Последовательность мер, которые компания предпринимает для приобретения товаров и услуг, необходимых для достижения ее операционных целей, известна как процесс закупок.
Не существует универсального алгоритма закупочного процесса. Он должен быть полностью адаптирован к конкретной компании для обеспечения максимальной эффективности. Этапы процесса закупок организации будут зависеть от таких факторов, как:
● бизнес-модель;
● размер компании;
● локация бизнеса;
● структура компании;
● размер бюджета для закупок;
● человеческие ресурсы.
Кроме того, деятельность некоторых компаний (например, государственных компаний и государственных предприятий) регулируется строгим законодательством и нормативными отраслевыми правилами, которые могут также влиять на процесс закупок.
Независимо от имеющихся различий в той или иной компании, успешно реализованный закупочный процесс имеет очевидные плюсы:
1. Обеспечиваются условия для увеличения прибыли;
2. Выявляются слабые и сильные стороны поставщиков;
3. Внедряются конкретные закупочные инициативы для повышения производительности;
4. Повышается лояльность заинтересованных сторон;
5. Улучшается прозрачность закупочной деятельности и скорость выполнения заявок;
6. Соблюдаются закупочные процедуры и стандарты;
7. Сокращается цикл поиска и отбора поставщиков;
8. Снижаются финансовые, операционные и юридические риски;
9. Снижаются затраты и повышается контроль за расходами;
10. Предотвращаются сбои в цепочке поставок.
Цель закупочного процесса – обеспечить наибольшую ценность для компании, сократить расходы и гарантировать своевременную доставку качественных товаров и услуг.
Закупки – индивидуальный процесс, однако снабженческая наука выделяет конкретные этапы, характерные для компаний с высокой степенью зрелости закупочной функции.
Этап 1. Определение потребности в товарах и отправка заявки на закупку
Закупочный цикл начинается с момента, когда у бизнес-подразделений компании возникает потребность в приобретении определенных товаров или услуг. Например, это может быть письменный запрос на закупку очередной партии ноутбуков для сотрудников офиса со стороны отдела информационных технологий или заявка на поиск дополнительного складского помещения для отдела логистики в связи с расширением бизнеса.
Первый шаг закупочного процесса – определение и консолидация потребностей всех отделов компании. Тем самым обеспечивается высокий уровень прозрачности будущих расходов, который часто отсутствует в российских компаниях. В зависимости от структуры и размера компании этот этап может контролироваться как руководителем отдела закупок, так и топ-менеджментом.
Этап 2. Поиск, оценка и выбор поставщиков
Следующий шаг – поиск, оценка подходящих поставщиков и выбор партнера, который соответствует ключевым требованиям компании. Это важная часть процесса, поскольку перед принятием окончательного решения отделу закупок необходимо изучить репутацию, расценки, производственные возможности, уровень клиентоориентированности и надежность «идеального» поставщика. В противном случае сотрудничество с неверно выбранным поставщиком может вызвать так называемый эффект домино[3] для всей бизнес-структуры. В связи с этим следует помнить, что при выборе поставщика закупочная цена не должна быть единственным определяющим фактором. Например, в сфере электронной розничной коммерции несвоевременная доставка товара может привести к потере репутации компании как надежного провайдера, а следовательно, к снижению общей выручки.
На этом этапе необходимо руководствоваться золотым правилом: надежный поставщик способен обеспечить для компании существенную экономию средств и максимальную ценность в долгосрочной перспективе.
Этап 3. Обсуждение условий контракта с выбранным поставщиком
После принятия решения о работе с подходящим поставщиком отдел закупок переходит к обсуждению условий контракта. Для компании этот этап крайне важен, поскольку вы ведете переговоры не только о цене, которая должна быть справедливой и взаимовыгодной для обеих сторон, но и о сроках поставки и условиях оплаты, соответствующих ожиданиям компании.
Не стоит забывать об оценке условий предыдущих контрактов, чтобы определить возможности для их улучшения и использовать полученную информацию в будущем. Например, если вы обнаружили, что ранее компания соглашалась на приобретение дорогих электродвигателей на невыгодных условиях оплаты, вы как представитель отдела закупок обязаны устранить подобные ошибки в ходе переговоров.
Этап 4. Размещение заказа на закупку
После того как отдел закупок завершил переговоры и согласовал с поставщиком контракт на привлекательных условиях, начинается этап размещения заказа на закупку. В современных компаниях заказ оформляется в специализированных информационных системах предприятия[4] и проходит утверждение со стороны уполномоченных лиц[5]. После этого специалист по закупкам подписывает официальный документ с поставщиком, в котором указываются:
● наименование товара или услуги;
● общая сумма затрат;
● количество;
● условия оплаты;
● сроки поставки.
Подписанный обеими сторонами контракт – официальное обязательство по выполнению коммерческих условий размещенного заказа.
Этап 5. Администрирование и доставка заказа
После размещения заказа на закупку начинается следующий важный этап работы, часто игнорируемый многими закупщиками. Речь идет об администрировании заказа с момента его размещения у поставщика. На протяжении всего времени исполнения заказа ответственный сотрудник регулярно контактирует с поставщиком в целях соблюдения утвержденных сроков поставки. В некоторых компаниях отдел закупок несет ответственность за качество и приемку полученного товара, поскольку подписывает сопроводительную документацию для последующей оплаты.
Этап 6. Оплата поставленного товара
Как только отдел закупок подтвердил, что поставленный товар соответствует качеству и условиям контракта, завершается последний этап закупочного процесса – подготовка платежных документов и проведение оплаты. В зависимости от коммерческих условий подписанного контракта между заказчиком и поставщиком оплата может производиться до и после поставки товара.
В условиях непрерывного совершенствования и оптимизации закупочной деятельности эффективный закупочный процесс обеспечивается за счет реализации следующих шагов.
● Шаг 1. Обеспечение постоянного повышения квалификации ваших закупщиков
● Шаг 2. Утверждение официальной закупочной стратегии
● Шаг 3. Определение расходов в соответствии с одобренным бюджетом
● Шаг 4. Установление единого «контактного окна» для связи с поставщиками
● Шаг 5. Разработка единой закупочной политики и стандартных операционных процедур
● Шаг 6. Учреждение совещательного комитета, состоящего из заинтересованных лиц и представителей закупочной команды
● Шаг 7. Инвестиции в информационные технологии
Темпы развития закупочной деятельности в компаниях неравномерны. Есть организации с традиционным бумажным документооборотом, в которых по-прежнему используются устаревшие методы закупок. В то же самое время появились компании, где отделы закупок перешли на цифровые решения. Они могут использовать возможности искусственного интеллекта для так называемых умных закупок. Кроме того, продвинутые технологии минимизируют нарушения закупочных процессов и устраняют проблему несанкционированных закупок в компании. Тем не менее независимо от уровня технической оснащенности любая компания может столкнуться с необоснованными расходами, раздутым бюджетом и вопиющей неэффективностью в случае ненадлежащего соблюдения стандартного процесса закупок. Как показывают мои исследования в области закупок, рецепт финансового благополучия компании тесно связан с внедрением регламентированного закупочного процесса, который ведет к снижению затрат, улучшению отношений с поставщиками и высокому уровню удовлетворенности внутренних заинтересованных сторон.
