Я перечислю несколько способов снизить потери времени, а вы можете прибавить к ним собственные.
Отрывающие от дела телефонные звонки
Разумная реакция: не брать трубку или коротко отвечать, что «у вас посетители». Если есть секретарь или подчиненные, то можно блокировать звонки через них.
Тест: если вы все-таки отвечаете на звонок и поддерживаете разговор, значит, у вас не настолько неотложное дело или вы просто не хотите работать. А разговор — это только уважительная причина для оправдания лени.
Очень хороший прием: сообщить собеседнику, что из-за крайней занятости сейчас вы не можете разговаривать. Но готовы поговорить с ним завтра в такое-то время (обязательно назовите точное время звонка).
Скорее всего, вам завтра не позвонят. 90 % звонящих никогда не перезванивают.
Дело в том, что мы часто принимаем решения спонтанно. В голову пришла идея, возник какой-то вопрос. Скорее всего, через полчаса мы остынем, идея покажется не такой замечательной, но сейчас мы хватаем телефон: «Мне необходимо с вами поговорить!».
Вспомните, сколько раз вы звонили кому-то или договаривались о встрече. Но если встреча не получалась, вопрос решался другим способом или вообще снимался с повестки дня.
Незапланированные посетители,
включая коллег и подчиненных
Блокировка через секретаря или сотрудников, предложение перенести встречу на другое время, ссылка на Очень Срочное Поручение Верховного Руководства и Страшную Занятость.
Тот же самый тест: если, несмотря на занятость, вы начинаете общаться с посетителями либо охотно поддержите разговор на частную тему, который вам навязывает коллега, значит, на этот раз лень вас победила.
Затяжные совещания
Здесь многое зависит от того, кто присутствует на совещании, точнее, от главного лица. Если это руководитель-тиран (худший вариант: тиран, который из всех звуков на свете предпочитает свой голос), то делать нечего: придется сдерживать зевоту и утешать себя тем, что это необходимое зло, которое приходится терпеть в обмен на жалованье.
В других случаях возможны варианты.
Вы приходите с ноутбуком и занимаетесь своим делом, а остальные могут думать — если им не все равно, — что вы записываете тезисы выступлений.
Я сам обычно использовал другой способ. Ровно через десять минут после начала совещания я поднимался с места и, показав энергичными жестами, что получил важное сообщение на телефон, выходил и больше не возвращался.
В любой работе возникают непредвиденные проблемы или задачи, требующие немедленного реагирования. Например, вы сотрудник отдела продаж и вам звонит представитель крупного клиента. Такая причина вашего отсутствия на совещании вызовет понимание у любого руководителя компании.
Деловые встречи и совещания, которые проводите вы сами
Я предпочитал назначать встречи и совещания со своими сотрудниками ближе к вечеру.
Во-первых, к концу рабочего дня мозг устает. После выполнения множества текущих дел невозможно сосредоточиться на новом или сложном деле. А вот переговорам и разговорам усталость почти не мешает.
Во-вторых, все поглядывают на часы, всем хочется уйти домой. Поэтому совещания заканчиваются сразу же после того, как решен вопрос, ради которого они собирались, а не превращаются в длинную «говорильню».
Создайте убежище
Из-за холерных карантинов Пушкин был вынужден задержаться в имении Болдино на три месяца. За это время он написал целую библиотеку: «Повести Белкина, «Маленькие трагедии», последние главы «Евгения Онегина», «Домик в Коломне», «История села Горюхина», «Сказку о попе и о работнике его Балде» и около тридцати стихотворений.
Так называемая «Болдинская осень» — это самый плодотворный период в творчестве Пушкина. Благодаря вынужденному затворничеству ничто не отвлекало поэта от работы. Все отвлечения остались в далеком Петербурге — театры, салоны, магазины, балы, визиты, рауты, гости, друзья, разговоры, светские обязанности.
Для того чтобы сделать все задуманное, нам всем порой требуется подобное уединение.
Через несколько месяцев работы наемным менеджером я осознал, что в ежедневной борьбе с текучкой, непрерывно возникающими кризисами и проблемами, рутинными занятиями и офисными пожирателями времени я постоянно терплю поражения.
Обычный результат дня: возвращение домой поздно вечером, сильная усталость и при этом невозможность ответить на простой вопрос: «А чем же я таким занимался почти десять часов, что так устал? Что именно делал и сделал?»
Я не мог закончить перспективные проекты, написать давно задуманные статьи, мою жизнь, впрочем, как и жизнь всех сотрудников, можно было описать поговоркой «День да ночь — сутки прочь». Вызывало сильную досаду, что таких суток накопилось уже сотни и впереди была точно такая же беспроглядность.
И тогда я организовал Убежище.
Каждую субботу, часто и в воскресенье, я приезжал в офис и работал до обеда. Работал — потому что молчал телефон, никто не стучал в дверь кабинета, и даже я сам не мог никого отвлечь собственными поручениями и разговорами.
За несколько часов я успевал сделать больше, чем порой за неделю на службе. И в понедельник я намного спокойнее относился к планированной и незапланированной рутине — ведь изрядная часть Необходимых Дел была уже закончена.
Благодаря работе в своем убежище я снова мог думать и планировать, делать трудоемкие проекты и заниматься стратегическими задачами, а не только рефлекторно реагировать на возникающие рабочие раздражители, как собака Павлова:
— Зажглась лампочка — потекла слюна.
— Раздался телефонный звонок — бросай намеченную работу, разрешай очередной кризис.
— Стук в дверь — забудь о делах, надо срочно ехать на неожиданную встречу.
Самым первым моим убежищем еще в журналистские времена стала пустая квартира одного знакомого.
Это было замечательное место. Я не мог смотреть телевизор — там не было телевизора. Мне никто не мог позвонить и я не мог никому позвонить — там не было телефона. Я даже не мог прилечь на диван — там не было дивана.
В этой квартире можно было только работать — сидя за единственным столом на единственном стуле.
Большую часть своих статей и рассказов я написал именно там, в свои «болдинские часы».
Убежище каждый устраивает там и когда удобно.
Можно просто закрыться в своем кабинете на ключ.
Студенты знают, что лучше всего работается в библиотеке — в изоляции от приятелей и подруг, компьютерных игр, домашних обедов и разговоров.
Кто-то ждет отпуска — не для того, чтобы поехать на курорт, а чтобы вволю поработать.
Кому-то нравится работать дома после возвращения со службы, кто-то предпочитает приходить на рабочее место за час до начала рабочего дня и успеть сделать самое важное.
Дополнительный бонус. Сотрудник, приезжающий на службу раньше остальных или в выходные, зарабатывает положительные очки в глазах руководства. Которое, впрочем, может не знать, что истинная причина его трудолюбия — необходимость сделать работу для стороннего заказчика, написать резюме для рассылки новым работодателям или сделать бизнес-план для своей фирмы, которую он собирается открыть через полгода.
КАК СОСТАВЛЯТЬ САМОРЕАЛИЗУЮЩИЕСЯ ПЛАНЫ?
Наличие плана, без всякого сомнения, помогает выполнить намеченные дела. И наоборот: если дела не запланированы, то они как бы не существуют. Приходится рассчитывать только на свою память, а память точно так же подвержена влиянию лени — мы склонны отодвигать желательные, но нежелаемые дела на край сознания.
