Когда ваша потребность точно установлена, описана и определена, важно увидеть тех, кто мог бы стать вашим потенциальным поставщиком. Вы можете обнаружить, что ваши поставщики уже определены. Такое возможно, если это связано с внутренними поставками, или если Вы не имеете решающего голоса при выборе поставщиков. В примере со служащими во многих компаниях можно увидеть, что они часто не имеют право голоса в определении поставщиков, а просто должны были иметь с поставщиками дело на краткосрочной основе. Однако, иногда случается так, что Вы действительно имеете право выбора, но никогда его не используете.

Вы можете не иметь выбора в данный момент или не чувствовать потребности использовать ваш выбор, но придет время, когда это станет важной задачей, которую Вы должны выполнить, принять в ней участие или ею руководить. Потому важно знать, что Вам следует делать в данном случае.

Детали того, как Вы выбираете поставщиков, будут изменяться в зависимости от ситуации. Иногда их будет один, два или даже несколько, из которых Вы будете выбирать. В данных случаях поставщиков может быть большее количество. Наиболее важные элементы в процессе выбора основаны на двух основных положениях:

Во–первых, Вам следует очень тщательно подходить к спецификации того, что требуется. Одна должна включать в себя все, что необходимо, чтобы полностью описать ваши требования. Из этого Вы сможете составить список покупок, который поможет Вам проанализировать, что же ваш новый поставщик должен будет Вам поставить. Другими словами, спецификация ваших закупочных требований приводит к спецификации вашего поставщика.

Эта спецификация будет содержать подробности того, что Вы хотите, чтобы Вам поставили, а также информацию о том, как это должно быть поставлено; спецификацию на цену и качество; соответствующее расписание поставок, объемы, сроки и условия; подробности о местах расположения поставщика; тип организации или лица, с которыми Вы хотите иметь дело. Это могут быть и любые другие характеристики, которые, по вашему мнению, важны для определения требований, которые Вы собираетесь предъявить, и взаимоотношений, которые Вы хотите иметь с поставщиком.

Вторая сторона действительности будет включать в себя реальный поиск подходящих поставщиков. Они могут быть Вам уже известны или Вы легко можете найти их в ежегодном справочнике, в каталогах ассоциаций в сетях. Иногда Вам необходимо будет просмотреть несколько источников, для того чтобы иметь наиболее полный список поставщиков и достаточно данных, которые помогут Вам в процессе отбора.

Использование вашей спецификации позволит исключить некоторое количество потенциальных поставщиков, которые не удовлетворяют одному или нескольким из ваших критериев качества. Затем Вы должны будете составить краткий список оставшихся поставщиков, которые, как Вам кажется, являются подходящими поставщиками, согласно тому, что Вы о них знаете. На этой стадии обсуждение с сотрудниками и коллегами, которые имеют опыт в этом деле, может помочь Вам еще более сократить этот список. Подробности из других источников, таких как производственные ассоциации, профессиональные журналы также могут оказать помощь.

Итак, ваш краткий перечень должен быть ограничен небольшим количеством поставщиков. Если это не так, то либо Вы не были достаточно строги при сокращении этого перечня, либо Вы не имели достаточно информации, которая помогла бы Вам при отборе. В обоих случаях решение состоит в том, чтобы связаться с оставшимися поставщиками из вашего списка и попросить их представить Вам дополнительные сведения. Вы можете дать краткое пояснение, почему Вам нужна эта информация, и быть очень конкретным относительно того, что Вы хотите знать.

Отметьте, как поставщики реагируют на ваши запросы, а также как быстро и подробно они отвечают на ваши просьбы об информировании. Отметьте, как они развивают ваши расспросы, и решите, являются ли они той организацией, с которой Вы хотите иметь отношения. Вы можете сильно сократить список на этом этапе. Под конец Вы должны иметь двух или самое большее трех возможных поставщиков в вашем списке, и это те поставщики, с которыми Вам следует связываться, чтобы обсудить ваши потребности в поставках.

Задание

Выберите одного из поставщиков вашей организации. Желательно, чтобы это был поставщик наиболее важного для Вас вида продукции или услуги. Напишите список того, чтобы Вы хотели обнаружить в этом поставщике, если бы выбирали его в первый раз. После написания списка используйте справочник ассоциаций или ежегодный справочник с характеристиками поставщиков и сравните ваш список с приведенным там. Если это возможно, свяжитесь с человеком, ответственным за выбор или отвечающим в данный момент за контакты с этим поставщиком, попробуйте получить от этого человека дополнительную информацию. Как она сочетается с вашим списком?

Взаимоотношения, которые Вы планируете иметь с вашим поставщиком, помогут определить важность деловой активности между Вами и поставщиками. Если то, что Вы хотите – кратковременные взаимоотношения, Вы можете быть более заинтересованы в иных аспектах процесса поставки, чем характер и личные качества менеджеров поставщика. Люди, вступающие в кратковременные отношения, могут руководствоваться ценой или удобством, а не качеством услуги или тем более качеством обслуживания. Более длительные взаимоотношения обычно накладывают большие обязательства на обе стороны и требуют большего уважения. Важным моментом во всех случаях является ваша оценка поставщика.

Может случиться так, что будет невозможно оценить всех ваших потенциальных поставщиков в отдельности. В установлении приоритетов обычно применяется правило 80\20, поскольку лишь небольшое количество поставщиков обеспечит большую часть вашего потребления или потребностей в поставках. Из тех, кто достаточно важен, чтобы его посетить с целью проверки, могут быть и те, кому просто невозможно нанести визит из-за их местоположения.

Однако там, где описанный элемент поставки является ключевым для вашей организации или подразделения, ваша оценка потенциальных поставщиков влечет за собой ответственность. Уровень вашей оценки должен точно соответствовать важности решения, которое должно быть принято. К счастью, ваша оценка может быть выполнена на трех различных уровнях.

Во–первых, Вы можете оценить их деловые качества. Даже если Вы не можете посетить поставщика сами, у Вас будет достаточно информации о них. Вы можете оценить их публикации и репутацию в деловой прессе. Вы можете оценить их сотрудников, с которыми контактируете Вы или ваши сотрудники. Люди, с которыми Вы имеет дело, и кто работает на ваших потенциальных поставщиков, действуют как представители этих организаций. Удовлетворяют ли они или превышают стандарты, которые Вам требуются, можете ли Вы им доверять, доказали ли они свою готовность помочь, свою надежность и ответственность. Подходят ли Вам и вашим сотрудникам их отношения и личные качества, можете ли Вы работать с ними?

Во–вторых, Вы можете оценить их с технической точки зрения. Качество и цена их поставок будут иметь жизненно важное значение, их технические и организационные возможности также важны. Что они делают и как они это делают – это будет влиять на то, что они Вам поставляют и на их надежность и способность отвечать вашим требованиям. Поэтому Вам следует оценить не только то, что они предлагают для поставки, но и то, как они производят или управляют своими поставками, насколько они действительно хороши и надежны в техническом смысле.

В-третьих, поставщики имеют других клиентов из числа тех, кого они снабжают. Каждый хороший поставщик имеет реальных потребителей, которые полностью удовлетворены и хорошо обслуживаются. Поставщики должны сказать Вам, кого еще они обслуживают, и привести Вам свидетельства и даже контракты с другими фирмами, которые расскажут Вам о своем опыте взаимодействия с поставщиком. Для Вас будет не трудно обнаружить, что ваш коллега или сотрудник из другой организации имел дела с потенциальным поставщиком. Знаете ли Вы их или нет, всегда стоит поговорить с реальными потребителями. То, что они скажут, может быть полезно на переговорах.