Вы никогда не замечали, что на собраниях больше всего времени отнимают неподготовленные участники?

Если вы хотите сделать собрания более продуктивными, не приходите на них с пустыми руками. Приносите с собой не проблемы, а варианты их решения. Напишите или набросайте готовые решения, а не сырые идеи. Если вы наберете текст своего выступления на компьютере и распечатаете его, это лишит ваших коллег необходимости делать записи. Даже если победа в дискуссии будет не за вами, оппоненты обязательно оценят степень вашей подготовки, что поднимет ваш рейтинг.

Проводите собрания стоя, а не сидя в креслах.

Возможно, они будут проходить быстрее, чем обычно, кроме того, это прекрасная возможность размяться.

Если собрание длится больше часа, значит, вы делаете что-то неправильно. Цель собраний - обсуждение готовых тезисов и принятие важных решений, потому они должны быть хорошо организованными и проводиться по заранее подготовленному плану.

Если вы назначили дату проведения собрания, но потом обнаружили, что для достижения необходимой цели будет достаточно отчета, отмените собрание и разошлите коллегам копии отчета.

Многие рассматривают работу как вереницу товарищеских встреч, где важно быть дружелюбным и понимающим, необходимо поддерживать друг друга. Чтобы избежать конфликтов, не накаляйте ситуацию до предела, иначе вопросы так и останутся открытыми, а решения не будут приняты.

Вместо того чтобы снова возвращаться к одной и той же теме в десятый раз, требуйте точности. Это может быть сделано сотней способов. Когда вы обращаетесь с просьбой предоставить вам какиелибо сведения, формулируйте вопрос как можно более конкретно, например: «Могу ли я получить эту информацию к полудню?» Не говорите «Подготовьте отчет так, как считаете нужным», спросите конкретно: «По какому принципу будут классифицированы данные?» Может, вы потеряете нескольких друзей, но вас начнут уважать как человека, который знает, чего хочет.

Чтобы закончить собрание вовремя, строго придерживайтесь запланированного графика. Не создавайте на собрании неформальную атмосферу, даже если вам нравятся люди и тема разговора.

Один из лучших видов собрания - бизнес-ланч с кем-либо из сотрудников компании, особенно с вашим начальником. Непринужденная обстановка располагает к личной беседе. Вы можете представить свои аргументы в полную силу, без запинок и лишнего позерства, выражаясь простым, разговорным языком. При условии наличия достаточного количества времени в таких разговорах обычно затрагивается несколько тем, поэтому вы сможете высказаться более полно, чем в условиях офиса.

Когда я писал эту книгу, моя компания переезжала в новый офис. Большую часть помещения планировалось определить под конференц- зал. Я написал отчет, выразив свое неодобрение этой идеи. В своем докладе я пояснил, что данное пространство лучше использовать под дополнительные кабинеты, и к своему удивлению получил множество писем с уговорами и недовольствами в адрес маленькой комнаты для конференций.

Мой ответ заключал в себе мое мнение о конференц-залах: «Мы не нуждаемся в большом помещении для проведения конференций, которые являются дополнением к производству, но не самим производством. Поэтому разумно использовать для их проведения один из личных кабинетов, достаточный по площади. Тогда собрания станут короче, а производительность будет выше».

Мне, как и вам, нравится быть свободным в общении, выражать свои чувства на работе не меньше, чем в свободное время.

Проблема в том, что это нравится всем, а не только мне с вами. Офис объединяет разных по характеру людей, некоторые из которых могут плохо переносить друг друга. Штат компании может насчитывать семь, семьдесят или семьсот человек, вынужденных работать в одном здании, единой командой, объединенные одной целью и одним духом. В такой ситуации ярко выраженный индивидуализм может отравить атмосферу и взъерошить другим перья.

Поэтому первым необходимым условием результативной и приносящей радость совместной работы является сотрудничество. Работа в команде подразумевает терпимое отношение друг к другу.

В не зависимости от того, насколько хорошо мы делаем свою работу, в офисе нам часто требуется помощь, поэтому найти союзника - это большой шаг к упрощению работы. Это может быть коллега из ближайшего окружения либо кто-то еще, кого вы можете попросить о помощи, если поручение лучше выполнять вдвоем. Ему можно доверить, например, проверку сообщений в ваше отсутствие, этот человек может вас подменить при необходимости, вовремя посоветует не отправлять грозное письмо и удачно пошутит, когда вы не в настроении.

Если на вас возложена обязанность управлять работой команды, вы должны учитывать, что в помощники лучше выбирать людей самостоятельных, которые умеют найти нужную информацию и довести начатое дело до конца. Вот несколько условий вашего успешного сотрудничества:

• Позвольте своим помощникам участвовать в принятии решений.

• Берите их с собой на деловые встречи.

• Предоставляйте им достаточную информацию, и они будут делать свою часть работы лучше.

• Ставьте перед помощниками конкретные цели, но пусть они сообщают вам, как именно они собираются их реализовывать.

• Не берите на себя всю самую интересную работу, оставляя им самую скучную и механическую.

• Давайте помощникам такую работу, которая бросает вызов их способностям и знаниям; позвольте им стать командными экспертами в некоторых областях.

• Не допускайте, чтобы ваша занятость препятствовала общению с подчиненными (чтобы не получилось так, что вы видите их один раз в неделю, вылетая пулей из своего кабинета).

Если вы справились с работой раньше, помогите членам вашей команды завершить их работу. Если у кого-то возникли трудности, помогите ему найти решение. Ваши усилия будут вознаграждены: когда-нибудь вам ответят тем же.

Никогда не поручайте помощникам чересчур обременительную работу: это на любого подействует угнетающе. Позаботьтесь о том, чтобы каждый имел возможность отдохнуть и собраться с мыслями.

Ка к воздействовать на лентяев в команде: слезно упрашивать или применять насилие? Такие крайние меры, во-первых, действуют далеко не на всех, а во-вторых, они только подорвут ваши силы.

1. Плохой метод: неоднократно просить, умолять выполнить задание.

2. Метод еще хуже: доложить начальству.

Так вы обретете новых врагов.

3. Самый плохой вариант: пристыдить в присутствии остальных. Вы обретете заклятых врагов.

4. Немного лучше: сделать работу за них. Обычно это самое быстрое и простое решение, правда, существует риск, что вам сядут на шею.