Другое направление деятельности нотариусов связано с ведением дел в судах и в иных органах за рубежом. На нотариуса возложено обеспечение доказательств, необходимых для ведения дел в органах других государств. Совершение данных нотариальных действий должно осуществляться по правилам, действующим в России. Основы законодательства о нотариате 1993 г. не устанавливают каких-либо ограничений в отношении вида иностранного органа, который ведет дело. Поэтому речь в данном случае может идти не только об учреждениях юстиции или арбитражных судах, но и об административных, валютных, финансовых, налоговых, таможенных или иных органах иностранного государства. Не играет роли и существо дела, ведущегося за границей. Оно может касаться наследственных вопросов, продажи недвижимости, находящейся за границей, расторжения брака и др. Доказательства обеспечиваются независимо от стадии рассмотрения дела: до его возбуждения, во время его рассмотрения, во время обжалования решения и т.д.

Порядок сношения российских нотариусов с органами юстиции зарубежных государств определяется законодательством и международными договорами РФ. В соответствии с нормами указанных документов нотариусы обращаются к иностранным органам юстиции с поручениями о производстве отдельных нотариальных действий и исполняют аналогичные поручения, передаваемые им в установленном порядке (как правило, через МИД России) из-за рубежа.

На территории иностранных государств нотариальные действия от имени Российской Федерации осуществляют уполномоченные должностные лица консульских учреждений России.

2. Документы, составленные за границей с участием должностных лиц компетентных органов других государств или от них исходящие, принимаются нотариусами и другими российскими органами при условии их легализации органом Министерства иностранных дел РФ.

Легализация может, например, состоять в том, что консул РФ в соответствующем иностранном государстве делает на документе специальную надпись, которая удостоверяет подлинность подписи должностного лица иностранного государства. Консульские легализации заключаются не только в установлении и засвидетельствовании подлинности подписей, но и в удостоверении соответствия документов и актов законам государства пребывания. Легализация может требоваться и при направлении за границу документов, выданных российскими органами.

Существенное значение имеет на практике решение вопроса о легализации документов (от лат. слова lex - закон). Под легализаций, таким образом, понимается удостоверение составленного в России документа определенным компетентным органом, точно так же как удостоверение документа, составленного в иностранном государстве компетентным органом этого государства. Например, предназначенная для действия за границей составленная в России доверенность должна быть оформлена надлежащим образом (подписана уполномоченным на это лицом от имени юридического лица, снабжена печатью, засвидетельствована нотариусом, легализована Министерством юстиции, а затем Консульским департаментом Министерства иностранных дел). Легализация может потребоваться и для признания действительности документов, составленных за рубежом (например, компания, учрежденная на острове Кипр и имеющая акции в акционерном обществе в России, выдает доверенность для совершения действий своему представителю на территории России для участия в собрании акционеров и совершении иных действий от имени компании).

В этих случаях действует правило Основ законодательства о нотариате, согласно которому документы, составленные за границей с участием должностных лиц компетентных органов других государств или от них исходящие, принимаются нотариусом при условии их легализации органом Министерства иностранных дел РФ. Без легализации такие документы принимаются нотариусом в тех случаях, когда это предусмотрено законодательством РФ и международными договорами РФ.

Если такой представитель, имеющий право передоверия, уполномочивает, в свою очередь, на совершение определенных действий другое лицо, он должен представить свою доверенность и засвидетельствовать ее при наличии легализации. Требование легализации предъявляется не только к документам, нуждающимся в совершении определенных нотариальных действий, но и к целому ряду других актов государственных органов: свидетельствам о регистрации актов гражданского состояния, судебным решениям, архивным справкам, административным документам и т.д.

Предназначенные для использования на территории России иностранные документы могут быть легализованы как в соответствующем иностранном государстве, так и в России. В первом случае действия по легализации осуществляются работниками консульских учреждений России. В соответствии с Положением о Консульском учреждении РФ (1998 г.) эти учреждения легализуют документы. На территории РФ консульская легализация производится Консульским департаментом МИД России.

Акт консульской легализации имеет два основных последствия. Во-первых, он представляет собой установление и засвидетельствование подлинности подписей иностранных должностных лиц на документе или акте. Во-вторых, легализуя документ или акт, консул устанавливает и свидетельствует его соответствие законам соответствующего иностранного государства.

Консульская легализация заключается в совершении на документе специальной надписи. Во многих случаях такой акт уже несет на себе различные удостоверительные надписи, совершенные властями иностранного государства (судебного работника, мэра города, губернатора штата, префекта округа и т.п.). Однако при рассмотрении российскими властями вопроса о принятии иностранного документа обращается внимание только на легализационную надпись российского консула.

Отмена требования консульской легализации возможна, в частности, в соответствии с предписаниями международных договоров. Наиболее важной является Гаагская конвенция 1961 г., отменяющая требование легализации иностранных официальных документов. В настоящее время участниками этого международно-правового соглашения являются 87 государств мира, включая Россию и другие государства СНГ. Конвенция вступила в силу для России в 1992 г.

Смысл Конвенции заключается в освобождении от легализации официальных документов, которые были совершены на территории одного из договаривающихся государств и должны быть представлены на территории другого договаривающегося государства. К таким документам, согласно ст. 1 Конвенции, относятся:

- документы, исходящие от органа или должностного лица, подчиняющихся юрисдикции государства, включая документы, исходящие от прокуратуры, секретаря суда или судебного исполнителя;

- административные документы;

- нотариальные акты;

- официальные пометки, такие как отметки о регистрации; визы, подтверждающие определенную дату; заверения подписи на документе, не засвидетельствованном у нотариуса.

Вместе с тем Конвенция не распространяется на документы, совершенные дипломатическими или консульскими агентами, а также на административные документы, имеющие прямое отношение к коммерческой или таможенной деятельности.

В соответствии с Конвенцией 1961 г. единственной формальностью, которая может быть потребована для удостоверения подлинности подписи, качества, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и в надлежащем случае подлинности печати или штампа, которыми скреплен этот документ, является проставление специальной удостоверительной отметки - апостиля (ст. 3). Таким образом, вместо последовательных операций по оформлению легализации предусматривается выполнение единственной формальности - проставления органами государства, выдавшего документ, так называемого апостиля, являющегося своего рода удостоверительной надписью на документе, единой по форме для всех государств-участников. В Российской Федерации апостиль проставляется Министерством юстиции, МВД, прокуратурой и Архивным ведомством на самом документе или на отдельном листе, скрепляемом с документом.

Значение Конвенции состоит в том, что она облегчает и упрощает процедуру оформления тех документов, касающихся прав граждан, которые должны представляться в зарубежные организации.