Секретариат ЦК также осуществлял контроль и регулярно проводил обследования партийных организаций на местах. Доклады инструкторов ЦК о результатах обследования проходили также через Бюро Секретариата. В тоже время на Оргбюро и Секретариате отмечалось нарушение исполнительской дисциплины, так как не всегда секретари парткомов на местах присылали закрытые письма в ЦК. Так, по постановлению Секретариата ЦКРКП(б) от 16.10.25 г. «О пересылке ГК, ОК, Крайкомов, бюро ЦК и нац. Компартий» говорилось, что: «В связи с не высылкой рядом парторганизаций закрытых писем, ЦК подтвердил необходимость регулярной посылки губкомами, обкомами, крайкомами, бюро ЦК, ЦК нацкомпартий и выделенными для информационной связи закрытых писем в ЦК. ЦК установил присылку закрытых писем 1 раз в месяц, включая в это число писем и донесений по отдельным срочным вопросам. ЦК указал, что в закрытых письмах секретари должны освещаться только основные вопросы политической жизни, внутрипартийное состояние и работы организаций, требующие информации ЦК, а также принятия практических мер и дачи указаний, при чем, письма не должны загромождаться местным материалом общеполитического характера»[85].

В 1927 году Информотдел ЦК подготовил ряд основополагающих документов по содержанию информационной работы, такие как «Основные виды информационных материалов, их составление и использование», «Техника информработы (О порядке собирания, обработки и хранении информматериалов)», «Схема учета информационных материалов (по десятичной системе классификации)», где подробно описывались все виды информационной работы и информационных документов. Естественно, в них были проанализированы и личные (закрытые) письма секретарей парткомов. Закрытые письма были отнесены к материалам «для информирования аппарата парткома» и «материалам для информирования вышестоящих парторганов». Так же как и подлинные экземпляры протоколов заседаний съездов, Пленумов, Комиссий ЦК, местных парткомов и их стенограмм, закрытые письма считались наиболее важными документами партии и подлежали засекречиванию и ограниченному использованию. Также отмечалось, что: «Особо важные заседания, пленумы, конференции и пр. стенографируются, при чем стенографические записи речей выступавших товарищей даются им на предварительный просмотр. Первоначальный подлинный текст стенограмм храниться в секретном архиве. Стенографические записи по отдельным вопросам заседаний присоединяются к протоколу заседания, который ведется отдельно. Характер стенограмм (секретно или не секретно) и круг органов и лиц, которым они рассылаются, определяется в каждом конкретном случае особо, в зависимости от обсуждавшегося вопроса»[86].

Существовал и определенный порядок работы с закрытыми письмами. Закрытые (личные) письма секретарей, как информационный материал для вышестоящего парткома, получаемые от секретарей нижестоящих парткомов, обрабатывались следующим образом: «1. а) размножение закрытых писем по кругу работников, определенному парткомом, в целом или сокращенном (конспективном) виде; б) использование приводимых в них сообщений для сводок и разработок. 2. Отдельные письма возможно рассылать по работникам аппарата парткома в конспектированном виде: рассылается не все письмо, лишь ее наиболее существенные места; в начале указываются основные моменты на которые информаппарат считает необходимым обратить внимание; характерные моменты подчеркиваются»[87].

Характер закрытых писем секретарей определяется конспиративностью обращения с ними и возможностью их использования. Закрытые (личные) письма секретарей парткомов в адрес вышестоящих партийных органов должны были ставить своей задачей: 1) постановку вопроса перед вышестоящим парторганом из учета требований, выдвигаемых условиями практической работы; 2) информирование вышестоящего парторгана о наиболее актуальных и важных моментах и вопросах, стоящих или возникающих в работе и состоянии организации, о которых секретарь парткома считает необходимым возможно быстрее информировать высший парторган с точки зрения своей личной оценки. Следует отметить, что закрытое письмо ни в коем случае не заменяло информационный отчет и не имело характер такового: из состояния и работы организации брались только некоторые — актуальные и важнейшие моменты, действительно требующие особого от обычного освещения. Внешне — должна была соблюдаться максимальная краткость в изложении[88]. Закрытые письма секретарей местных парторганов «обрабатывались» вне всякой очереди, конспектировались или размножались в полном виде для руководящих работников парткома. Вышеперечисленные постановления Секретариата ЦК и документы Информационного отдела, в которых достаточно полно регламентировали порядок по составлению, обработке и рассылки закрытых писем, являлись основополагающими для работы с данными документами.

Другими наиболее засекреченными документами ЦК были часть протоколов из обычных заседаний высших органов партии, но решаемых в секретном порядке или непосредственно протоколы закрытых (секретных) заседаний парторганов и секретных комиссий и материалы к ним, формировавшиеся в так называемые «особые папки». Точно не известно время возникновения, как комплекса документов, так и термина «Особая папка». В партийных архивных материалах пока не найден документ, официально вводивший этот термин в оборот и перечень документов, включенных в «особую папку». В любом случае можно говорить об «особой папке» как о комплексе документов особо секретного характера, отложившихся по секретным вопросам на обычных заседаниях и на секретных (закрытых) заседаниях парторганов. В основном — это секретные протоколы и подготовительные материалы к ним: черновики, стенограммы, телеграммы и т. д. По поводу времени возникновения «особой папки» среди архивистов и историков существуют различные точки зрения. Есть мнение, что «особая папка» существовала уже в 1919 году. Но, как пишет по поводу «особой папки» М. В. Зеленов: «Некоторые решения ПБ наделялись сверхсекретным содержанием и с 1923 года оформлялись как «особая папка»…. Появление «особых папок» закономерно и можно только удивляться тому, что они не появились раньше 1923 года, так как Ленин еще в августе 1921 г. предлагал выделять секретные части докладов в секретное заседание ПБ. Немногим раньше, в июле 1921 г. Ленин настаивал на особом хранении протоколов Оргбюро, написав на одном из них: «секретно, в особую обложку»[89].

По произведенным автором работы исследованиям открытых протоколов заседаний Политбюро, Оргбюро, Секретариата ЦК было зафиксировано, что впервые в данных документах термин «Особая папка» появляется в 1923 году. Первый закрытый протокол «Особой папки», находящийся на хранении в РГАПИ, датируется 31 маем 1923 года. В открытых протоколах первое упоминание «особой папки» мы находим в протоколе № 5 заседания Политбюро, проходившем в январе 1924 года, по вопросам НКИД — так в данном протоколе отмечено: «Решение — “Особая папка”»; в протоколе Политбюро № 40 от 11.12.24 года п. 35 — О лиге наций — «Решение — “Особая папка”». Ранее упоминание «особой папки» в открытых протоколах Политбюро, Оргбюро, Секретариата ЦК не встречалось. Как видно, в открытых протоколах обозначался только обсуждаемый вопрос; в постановлении содержание не раскрывалось, а только кратко отмечалось: «Решение — «Особая папка». Материалы к данным постановлениям, черновики, рукописные варианты и т. д., а также текст решения хранились отдельно. Они не включались в протокол, направлялись для хранения в тематические папки Политбюро с обозначением «в протокол не вносить» или «к протоколу не прикладывать». По всей видимости, они хранились либо непосредственно в секретном архиве Политбюро, либо в архиве Бюро Секретариата (Секретного отдела). На наш взгляд, секретные протоколы и материалы к ним и составляли основную часть документов «особой папки» Политбюро. Особые протоколы оформлялись в «нескольких экземплярах и выписки из них рассылались лишь тем должностным лицам, которым предписывалось выполнять соответствующее постановление. Причем рассылалось не все решение полностью, а только тот пункт из него, который касался данного лица. Под каждым решением в особом протоколе делалось указание, кому послана его копия»[90].