Составление текста. Придерживайтесь составленного плана. Изложите главную мысль или цель во вступительной части, в одном-двух предложениях. Читатель должен сразу понять зачем ему читать этот текст. Затем выделите от трех до пяти смысловых «кусков». Если их будет больше, читатели упустят мысль. Что во введении захватит внимание читателя и заинтересует его в вашем тексте? История, факт, сравнение, цитата, фотография, анимация? Какими пятью техниками вы воспользуетесь, чтобы завладеть вниманием читателей? Какой стиль будет наиболее уместным? Какие мысли являются приоритетными и как бы вы их пояснили? Некоторые мысли лучше пояснять на примерах, для других требуется логическая аргументация, для третьих – факты и истории. Необходимо варьировать приемы, поскольку таким образом можно «достучаться» до большего числа людей.
Тексты для разных аудиторий. К сожалению, один и тот же документ не может восприниматься одинаково разными аудиториями. Во многих случаях вам придется менять длину, интонацию, ритм, стиль и даже смысл и форму изложения. Если одно и то же содержание вам требуется донести до различных аудиторий, всегда спрашивайте себя, чем различаются эти аудитории. И делайте необходимые корректировки. Пишете для высшего руководства? Выберите форму краткого отчета. В одну страницу. Так же как для плана. В конце обязательно обозначьте, принятия какого решения вы ожидаете от руководства. Если руководитель проявит интерес, предоставьте более развернутый документ. Группа поддержки? Какие ресурсы вам понадобятся для осуществления того или иного мероприятия? Им, возможно, понадобится подробное изложение, чтобы они могли составить графики. Юридическая служба? Им нужно обоснование, историю вопроса, параллели на рынке, подводные камни с юридической точки зрения. Прямые подчиненные? Им нужна более подробная информация по выполнению задания для понимания целей и результатов, которые вы подразумеваете. Одним словом, вам сначала нужно создать цельный документ, а затем разбить его на куски, для разных аудиторий. Не пытайтесь «растянуть» этот документ в универсальный текст. Дополнительная помощь? – См. № 15 Ориентация на клиента (внутреннего и внешнего).
Не посвящайте читателя в те детали, которые ему не пригодятся. Упоминание деталей уместно только в том случае, если это помогает понять вашу основную мысль или аргументацию. Какие пять фактов могли бы помочь раскрыть вашу мысль? Даже если речь идет о достаточно длинном отчете, эти пять фактов должны быть обозначены в одном-двух абзацах, а не скрыты в тексте. Читатели забудут, почему они читают о каждой проблеме, поскольку проблемы обычно имеют более одной причины, и внимание их будет отвлечено на другие предметы. Немногие люди готовы читать альманахи. Если ваша аргументация строится на числовых данных, оставьте лишь самую малую часть. Остальное вынесите в приложения.
Снабдите текст заголовками и аннотациями, как это делается в газетах. Если информация располагается более чем на двух-трех страницах, разбейте ее на части и присвойте каждой части свой заголовок: «Проблема с закупками», «Почему нет стройной системы закупок», «Альтернативы закупок», «Вопросы, требующие решения» и т.д.
Не теряйте читателей из-за неправильного употребления слов. Устраните все слова с сильной эмоциональной окраской такие как «очень», «огромный», «великолепно» и т.п. Большинство прилагательных и наречий вызывают у читателя паузу, или же выглядят как преувеличения. Аргументы излагаются при помощи логики и фактов, без «потоков речи». Избегайте употребления словосочетаний, состоящих из абстрактных слов (обычно – существительных), таких как «оптимизация процессов взаимодействия персонала». Найдите эквивалент подобным словосочетаниям. Словосочетание, приведенное выше, на самом деле означает «лучший способ для людей общаться друг с другом». Поскольку в любой программе, работающей с текстами, имеются словари синонимов, вы можете ими воспользоваться, если столкнетесь с затруднениями. Для проверки правописания также используйте соответствующую функцию. Труднее выявить неправильное употребление слов. Пожалуй, в этом случае, самое простое – это попросить кого-либо проверить грамматику. Другой, более трудный, но рассчитанный на долгосрочную перспективу, способ – это обзавестись руководством по языковому стилю.
Живость языка. Оживите свой текст. Используйте слова, вызывающие в воображении картинки, где только возможно. Яркие, «видимые» аргументы лучше запоминаются. (Можете ли вы заставить читателя увидеть «проблемы с закупками»? Коробки заполнили все пространство до потолка, перекрыв два прохода). Варьируйте длину и типы предложений. Слишком многие из «писателей» попадают в такую ловушку как «Проворная рыжая лисица перепрыгнула через спину ленивого пса» - простых коротких предложений, выстроенных в длинные, со множеством «виньеток». Превращение глаголов в существительные делает текст скучным. Лучше сказать «Х организовал…», чем «организация была осуществлена Х…». Используйте слова, описывающие действия, активность. Избегайте использования двойного отрицания («не плохо») или скрытых оскорблений («не очень хорошо»). Высказывайте свою мысль, употребляя «активные» слова. Если сложное предложение содержит много запятых, или много простых предложений, оно может выглядеть слишком длинным. Длинные, запутанные предложения получаются обычно в результате превращения подлежащего в сказуемое. В предложении «Сотрудников мотивируют X, Y и Z» сотрудники выступают в роли пассивных объектов получения мотивации. Решите, что мотивирует сотрудников, и вынесите это в начало.
Если вы склонны повторяться, то обычно поясняющие или уточняющие предложения получаются более удачно. Часто, написав что-либо, мы решаем, что требуется пояснение и добавляем еще пару предложений, объясняющих первое. Перечитывая свой текст, мы это замечаем и вычеркиваем последние предложения, что только ухудшает ситуацию. Сначала, прочитайте последние предложения и проверьте, возможно, они написаны более удачно. Если нет, то объедините предложения в одно.
Пишите так, как говорите. Большинство людей, не умеющих хорошо писать, обычно говорят лучше, чем пишут. Используйте это преимущество. Проговорите аргументы вслух, для своего друга, запишите себя на магнитофон, купите одну из компьютерных программ, распознающих устную речь. Затем сократите свои аргументы до формата письменного изложения.
Не пишите так, как говорите. Остерегайтесь тех смешных замечаний, которые вы обычно употребляете при личном общении. На бумаге они, как правило, выглядят цинично. Остерегайтесь слишком эмоциональных высказываний. В то время как при устном общении они легко могут сходить вам с рук, потому что у вас мягкий голос, в письменном виде те же высказывания могут выглядеть грубо и бескомпромиссно. Избегайте употребления жаргона и «умных» слов, которые заставят вашего читателя зевать или приведут его в замешательство. При устном общении это допустимо, поскольку вы имеете возможность отслеживать реакцию слушателей и делать необходимые пояснения, вносить корректировки в свою речь. И никогда, никогда не «беритесь за перо», если сердитесь, злитесь. Если вы все же составили текст, дайте ему «переночевать» и прочитайте на следующий день, выберите основные мысли, перепишите текст заново и уничтожьте оригинал. Именно так поступал Линкольн, а он добился немалых успехов.
