Живя в компьютерную эру, мы часто забываем о том, что разумное и уместное использование обыч ной почты может значительно упростить офисную работу. Бумажное письмо написать просто и более надежно, поскольку в 99% случаев его прочтет только тот, кому оно адресовано, существует меньше риска, что оно будет понято неправильно, кроме того, такое письмо обходится нам дешевле. Когда мы отправляем письма почтой, мы даем клиентам или партнерам время подумать над ответом. Почта имеет ряд преимуществ перед факсом и телефонным звонками: такой способ передачи данных позволяет нам составлять точные записи о деловых контактах, и, в моей практике, обычно способствует принятию более осмысленных решений.

Пусть почта вам поможет! Перед тем как отправлять большую корреспонденцию по почте (двести или больше листов), узнайте о скидках и дополнительных услугах, которые в большом количестве предоставляет почта. Многие компании не спрашивают о скидках и тратят лишние деньги.

На почтамте вам могут дать исчерпывающий ответ о работе почты. Если вы собираетесь отправить письмо, позвоните, объясните свою ситуацию, и вас переключат на человека, который может помочь.

Вам могут также предоставить шаблоны официальных писем, показать всевозможные варианты конвертов и подскажут, как правильно написать адрес.

Если вы часто пользуетесь услугами срочной доставки почты, продумайте основные мотивы, побуждающие вас к спешке, которая в большинстве случаев не так уж необходима.

Когд а спешка действительно имеет значение?

Веские причины для срочности:

• Ситуации, где идет речь о сохранении здоровья или жизни: адресату может срочно понадобиться страховой полис или медицинская карта, без которых он не сможет действовать дальше.

• Необходимо доставить скоропортящийся товар.

• Клиент страстно хочет что-то купить у вас, предлагая доплатить за скорость: у вас есть шанс получить неплохие деньги, когда вы доставите товар.

• Всегда пишите индекс. Просто удивительно, как часто про него забывают.

• Соблюдайте пунктуацию, когда пишете адрес назначения и обратный адрес, сокращайте такие слова как «город»,

«улица», «дом», «квартира» и т.д.

• Сортировщик писем прочитывает индекс строго в той строке, в которой он должен быть. Не пишите индекс в другом месте.

• Если вы неправильно написали адрес, сделав ошибку в номере дома или квартиры, ваше письмо, скорее всего, вернут обратно. (Хотя в маленьких городах, возможно, его все-таки доставят адресату.)

• Не вкладывайте в обычные конверты металлические скрепки, значки или кнопки, а также монеты: эти предметы могут порвать конверт, когда его будет сортировать машина.

• Никогда не наклеивайте скотч на почтовые марки, это делает их недействительными.

• Не стоит набивать конверт до отказа: он действительно может порваться. Только представьте: сначала его поместят в мешок, мешок поставят на грузовик, потом бросят в большой конвейер и т.д.

Генри Форд не просто изобрел первый конвейер, он научил нас извлекать максимальную пользу из «потока», с которым мы имеем дело на рабочем месте. Его теория была проста: «Детали движутся в одном направлении, проходя необходимые этапы обработки, от исходного материала до конечного продукта».

По сути, работа в офисе также подразумевает некий «конечный продукт», потому все наши действия должны быть последовательны и строго организованы.

Переписка, папки с бумагами, архив, планы работы и т.д. - это не только материал, но и то, благодаря чему сослуживцы узнают о наших делах и делают свой вклад в создание конечного продукта. Работа будет двигаться непрерывно, как сборочный конвейер Форда, если мы будем пользо ваться арсеналом простых средств для «обработки » материала.

Для того чтобы офисный «конвейер» работал без остановок, не требуется тайного знания: возможно, 95% из нас уже знают, как этого добиться.

Главное - определить, какую работу необходимо сделать в первую очередь, и сроки, в которые она должна быть сделана.

Я вкратце изложу вам некоторые основные идеи, которые помогут вам найти механизмы управления рабочим «потоком».

Научитесь справляться с печатной продукцией, в изобилии поступающей в ваш офис. Выберите 2 или 3 журнала, имеющих отношение к вашей профессиональной деятельности, и, может быть, еще один, интересный лично вам, откуда можно почерпнуть немало полезной информации. Забудьте про тысячи остальных, особенно про бесплатные журналы и газеты, которые только отнимают время: в них часто не содержится ничего, кроме рекламы.

Рекламные образцы продукции, рассылаемые почтой, - это не всегда мусор. Иногда вы можете найти среди них что-то нужное для себя. Однако рекламу необходимо тщательно отфильтровывать.

Бегло просматривайте то, что вам прислали, и, не найдя ничего интересного, смело выбрасывайте все в мусорный ящик. Если у вас есть личный секретарь, поручите ему разборку папки с рекламными объявлениями.

Кажется, что логичнее начать работу с чтения бумаг, которые находятся на вершине стопки, и про двигаться по ней сверху вниз. Такой подход, на первый взгляд, можно применять и для лежащих на столе отчетов, и для электронных писем, накопившихся в почтовом ящике, но учтите, что стопка образовалась в порядке поступления новых документов, а не в порядке их значимости. Поэтому, прежде чем углубиться в изучение документа с вершины стопки, просмотрите все бумаги и отложите в сторону те, которые требуют вашего внимания в первую очередь.

Уберите подальше деньги! Если вещь лежит не на месте, риск потерять ее существенно увеличивается.

Особенно это касается денег. Когда вы получаете деньги наличными, положите их на свой счет в банк или потратьте их так, как запланировали. Оставляя крупные суммы наличности при себе, вы навлекаете на себя лишние трудности. Всегда будьте уверены в том, что деньги лежат в надежном месте.

Если вам требуется обеспечивать доставку многочисленной корреспонденции в несколько подразделений и представительств компании, заведите для каждого из них отдельную коробку и отправляйте пачки документов по мере их накопления - это будет эффективнее, чем постоянно отправлять по одному письму.

Вы на 50 процентов упростите процесс поступления и отправки документов, если избавитесь от ящика, в котором лежат бумаги, предназначенные для отправки. Какая от них польза? Законченные материалы не следует помещать в ящик, их следует немедленно отправить к месту назначения.

Адресная книга - одна из наиболее полезных вещей.

Иметь под рукой нужный адрес или телефонный номер, записанный в блокноте или в ноутбуке, - означает экономить время и делать работу проще. Создайте алфавитный список телефонов и адресов и распечатайте несколько копий: одну для себя (на случай, когда придете на работу без ноутбука), один оставьте в офисе (компьютеры иногда ломаются). Можете создать списки для семейного и служебного пользования, распечатав копии для членов семьи и для коллег. На вашем списке оставляйте место для новых записей, а также место, куда можно вносить изменения имеющихся телефонов и адресов. Периодически просматривайте свой список по меньшей мере раз в год.