Главная задача хорошего руководителя: создавать команды с распределенным лидерством. Как это сделать, обсудим дальше.

Прежде чем начать управлять кем-то еще, надо научиться управлять собой. В главе про лидерство уже было несколько книг о том, как это делать, а сейчас мы обсудим тему тайм-менеджмента. По этой теме уже написано много книг, поэтому я постараюсь ужать свое повествование в несколько страниц. Любознательным читателям могу порекомендовать книгу Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок» (в оригинале «Getting Things Done», сокр. GTD).

Фактически, весь тайм-менеджмент держится на трех идеях:

1. Освободить оперативную память мозга от обработки лишних данных.

2. Разложить свое время по блокам для разных видов деятельности.

3. Придерживаться информационного аскетизма.

Рассмотрим все эти моменты подробнее:

Материальное тело человека очень слабое: зубы травоядного, мышцы нежные, да и мозг довольно жиденький, может одновременно удерживать в оперативной памяти всего 3–7 объектов (см. исследования ученых[2]). По итогам более поздних исследований стало ясно, что длительная фокусировка возможна только на одном объекте, а попытки фокусироваться на двух и более вещах сильно снижают эффективность работы.

В общем, как ни крути, человек – существо однозадачное. (Прим. автора: предлагаю временно отложить споры о том, что человек – это не его тело, что есть люди просветленные и т. д. Я с радостью веду такие беседы на уютных кухнях и дачах, но мы тут про бизнес. В любом случае, даже о просветленных говорят, что они проживают в каждый момент только этот текущий момент, и не думают ни о прошлом, ни о будущем, ибо в этом нет смысла. Значит, даже самые прокачанные ребята, скорее всего, однозадачны, увы и ах.)

Итак, оперативки у нас мало, и дела придется обрабатывать по одному. Сделать это очень просто:

– настроить внешнее хранилище данных (я использую Gmail, но подойдет любой почтовый клиент, который можно настроить под технику пустого инбокса);

– хранилище данных должно позволять выстраивать все дела в одну очередь (и бытовые, и рабочие, и про личностный рост, все-все-все дела). Если кратко: даже родственников надо приучить к тому, чтобы они писали вам письмо, если хотят от вас выполнения какого-то задания. Или пересылать себе их просьбы в виде email-ов. Кроме того, если вас осенила какая-то прекрасная идея, не поленитесь написать себе письмо – потом разберетесь и не забудете. Идеи вообще очень быстро вылетают из головы, поэтому не жалейте 2 минуты на отправку письма;

– обрабатывать дела надо по очереди, по одному;

– с каждым делом надо последовательно попробовать сделать следующее:

– выкинуть (спам);

– сохранить (идея на будущее, справочная информация);

– передать (мы же менеджеры, надо делегировать!);

– отложить (встреча в календарь, большое дело на следующий день);

– сделать (что-то, что можно сделать здесь и сейчас).

В итоге ваш мозг будет в каждый момент времени свободен от переваривания кучи дел, и в нем останется место для новых идей из космоса:)

Надеюсь, большинство читателей посещали госучреждения. Если вы были достаточно внимательны, то могли заметить на каждой двери табличку с часами приема населения. Это фундаментально важные таблички. Госслужащие знают про тайм-менеджмент больше, чем вы могли подумать.

На занятиях курса «Управление проектами» мы играем в игру «Поглотители времени». Суть проста: надо выписать все, что отвлекает вас от работы, и по каждому такому поглотителю предложить хотя бы пару вариантов его устранения. Попробуйте сделать такое упражнение на досуге. Наши студенты в итоге приходят к выводу, что на работе от работы отвлекает хаотичное поступление задач и информации. В качестве упорядочивания хаоса есть две очевидных техники: завести часы приема населения или нанять секретаря (второй метод чиновники тоже активно используют).

Допустим, найм секретаря могут позволить себе немногие (хотя, если честно, при нынешних зарплатах в IT и наличии всевозможных сервисов по поиску фрилансеров секретарь становится вполне по карману, см. книги Тима Ферриса). Но договориться с товарищами о разделении времени на медитативную работу и планерки-звонки можно совершенно бесплатно. А если вы руководитель отдела или топ-менеджер, смело вешайте табличку с часами приема населения: ваши люди только больше будут уважать и ваше время, и вас, как руководителя (вы не поверите, но зачастую сотрудники подшучивают над боссами, которые постоянно погружены в мелкие оперативные задачи, и шутки эти вполне по делу).

Лично я стараюсь каждый день придерживаться такого распорядка:

– с утра медитативные задачи или встречи, на которых нужна свежая голова (бонус: рано утром можно быстро доехать в офис, даже в Москве до 08:30 нет пробок во многих районах). Важно именно забить это время в календаре на 1–2 часа, чтобы не назначать туда всяких бестолковых дел;

– в обеденное время звонки, встречи, разбор почты (все равно после обеда организм увлечен усвоением пищи, нет смысла тужиться и изображать бурную деятельность);

– вечером вторая волна работы (звонки стихают, люди собираются по домам, можно спокойно сосредоточиться в тишине).

У вас может быть свой режим, биоритмы у всех разные. Но утро – все равно, самая прекрасная часть дня. И голова свежая, и люди вокруг еще спят, можно спокойно помедитировать.

В наше время есть проблема поиска крупиц полезной информации в мощном потоке безделицы. Точнее, проблемы две:

1. Собственно, поиск полезной информации.

2. Борьба с прокрастинацией.

Методы решения простые и строгие:

– в социальных сетях можно отписаться от человека, оставив его в друзьях. Я смело отписываюсь от людей, которые постят «котиков», шарят «скандальные статьи» или пространно рассуждают о том, какой телефон (свитер, автомобиль) купить. Может, у кого-то и есть время на публикацию и чтение таких вещей, но мне его жалко.

В итоге в ленте остаются только люди, которые пишут про полезные отраслевые новости или исследования;

– быстрый и эффективный метод: плагин к браузеру StayFocusd, который позволяет задать суточный лимит на просмотр бестолковых сайтов;

– еще один трюк: не читать почту, новости и соц. сети по утрам. Иначе, с высокой вероятностью, вам в голову залетит бестолковая идея («как же Алла Борисовна родила в 64 года?», «выпустят ли Pussy Riot на свободу?») и все, прощай, медитация и эффективная работа;

– сильно ограничить чтение СМИ. Имеет смысл читать лишь узкопрофильные тематические СМИ по темам, которые вам интересны. Все широковещательные ресурсы все равно пересказывают одно и то же, соревнуясь в скорости публикации и скандальности заголовка. Вы все равно не пропустите выборы президента или революцию, поэтому лучше займитесь делом или проведите время со своей семьей;

– выключить на телефоне и компьютере оповещения из соц. сетей, почтового клиента и всевозможных приложений. Достаточно оставить звонки и SMS. Даже почту я проверяю 2–3 раза в течение дня (и ближайшая цель – 1 раз в день). Если вы не оператор службы поддержки, то постоянная проверка почты и реагирование на сигналы мобильника снижает ваш IQ (см. исследование[4]). Логика проста: если кто-то погибает (упал сайт интернет-магазина, срывается важный проект, уволилось руководство у клиента), вам позвонят, а не напишут.