Разработка и ведение плана управления выгодами проекта является итеративной деятельностью. Данный документ дополняет бизнес-кейс, устав проекта и план управления проектом. Руководитель проекта ведет работу со спонсором, цель которой заключается в том, чтобы устав проекта, план управления проектом и план управления выгодами оставались согласованными друг с другом на всем протяжении жизненного цикла проекта. См. документы «Бизнес-анализ для специалистов-практиков: практическое руководство» (Business Analysis for Practitioners: A Practice Guide) [7], «Стандарт управления программой» (The Standard for Program Management) [3] и «Стандарт управления портфелем» (The Standard for Portfolio Management) [2].

Устав проекта – это документ, выпущенный спонсором проекта, который формально авторизует существование проекта и предоставляет руководителю проекта полномочия использовать ресурсы организации в операциях проекта.

План управления проектом – это документ, описывающий, как проект будет исполняться, как будет происходить его мониторинг и контроль.

Дополнительную информацию об уставе проекта и плане управления проектом смотрите в разделе 4, посвященном управлению интеграцией проекта.

Одной из наиболее распространенных задач в управлении проектом является определение того, достиг ли проект успеха.

Традиционно такие метрики управления проектом, как время, стоимость, содержание и качество, являются наиболее важными факторами определения успешности проекта. Позднее специалисты-практики и исследователи пришли к заключению, что успех проекта следует также измерять с точки зрения достижения целей проекта.

Заинтересованные стороны проекта могут по-разному оценивать, как может выглядеть успешное завершение проекта и какие факторы являются наиболее важными. Крайне важно четко определить в документах цели проекта и выбрать цели, которые можно измерить. Есть три вопроса, на которые ключевые заинтересованные стороны и руководитель проекта должны дать ответ:

♦ Как выглядит успех для данного проекта?

♦ Как будет измеряться успех?

♦ Какие факторы могут повлиять на успех?

Ответы на данные вопросы должны быть приведены в документах и согласованы между ключевыми заинтересованными сторонами и руководителем проекта.

Успех проекта может включать в себя дополнительные критерии, увязанные со стратегией организации и с поставкой бизнес-результатов. Эти цели проекта могут включать в себя, среди прочего:

♦ исполнение плана управления выгодами проекта;

♦ достижение согласованных финансовых показателей, предусмотренных в бизнес-кейсе. Эти финансовые меры могут включать в себя, среди прочего:

• чистую приведенную стоимость (net present value, NPV);

• окупаемость инвестиций (return on investment, ROI);

• внутреннюю норму доходности (internal rate of return, IRR);

• период окупаемости инвестиций (payback period, PBP);

• отношение выгод к затратам (beneft-cost ratio, BCR);

♦ достижение нефинансовых целей бизнес-кейса;

♦ совершение перехода организации из исходного состояния к будущему состоянию;

♦ исполнение условий и положений договора;

♦ исполнение стратегий, целей и задач организации;

♦ обеспечение удовлетворенности заинтересованных сторон;

♦ удовлетворительная приемка заказчиком/конечным пользователем;

♦ интеграция поставляемых результатов в операционную среду организации;

♦ обеспечение согласованного качества поставляемого продукта;

♦ исполнение критериев руководства;

♦ достижение других согласованных показателей или критериев успеха (например, производительность процесса).

Команда проекта должна быть способна оценить положение проекта, уравновесить запросы и сохранить проактивные коммуникации с заинтересованными сторонами в целях достижения успеха проекта.

При постоянном приведении в соответствие проекта вероятность его успеха значительно возрастает, так как проект соответствует стратегическому направлению организации.

Проект может быть успешным с точки зрения содержания/расписания/бюджета, но при этом не достичь успеха с точки зрения бизнеса. Это может произойти в случае изменений в бизнес-потребностях или рыночных условиях до завершения проекта.

Проекты существуют и осуществляются в среде, которая может воздействовать на них. Эти воздействия могут оказывать благоприятное или неблагоприятное влияние на проект. Две главных категории воздействий – это факторы среды предприятия (ФСП) и активы процессов организации (АПО).

Источником ФСП является внешняя по отношению к проекту и часто внешняя по отношению к предприятию среда. ФСП могут оказывать воздействие на уровне организации, портфеля, программы или проекта. Дополнительную информацию по ФСП смотрите в разделе 2.2.

АПО являются внутренними по отношению к организации. Их источником может быть сама организация, портфель, программа, другой проект или их сочетание. На рис. 2–1 показана разбивка влияний проекта на ФСП и АПО. Дополнительную информацию по АПО смотрите в разделе 2.3.

Рис. 2–1. Влияния проекта

Кроме ФСП и АПО в жизненном цикле проекта значительную роль играют организационные системы. Системные факторы, которые воздействуют на властные полномочия, влияние, интересы, компетенции и политические возможности людей действовать в рамках организационной системы, более подробно обсуждаются в разделе, посвященном организационным системам (см. раздел 2.4).

Факторы среды предприятия (ФСП) – это условия, не находящиеся под непосредственным контролем команды проекта, которые влияют на проект, ограничивают или направляют его. Данные условия по отношению к организации могут быть внутренними и/или внешними. ФСП рассматриваются в качестве входов для многих процессов управления проектом, особенно для большинства процессов планирования. Эти факторы могут расширять или ограничивать варианты действий по управлению проектом. Кроме этого, эти факторы могут оказать положительное или отрицательное влияние на конечный результат.

ФСП имеют большие различия в зависимости от типа или характера. Эти факторы необходимо учитывать, чтобы добиться результативности проекта. ФСП включают в себя, среди прочего, факторы, которые описаны в разделах 2.2.1 и 2.2.2.

Описанные ниже ФСП являются для организации внутренними:

♦ Организационная культура, структура и руководство. Примерами могут служить: видение, миссия, ценности, убеждения, культурные нормы, стиль руководства, иерархия и система взаимосвязей полномочий, организационный стиль, этические нормы и кодекс поведения.

♦ Географическое распределение производственных объектов и ресурсов. Примерами могут служить: местоположение заводов, виртуальные команды, системы общего пользования и облачные компьютерные ресурсы.

♦ Инфраструктура. Примерами могут служить: производственные объекты, оборудование, каналы телекоммуникаций организации, компьютерное аппаратное обеспечение, его доступность и мощности.

♦ Компьютерное программное обеспечение. Примерами могут служить: инструменты составления расписаний, системы управления конфигурацией, веб-интерфейсы к работающим в режиме онлайн автоматизированными системам и системы авторизации работ.