Будьте гибкими: не позволяйте выбранному вами инструменту диктовать, что должно случиться, а подстройте и адаптируйте инструмент под нужды группы. Будьте креативны и изобретайте собственные инструменты.

Используйте визуальные вспомогательные средства, такие как флипчарты и доски для записи инструкций, вопросов и ответов.

Конфиденциальность: помните, что люди могут не захотеть делиться всем, что было сказано в паре или малой группе со всеми присутствующими.

Объясните цель инструмента, прежде чем просить группу использовать его. Таким образом люди чувствуют, что им подконтрольно всё, что они делают, и это позволяет им участвовать в полную силу.

Начало собрания

Если дать участникам возможность в начале собрания познакомиться друг с другом, узнать, кто как себя чувствует, и изложить основу того, как будет проходить собрание, то это поможет всем наладить взаимопонимание. В свою очередь, это поможет обеспечить позитивное течение и атмосферу собрания.

Следующие приёмы можно использовать в начале собрания для создания открытой доверительной атмосферы и для развития уважительных отношений на собрании.

Помогите людям узнать друг друга и построить доверие

Успешный процесс принятия решений путём консенсуса основан на доверии между вовлечёнными людьми. Требуется время для построения доверительных отношений, и большая часть этого — знакомство друг с другом. Оно включает в себя посвящение некоторого времени обмену информацией о том, что происходит в жизни у людей, разговоры о событиях, которые сформировали нас, на то, чтобы поделиться чувствами и рассказать, что для нас важно.

Существует много разных способов сделать это, в этой главе мы упомянем только некоторые распространённые приёмы; вы можете найти больше примеров мероприятий в Интернете, поискав упражнения для построения доверительных отношений.

Простой и эффективный способ — просить людей представиться в начале каждого собрания. Вы можете делать это в целой группе, попросив каждого по очереди назвать своё имя и сказать что-то о себе, например, откуда они родом, какую еду любят, почему они пришли на собрание или что хорошего произошло у них на этой неделе и т. д. Как вариант, можете попросить людей разбиться по парам с теми, кого они не знают или знают мало. Один человек задаёт вопросы другому в течение 3 минут, затем они меняются ролями. Вопросы могут включать причины, почему человек здесь, что он надеется изучить или чего достигнуть на собрании. Когда собирается вся группа, пары представляют друг друга, называя как можно больше деталей, которые они смогли запомнить. Фасилитатор также может предложить определённые темы, которые могут быть включены в интервью.

Включение в настоящий момент

Часто люди «приносят» с собой на собрание много стресса и эмоций. Очень полезно дать людям время чтобы прийти в себя, на то, чтобы поделиться своими чувствами в целом, и помочь им сосредоточиться на собрании. Один из способов сделать это — попросить каждого по очереди поделиться проблемами, тревогами и событиями, которые занимают их мысли. Попросите остальных направить всё внимание на говорящего. Например: «У меня будет презентация сегодня днём, и я нервничаю» или «У моей дочери родился ребенок на прошлой неделе. Это мой первый внук». Как фасилитатор вы можете помочь людям, если они чувствуют скованность, задавая такие вопросы: «Хотите ли вы что-то сделать?», «Хотите ли вы что-то добавить?»

Другой вариант — попросить людей поделиться чем-нибудь хорошим или впечатляющим, что произошло с ними недавно или после последнего собрания. Оба приёма также помогают построению доверия и понимания, делают людей более включёнными в жизни друг друга.

Составление группового соглашения

Будет полезно начать ваше собрание с обсуждения группового соглашения. Цель группового соглашения — создать безопасное и уважительное пространство, в котором люди могут продуктивно работать вместе. Оно задаёт тон поведения на собрании. Создание соглашения о том, как люди должны себя вести на собрании совместно, целой группой, куда более вдохновляюще, чем когда фасилитатор сам устанавливает «правила», которым все должны следовать. Гораздо более вероятно, что люди будут уважать и исполнять такое соглашение, и это облегчает работу фасилитатора. При возникновении проблем фасилитатор может отсылать к этому соглашению, например: «Мы все согласились в начале, что лучше всего, если только один человек говорит за раз…»

Как создать групповое соглашение

Есть множество способов создания группового соглашения. Как много времени вы потратите на это, зависит от того, будет ли группа работать вместе на протяжении длительного срока, насколько спорная тема собрания, сколько у вас времени и каков уровень доверия у группы к фасилитатору.

Попросите каждого подумать над вопросами: «Что, на ваш взгляд, поможет сделать это собрание (или работу группы) эффективным?» или «Что нужно для установления безопасной и уважительной атмосферы?»

Люди могут отвечать, называя пункты для записи на доске, или они могут написать комментарии на стикерах и сгруппировать их вместе на стене. Также люди могут обсудить этот вопрос в парах или малых группах и затем поделиться результатами со всей группой.

Когда список предложений будет составлен, фасилитатор должен при необходимости попросить прояснить пункты и обсудить, как это можно осуществить на практике. Например:

«Считается нормальным выражать несогласие» — как это будет работать на практике? Как насчёт добавить: «… оспаривая, что говорит человек, не нападая на него лично»?

«Конфиденциальность» — что под этим понимается? Какой уровень конфиденциальности мы ожидаем от группы?

В конце фасилитатору необходимо проверить согласие группы со всеми пунктами. Хорошо будет обеспечить визуализацию этого, чтобы каждый мог видеть, — написать на доске, флипчарте или отобразить на проекторе.

Если для этого нет достаточно времени, фасилитатор может предложить групповое соглашение, примерно как приведённое ниже, затем попросить группу внести дополнения, изменения и утвердить.

Пример группового соглашения

Обеспечивать каждому возможность высказаться: более разговорчивым людям — проявлять немного сдержанности; более тихим людям — ваше участие очень приветствуется.

Только один человек говорит за раз: поднимите руку, если хотите говорить, и подождите своей очереди.

Уважать мнение каждого, особенно, если вы не согласны с ним.

Участвовать!

Конфиденциальность — некоторые вещи нельзя выносить за пределы собрания.

Чувствовать время — помогать придерживаться его или договориться о продлении.

Выключать телефоны, чтобы не отвлекаться на них.

Периодически делать перерывы.

Активно выражать согласие — каждый подаёт сигнал о своём мнении по любым вопросам.

Управление ходом собрания

Использование знаков руками

Знаки руками могут сделать ход собрания более гладким и помочь фасилитатору видеть зарождающееся согласие.

Нескольких простых знаков должно быть достаточно:

Поднимите руку, когда вы желаете внести общее дополнение в обсуждение. Подождите своей очереди говорить.

Сигнализируйте о прямом ответе, сжав ладонь в виде «пистолета» и указывая на человека, которому хотите ответить, если вы хотите добавить уместную фактическую информацию, которую необходимо услышать перед другими пунктами. Это позволяет вам перескочить в начало очереди.

Примеры уместного использования включают внесение фактической корректировки в то, что было только что сказано, или ответ на текущий вопрос. Например: «Мы завтра должны сесть в автобус в 10 или 11?» Прямой ответ был бы: «Водители автобусов завтра бастуют» или «Автобус на 11 часов прибудет после того, как начнётся фильм», но не «Лично я бы предпочёл добраться туда пораньше, потому что…» Другими словами, прямой ответ не даёт вам право ответить вне очереди по теме обсуждения!