации закупочной деятельности и детально описан комплекс мер, направленных на устойчивое развитие закупочных функций.

Официальная, принятая в виде документа стратегия закупок значительно повышает эффективность стратегического планирования, аналитические возможности и управленческую оперативность компании. При этом уровень детализации документа определяется руководством с прямым участием руководителя по закупкам, имеющим широкие полномочия.

Пересмотр закупочной стратегии производится минимум один раз в 12 месяцев. Любые изменения – отклонения от заданных параметров, неудачи и успехи, влияние внутренних и внешних факторов – необходимо фиксировать для последующей адаптации и коррекции своих действий. Иными словами, закупочная стратегия – гибкий документ, который может подвергнуться изменению с учетом сложившейся в компании ситуации.

Какие цели ставит перед собой закупочный блок при разработке стратегии?

● Устранение несанкционированных закупок

● Минимизация внеплановых расходов

● Определение роли, прав и обязанностей отдела закупок в компании

● Повышение прозрачности закупочной деятельности

● Укрепление доверия и повышение лояльности со стороны внутренних клиентов

● Сокращение снабженческих ошибок

● Снижение затрат

● Более рациональное сотрудничество с поставщиками и подрядчиками

● Значительное сокращение несвоевременных поставок

Закупочная стратегия – инструментарий с долгосрочной реализацией. Однако стратегия закупок зависит от ряда факторов: бюджета компании, существующих рисков, совокупной стоимости владения, экономических условий, индустрии и квалификации персонала. Есть компании, усилия которых сосредоточены на снижении затрат. А есть организации с прекрасными финансовыми возможностями, усилия которых направлены на снижение рисков поставок. Мой опыт доказывает, что две трети коммерческих компаний считают сокращение затрат самой важной задачей при внедрении закупочной стратегии. Ввиду того что фокус компании может быть обращен на несколько направлений в зависимости от поставленных задач, предлагаю рассмотреть основные типы стратегий, которые могут иметь место в закупочной деятельности.

Во-первых, это стратегия снижения затрат

Как я уже отмечал, самым популярным типом стратегии закупок является снижение затрат.

Снижение затрат – сложный и многоступенчатый процесс, который используется для увеличения прибыли. Любая организация в обязательном порядке должна погрузиться в свою текущую операционную закупочную активность для сбора данных. Более того, сбор данных должен быть не сиюминутным, разовым процессом, а последовательным и аккуратным, с определением ежемесячных и годовых итогов. Такой мониторинг помогает компаниям фиксировать закономерности и тенденции, выявлять возможные сезонные колебания данных и предпринимать успешные шаги по долгосрочному уменьшению затрат. Продуктивность сбора данных по затратам и своевременное принятие мер по снижению издержек особенно успешно реализуются в компаниях с централизованной системой закупок. Они оперативнее анализируют свои расходы и успешнее внедряют комплекс мер по минимизации затрат.

Во-вторых, это стратегия управления поставщиками

Сущность закупочной деятельности во внешней среде заключается во взаимодействии с партнерами – подрядчиками и поставщиками. Грамотный и осознанный выбор того или иного поставщика, его развитие и управление могут стать для компании решающим фактором в конкурентной рыночной борьбе. Эта стратегия предполагает более широкий взгляд на снабжение. Бизнесу необходимы подходящие товары наилучшего качества по умеренным ценам в нужное время и в нужном месте. Такой подход возможен только при тесном сотрудничестве с поставщиками и углубленном взаимодействии с внутренними заказчиками. С одной стороны, это подразумевает, что проблемные точки в цепочке поставок могут быть профессионально устранены, с другой – постоянный поиск, изменение и обновление базы поставщиков для нужд бизнеса обеспечат приток свежих и инновационных идей.

В-третьих, это стратегия управления рисками

Стабильно функционирующие компании полагают, что для дальнейшего устойчивого развития необходимо сконцентрироваться на управлении рисками в закупочной деятельности. Как вы знаете, управление рисками – это процесс, при котором производятся оценка и определение возможных рисков и неблагоприятных событий. Сбор и анализ данных позволят закупочному блоку минимизировать угрозы и отслеживать потенциальное возникновение негативных сценариев. Таким образом, стратегия управления рисками помогает разрабатывать превентивные меры для их минимизации. Ведущие компании считают целесообразным использование прогнозной аналитики и имитационного моделирования. Например, вы можете проанализировать сложную логику работы снабженческой цепи – пополнения запасов, производства и перевозок – и рассчитать показатели использования ресурсов (транспорта, персонала, производственных мощностей). Такой аналитический инструментарий защищает закупочный блок и всю компанию от неожиданных сюрпризов и обеспечивает эффективное функционирование всей корпоративной системы.

В-четвертых, это стратегия поиска иностранных торговых партнеров

Компании, намеренные усилить свои конкурентные преимущества, должны обратить внимание на зарубежных партнеров. Возможные плюсы от международной деятельности закупочного блока очевидны:

● низкая себестоимость производства;

● увеличение объема производства;

● применение международного опыта;

● использование иностранных передовых технологий;

● узнаваемость бренда.

Стратегия поиска иностранных торговых партнеров приобретает все большее значение, поскольку постоянно меняющийся деловой климат, политические кризисы, военные операции и санкции вынуждают компании искать альтернативные производственные и сырьевые источники, чтобы максимизировать прибыль. И это несмотря на сложность контроля качества и производственных затрат, возможные вопросы безопасности и зачастую сложную цепочку поставок.

Определившись с типом закупочной стратегии, компания в лице закупочного блока разрабатывает подготовительный план действий, содержащий определенные шаги для ее успешной имплементации.

Внедрение стратегии закупок не должно превратиться в погоню за трендами для удовлетворения личных амбиций определенной группы людей. Если ваша задача – разработка эффективной закупочной стратегии, которая сможет обеспечить ожидаемые результаты, то важно понимать бизнес-потребности вашего предприятия. Тщательный анализ, основанный на фактах, позволит вам согласовать и расставить приоритеты вашей стратегии в соответствии с корпоративными целями и ключевыми требованиями.