НЕКОТОРЫЕ ПРИЧИНЫ

Безотказность

Неорганизованность

Неумение выделить время на планирование

Нетерпение

Неумение планировать

Отсутствие чувства времени

Неумение свернуть разговор

Неумение делегировать обязанности

Стремление отложить на потом

ФАКТОРЫ И ГРУППЫ ФАКТОРОВ из «Архитектора лидерства»

Эта компетенция относится к Фактору II: Функциональные навыки; принадлежит Группе E: Организованность (вместе с 39 и 47). При желании можете ознакомиться с рекомендациями, относящимися к другим компетенциям этой группы.

КАРТА

А бывает ли вообще «достаточно времени»? Так много нужно сделать и так мало на все это времени. Ограниченные ресурсы и неограниченные потребности. Некогда сказать «здравствуйте» и «до свидания», нужно спешить на очередное важное совещание. Знакомая ситуация? Такова жизнь, такова работа. У каждого из нас дел больше, чем мы в состоянии успеть. Чем выше поднимаетесь вы по служебной лестнице, тем больше становится важных дел и тем меньше времени на их выполнение. И никому не под силу успеть все. Мы просто вынуждены грамотно распоряжаться своим временем и умело расставлять приоритеты, если хотим выжить и преуспеть.

НЕКОТОРЫЕ РЕКОМЕНДАЦИИ

Задать цели. Ничто так не способствует правильному управлению временем как заданные цель, план и критерии оценки. Устанавливайте для себя цели. Цели нужны для определения приоритетов. Если нет целей, невозможно установить и приоритеты. Сверяясь с целями, разделите все имеющиеся у вас дела на принципиально важные, важные, те, которые было бы неплохо сделать (если останется время) и те, что не являются принципиальными для достижения цели. Когда вы столкнетесь с выбором или необходимостью сделать одновременно несколько дел, эта шкала вам пригодится. Дополнительная помощь? – См. № 35 Организация и оценка работы и №50 Определение приоритетов.

Задачи и графики. Как правило люди, умело распределяющие свое время, начинают с подробного плана. Что нужно сделать? Какие цели стоят передо мной? Что принципиально важно, а что – просто «текучка»? Каковы временные рамки? Каким образом я буду следить за выполнением? Приобретите программное обеспечение для составления последовательных схем, с помощью которого можно строить диаграммы PERT и GANTT, и досконально его освойте. Приобретенные навыки используйте при планировании времени. Или же, можно составить развернутый рабочий план. Зачастую люди кажутся неорганизованными, лишь потому, что, не фиксируя последовательность выполнения работ, всегда что-нибудь упускают. Попросите других прокомментировать составленный вами план выполнения работ, и если нужно, дополнить его.

Эффективное управление временем. Планируйте свое время и выстраивайте процесс управления в соответствии с этим планом. Чувствуйте время. Цените его. Высчитайте, сколько стоит каждый час и каждая минута вашего времени, взяв за базу свою основную заработную плату плюс все дополнительные выплаты и премии. Выразите свое время еще и в денежном эквиваленте. Теперь можно спросить себя, например, стоит ли это дело 56 долларов моего времени Просмотрите свой график за последние 90 дней и выявите 3 основных момента, где произошла наибольшая потеря времени. Затем постарайтесь сократите временные затраты, группируя различные дела и используя для выполнения текущей работы более эффективные способы коммуникации, такие как электронная и голосовая почты. Составьте список вопросов, которые можно обсудить по телефону; установите для себя крайние сроки выполнения тех или иных дел; используйте свое самое продуктивное время суток для наиболее сложных проектов: если пик вашей трудоспособности приходится на утро, не тратьте его на дела, степень приоритетности которых В или С.

Высвободить время на себя. Если заранее отводить время на планирование и определение приоритетов, это, в конечном итоге, позволит сэкономить время в дальнейшем, в отличие от «метода погружения» в работу с головой в надежде «как-нибудь выплыть». Большинство людей, которым не хватает времени, жалуются на то, что им некогда его планировать. В книге Стивена Кови (Stephen Covey “Seven Habits of Highly Successful People”) это называется «заточка пилы». Дополнительная помощь? – См. № 102 Слабые административные навыки.

Поручать работу, требующую больших временных затрат, другим. Это можно сделать как при помощи планирования, так и делегируя те задания, которые не обязательно выполнять самому. Старайтесь как можно больше поручать другим. Это оказывается взаимовыгодным, поскольку людям нравится, когда им делегируют дела и полномочия. Как они, так и вы – оказываетесь в выигрыше. Дополнительная помощь? – См. № 18 Делегирование.

Найти в своем окружении того, кто лучше вас умеет распоряжаться временем. Наблюдайте за тем, что он (или она) делает и сравните это с тем, что обычно делаете вы. Старайтесь больше делать (или не делать) того же, что и он (или она). Попросите тех, кто охарактеризовал вас как человека, не умеющего распоряжаться временем, чтобы они прокомментировали свой отзыв. В чем они видят самые серьезные сложности?

Отбросить мотив личных предпочтений. Этот способ использования своего времени, в долгосрочной перспективе, скорее всего не оправдает себя. Распределять свое время можно, руководствуясь имеющейся информацией, интуицией и даже чувствами - но ни в коем случае не одними чувствами.

Беречь чужое время. Как правило, чем выше вы (или тот, с кем вы взаимодействуете) стоите в иерархической структуре, тем меньше времени остается. Старайтесь эффективно использовать время других. Занимайте как можно меньше их времени. Кратко изложите суть дела и «закругляйтесь». Откройте им поле для обсуждения, или для продолжения; и если вы видите, что «продолжения не следует», попрощайтесь и уходите.

Нельзя объять необъятного. Другие всегда будут просить вас сделать больше, чем вы можете. Важный помощник в экономии времени – умение конструктивно отказать. Одна из техник, которую в этом случае используют: выяснить у просящего, от чего, из запрашиваемого им, он готов отказаться, чтобы получить наиболее нужное. Таким образом, вы говорите одновременно и ДА, и НЕТ, и предоставляете человеку самому выбирать.

Неумение вовремя свернуть разговор. Это еще один фактор напрасной потери времени. Некоторые просто не в состоянии вовремя остановиться. Они либо начинают говорить больше, чем необходимо, либо на более общие, чем необходимо, темы, либо просто не в состоянии прервать собеседника. Когда придет время переходить к следующему вопросу, вам достаточно просто сказать: «Мне нужно переходить к следующему вопросу, мы можем обсудить это в следующий раз».