Допуск к секретной информации оформлялся только после проведения ряда мероприятий организационного и технического характера. Он включал в себя как проведение проверочных мероприятий для опдопущенных к секретной информации. Проверочные мероприятия осуществляли уполномоченные на то специальные органы государственной безопасности. Взаимодействие с органами государственной безопасности по данному вопросу было прерогативой секретных подразделений партии. Основной задачей секретных подразделений было ограничение круга допускаемых лиц и соблюдение конспиративности. Основным принципом работы по предоставлению доступа к секретной информации в партийных органах был принцип обоснованности и целесообразности доступа. В этом деле действовало правило, чем меньше круг допущенных лиц и организаций к секретной информации, чем большая гарантия ее сохранности. Поэтому круг лиц и организаций, допущенных к секретной информации, был строго ограничен. Секретные подразделения ЦК готовили материалы к заседаниям высших парторганов по вопросам доступа и оформлении допуска к секретной партийной информации, выступая инициаторами решений ЦК в этой области. Оформление допуска к секретной информации входило в круг функциональных обязанностей данных подразделений, являлись составной частью допуска, то есть, являясь одним из направлений деятельности по защите информации.
ЦК определял круг и количество пользователей секретной информацией, в необходимых случаях ограничивая или расширяя, в определенных рамках, ее распространение. Следует отметить, что разрешительная система доступа к секретным документам в партийных органах влияла на круг пользователей данной информацией и соответственно на круг внешней рассылки секретных документов, который не ограничивался чисто партийными органами. Он носил не чисто партийный или ведомственный, а общегосударственный характер, так как секретные партийные документы рассылались в организации различного ведомственного подчинения. Вопросы рассылки секретных документов ЦК решались на заседаниях высших партийных инстанций. При этом ЦК строго разграничивал пользование секретной и несекретной информацией. Уже в 1921 году были строго запрещены ссылки в работе государственных и партийных инстанций на секретные партийные решения, а также копирование секретных документов ЦК. Это подтверждалось постановлением Политбюро от 16 сентября 1921 года и постановлением Оргбюро от 30 ноября 1922 года.
Решения по определению круга лиц и организаций, пользующихся секретными документами высших партийных форумов и парторганов, а также порядка их распространения и использования, принимались вышеперечисленными партийными инстанциями по представлению секретных подразделений ЦК. Протоколы Политбюро рассылались секретными подразделениями ЦК по специальным спискам лицам, которые имели право знакомится с данными секретными документами. Списки время от времени обновлялись по решению Политбюро или Секретариата. Они постоянно менялись как по персоналиям, так и по статусу и географическому принципу. К примеру, в 1920-х годах данные списки имели тенденцию к расширению их состава, но при этом ожесточались требования по соблюдению секретности, исполнению и условиям хранения секретных документов. Основным наказанием при нарушении правил использования секретной информацией было лишение права получать секретные документы. Осуществление доступа производилось путем ознакомления на месте или рассылки документов. Пересылку документов осуществляли секретные подразделения ЦК через фельдъегерскую связь.
Судя по протоколам Секретариата ЦК, в основном, постановления по данным вопросам, принимались на Секретариате ЦК, а в особых случаях — на Политбюро и Оргбюро. Так, например, на заседании Политбюро 30 апреля 1921 года, рассматривался вопрос о праве ответственных инструкторов ЦК читать протоколы Оргбюро и Политбюро, на котором, в частности, постановили: «Предоставить ответственным инструкторам Оргбюро ЦК право читать протоколы и выписки из протоколов Политбюро, высылаемые в областные Бюро ЦК»[155]. Впервые список на получение конспиративных материалов ЦК был рассмотрен и утвержден на заседании Секретариата ЦК 26 октября 1922 года. В 1922–1923 гг. ЦК принимает постановления о «Порядке хранения и возврата в ЦК РКП(б) стенограмм заседаний Секретариата, Оргбюро, Политбюро и Пленумов ЦК» и «Об ознакомлении с рассылаемыми конспиративными стенограммами заседаний ЦК»[156]. К примеру, лист рассылки материалов Политбюро и Пленума ЦК членам и кандидатам в члены ЦК и ЦКК в октябре 1923 года был составлен Бюро Секретариата на 123 человека[157].
Для регулирования и регламентации данного вопроса была разработана и в июне 1923 года утверждена «Инструкция о порядке рассылки, возврата и ознакомления с конспиративными документами ЦК РКП». В данной инструкции также подтверждался порядок возврата партийных документов из государственных ведомств в ЦК после решения вопроса в советском порядке[158]. Отдельно регламентировался порядок рассылки и круг лиц, получаемых выписи из постановлений Оргбюро и Секретариата ЦК на места в партийные комитеты и комиссии, а также по командированным ответственным сотрудникам на партийную, профсоюзную и советскую работу. Выписки на места посылались лишь тем организациям, которых эти выписки касались[159]. ЦК рассматривал вопросы рассылки секретных партийных документов не только внутри страны, но и за ее пределы. Прерогативой высших партийных инстанций было решение вопросов о пересылке секретной корреспонденции советским учреждениям за границу[160].
В 1923 году круг лиц и организаций, которым рассылались стенограммы заседаний высших органов партии, был достаточно широк. Стенограммы рассылались членам и кандидатам в члены ЦК, ЦКК, Ревизионной комиссии ЦК, в некоторые отделы аппарата ЦК, инструкторам ЦК, Секретарю ЦК РЛКСМ, секретарям парткомов на местах (не ниже губкомов), секретарям райкомов Москвы и Ленинграда, горкомов г. Грозного и г. Баку, секретарю Общества старых большевиков и в Институт Ленина, в ИККИ и Профинтерн, начальникам главных политуправлений армии, Бюро ячеек и ректорам Коммунистических университетов, высшим должностным лицам центральных советских учреждений и комиссий, а также Председателям фракций Центросоюза и Сельскосоюза, редакторам центральных газет, некоторым полпредам, членам фракции Президиума ВЦСПС и Председателю ЦК Союза, персонально (с разрешения Секретариата ЦК) Демьяну Бедному[161].
В июне — августе 1924 года Бюро Секретариата ЦК направило от имени ЦК циркулярное письмо на места о рассылке и хранении секретных материалов членам Центральной Контрольной Комиссии ЦК[162]. На заседании Оргбюро 26 сентября 1924 года был рассмотрен дополнительный список окружкомов, секретарям которых должны посылаться все секретные информационные документы. На Секретариате он был утвержден. Список включал: «1. По Уралу: 1. Екатеринбургский ОК. 2.Пермский ОК. 3. Челябинский ОК. 4. Златоустовский ОК. 5. Нижне-Тагильский ОК.По Юго-Востоку: 1. Кубанский ОК. 2. Армавирский ОК. 3. Ставропольский ОК. 4. Терский ОК. 5. Донской ОК. 6. Дагестанский ОК»[163]. В декабре 1924 года устанавливается порядок рассылки секретных информационных материалов. Документы готовил Информационный отдел ЦК, а рассылку и определение круга организаций, получения и возврата документов возлагалось на Бюро Секретариата. Причем, хранение возвращенных материалов Политбюро и Пленумов ЦК осуществлялось в архиве Политбюро, а документов Оргбюро в архиве Оргбюро.
