В тех случаях, когда выделение в тексте документа самостоятельных фрагментов представляется нецелесообразным, выполняется его членение на абзацы, состоящие из одного или нескольких предложений. Наиболее простые документы могут состоять только из одного абзаца, а иногда – всего из одного предложения (например, сопроводительное письмо). В связи с последним замечанием уточним, что для большинства документов наиболее типична так называемая трехчастная структура, предполагающая деление текста на вводную, основную и заключительную части (рис. 3.1).

Во вводной части документа, представленного в виде связного текста, как правило, излагается обоснование, поясняющее причины и (или) цель подготовки документа. В основной части излагается суть освещаемого вопроса (по состоянию на дату подготовки документа). В заключительной части обычно излагаются выводы, предложения, просьбы, требования, решения, распоряжения, указания, рекомендации и т. п.[10]

Приложение к документу также правомерно рассматривать в качестве элемента его структуры. Структура приложения определяется формой представления текста.

Структура документа (части документа), представленного в виде анкеты или таблицы, как правило, соответствует структуре анкеты (таблицы).

Рис. 3.1. Трехчастная структура документов

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т. д.), а характеристики, выраженные словесно, – согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным (словосочетанием) в именительном падеже (табл. 3.1).

Таблица 3.1 Структура таблицы

Сравнительная характеристика структур наиболее распространенных видов документов представлена в табл. 3.2.

Таблица 3.2

Сравнительная характеристика структур распространенных видов документов

Под стилем[11] изложения документа понимается разновидность способа письменного изложения, а также совокупность присущих ему черт лексики, грамматики, фонетики, отличающих один стиль от других. Уточним, что тексты документов компании излагаются деловым (официально-деловым) стилем, который, в частности, характеризуется:

♦ сжатостью, компактностью изложения, основанной преимущественно на экономном использовании языковых средств письменной речи;

♦ активным применением речевых клише;

♦ широким использованием общепринятой[12] терминологии и номенклатурных наименований;

♦ сравнительно частым включением в тексты сложносокращенных слов и аббревиатур;

♦ распространенным употреблением отглагольных существительных, отыменных предлогов, а также сложных союзов;

♦ внедрением в тексты устойчивых словосочетаний, предназначенных для организации связи между частями сложных предложений;

♦ повествовательным способом изложения, основанным на использовании номинативных предложений с перечислениями;

♦ преобладанием предложений с прямым порядком слов;

♦ подчеркнутой логичностью, проявляющейся, в частности, в подчинении одних, менее значительных фактов другим, более значительным (упоминаемым в тексте документа);

♦ отказом от эмоционально-экспрессивных речевых средств в сочетании с общей слабой индивидуализацией стиля текста.

При составлении управленческих документов следует придерживаться нескольких основных правил, которые предполагают:

♦ выбор оптимальной формы изложения документа (см. ранее);

♦ выбор наиболее подходящих для изложения лексических средств языка: отдельных слов (в том числе терминов[13] и слов с универсальным значением), устойчивых словосочетаний (языковых формул и фразеологизмов (идиом)), вводных языковых оборотов и т. п. (см. ниже в этой главе);

♦ использование в составе предложений отдельных языковых средств (в частности, сокращений[14] (см. ниже в этой главе)).

Рекомендации по употреблению отдельных слов и устойчивых словосочетаний, наиболее часто используемых при подготовке документов

1. Синтаксические конструкции, используемые для изложения мотивов, объяснения причин тех или иных действий.

♦ В порядке оказания помощи прошу Вас…

♦ В целях обмена опытом направляю в Ваш адрес… В порядке исключения…

♦ Ввиду особых обстоятельств…

♦ В связи с завершением работ по…

♦ В связи с принятием решения о…

♦ В соответствии с ранее достигнутой договоренностью…

♦ По взаимной договоренности между…

♦ Согласно Вашей заявке…

♦ Несмотря на то-то и то-то, продолжает иметь место…

2. Формулировки для выражения отказа.

♦ Несмотря на предпринятые нами (организацией) усилия, Ваше указание остается невыполненным в связи с…

♦ К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку…

♦ Ваше распоряжение не может быть выполнено к установленному сроку по следующим причинам…

♦ Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как…

♦ Организация не располагает возможностью для выполнения данной задачи из-за отсутствия…

3. Формулировки для выражения предупреждения.

♦ Напоминаем Вам, что через такое-то время срок соглашения истекает…

♦ Организация уведомляет Вас о том, что…

♦ Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что…

♦ Организация сохраняет за собой право в одностороннем порядке приостановить действие договора о…

♦ Взятые на себя организацией гарантийные обязательства утрачивают свою силу с…

4. Устойчивые распорядительные обороты.

♦ Ввести в эксплуатацию…

♦ Обязать руководителя…

♦ Контроль за исполнением настоящей директивы возложить на…

♦ Назначить расследование по факту…

♦ Изыскать дополнительные возможности для…

5. Формулировки для выражения просьб.

♦ Прошу Вас направить в мой адрес…

♦ В связи с острой необходимостью в… настоятельно прошу Вас…

♦ Убедительно прошу Вас решить вопрос о…

♦ В рамках предварительной договоренности с представителем Вашей организации прошу рассмотреть возможность…

♦ Исходя из величины годового лимита по… прошу изыскать для нужд организации…

6. Формулировки для подчеркивания особой важности сведений (отдельных фактов).

♦ Безопасность гарантируется…

♦ Документация выслана в Ваш адрес нарочным…

♦ Принимаются энергичные меры по…

♦ Конфиденциальность информации обеспечена…

♦ Содержание проекта оперативно корректируется…

♦ Выявленные недостатки уже устраняются…

♦ Выделены дополнительные средства на…

♦ Спланированы мероприятия…

♦ В кратчайшие сроки организуется…

♦ Установлен повседневный жесткий контроль за…

7. Формулировки для уведомления.

♦ Ставим Вас в известность о том, что…