• По мере того как приготовления набирают темп и событие приближается, задайтесь вопросами с позиций участника.

Почему я должен ехать сюда?

Что даст мне эта конференция?

Как содержание конференции может быть полезным для моей компании?

Оправданны ли мои инвестиции в это мероприятие? Эффективна ли организация мероприятия? Не будет ли мне сложно добраться сюда?

• Разработайте систему процесса регистрации.

• Если вы позаботились обо всех ключевых моментах, заявки на участие в программе должны начать поступать в течение месяца после первого объявления о конференции. Отработайте схему размещения участников для проживания. Будьте готовы проверить следующее.

Были ли проблемы с почтовой рассылкой?

Мы пригласили нужных людей (достаточно ли их число)?

Является ли содержание программы актуальным?

Нет ли совпадения по срокам с какой-либо другой программой?

В случае необходимости будьте готовы к обзвону участников для выяснения, есть ли у них какие-нибудь проблемы.

• Может получиться так, что придется отменять программу. Планирование всегда должно включать оценку финансовых убытков и последствий отмены мероприятия. Если отмена необходима, вы должны быть абсолютно уверены, что она будет проведена максимально профессионально.

• Работайте со своими выступающими; удостоверьтесь, что их представления о выступлении совпадают с вашими. Тщательно проинструктируйте их о месте предстоящего выступления и об ожидаемой аудитории. Будут ли они размещены на ночь? Кто встретит их, кто присоединится к ним за обедом? Вы хотите, чтобы они присутствовали в течение всей конференции? Когда будет проводиться «разбор полетов» с их участием?

• Все эти вопросы жизненно важны, если вы пригласили выступающих «со стороны», услуги которых оплачиваются. Особое значение они приобретают, если вы просите выступить руководителей вашей организации.

• Обязательно еще раз проверьте наиболее важные пункты, в частности:

помещение, арендованное для конференции, а также условия питания участников;

выступающих;

оборудование;

представителей прессы, которых вы пригласили.

Несмотря на разработанный план, не забывайте о возможности возникновения непредвиденных ситуаций.

• Сделайте все, что в ваших силах, чтобы быть бодрым. Днем вас ожидают большие нагрузки. Чем лучше вы подготовитесь, тем с большей вероятностью вы успешно справитесь с любой сложной ситуацией.

Все пройдет отлично, если вы тщательно спланировали мероприятие. Проведите день с выступающими и участниками. Переложите заботы о комфорте участников на плечи менеджеров арендованного конференц-зала, они справятся со своими обязанностями.

Продолжайте делать все так же профессионально, как и во время планирования и проведения конференции.

• Поблагодарите выступающих, персонал конференц-зала и представителей прессы.

• Доведите до конца все действия и выполните все намеченные планы.

• Проанализируйте все, что вы планировали, и то, что произошло, сравните результаты. Что в следующий раз можно сделать лучше?

Научиться быть тренером не так уж сложно, если подойти к проблеме логически. Основные шаги на этом пути следующие.

Как в случае с любым проектом, ориентированным на успех, определите свои цели и реальные сроки их достижения.

Тщательно продумайте, чего вы пытаетесь достичь. Определите ключевые факторы успеха, как ближайшего, так и отдаленного. В соответствии с ними разработайте свой индивидуальный план. Проведите критический анализ того, какими навыками и каким опытом вы обладаете на данный момент. После этого определите набор дополнительных знаний и навыков, которые вам необходимо приобрести.

Хорошим началом будет анализ программ обучения, которые принесли вам пользу.

• Как тренеры работали с участниками?

• Каким был стиль тренеров?

• Как участники выражали свое отношение к тренеру, и как они учились?

Примените знания, полученные на этих программах, и подумайте о собственных областях развития. Тема детального анализа личных качеств и навыков и планы индивидуального развития в полном объеме обсуждаются в этой главе позже. Проанализируйте свой стиль обучения (см. главу 2) и решите, как лучше организовать процесс развития своих знаний и навыков.

Этот вопрос можно обсудить с тренерами, обладающими достаточным личным опытом и постоянно совершенствующимися в своей области. Если вы найдете человека, который согласится стать вашим наставником, это значительно приблизит вас к цели. В этой роли могут выступить соответствующие сотрудники организации, готовые вам помочь. Продумайте, каким образом можете отблагодарить наставника за потраченное на вас время. (Процесс наставничества описан в разделе о тренерах в роли наставников в предыдущей главе.)

Разработайте и утвердите план достижения успеха со своим наставником. Его роль должна заключаться в том, что он делится с вами опытом, дает советы о дальнейшей карьере и предоставляет обратную связь о вашей работе на тренингах. Согласуйте с ним ряд специфических моментов вашего личного плана развития.

• Регулярный обзор собственного плана развития;

• Выбор курсов и конференций, которые вы будете посещать;

• Согласование материалов, которые вы будете изучать;

• Согласование дат встреч;

• Согласование дат, когда наставник будет посещать ваши занятия на тренингах;

• Согласование того, как наставник будет предоставлять постоянную обратную связь относительно вашего стиля работы и ваших достижений.

• Могу ли я воспользоваться возможностью посещения официальной программы подготовки тренеров в своей организации?

• Какая выгода наставника от работы со мной?

• Как я могу убедить его стать моим наставником?

• Готов ли мой план индивидуального развития для обсуждения с моим наставником?

• Разработал ли я регулярный план встреч с моим наставником?

• Как мне следует фиксировать мои достижения и мои вопросы к следующей встрече с наставником?