В большинстве стран мира используются различные виды открыток: для официальной и неофициальной корреспонденции.

Небольшие сложенные открытки, предназначенные для неофициальной корреспонденции, используются в тех случаях, когда вы хотите написать небольшую записку, для которой не хватает места на визитной карточке. Личные открытки для неофициальной корреспонденции оформляются так же, как и визитные карточки. На них можно выгравировать, напечатать или нанести методом термографии любую надпись по вашему желанию. Такую открытку вы можете приложить вместо визитной карточки к любому подарку, написав несколько слов на ее внутренней стороне.

В ответ на различного рода поздравления, получаемые должностными лицами от незнакомых людей по случаю победы на выборах, присвоения почетного звания или назначения на государственную должность, принято посылать благодарственные открытки с тисненым шрифтом. Такие открытки заказываются фирмой вместе с бланками, визитными карточками, конвертами и т. п.

Открытки ко дню рождения, различным годовщинам и т. п. служат приятным знаком внимания со стороны окружающих.

На поздравительных открытках со стандартным текстом, которые выпускаются в большом количестве, желательно сделать маленькую приписку от руки, выразив личные чувства по поводу знаменательной даты. Отпечатанное стандартное послание не может заменить личного внимания.

Если открытка посылается от имени супружеской пары, то тот, кто ее пишет, обычно ставит свое имя последним. Слова «мистер и миссис» в подписи на поздравительных открытках не ставятся никогда.

Если на фирме существует традиция посылать клиентам и партнерам поздравительные открытки к Рождеству и Новому году, то их следует посылать на адрес офиса и от лица фирмы. Если партнер по бизнесу является одновременно вашим хорошим знакомым, то можно направлять поздравления ему и его жене на их домашний адрес, даже если вы с его женой не знакомы.

Если на открытке уже напечатано ваше имя или название вашей фирмы, необходимо лично подписать каждую посылаемую вами открытку.

Желательно добавить от себя хотя бы несколько слов, таких, например, как «наилучшие пожелания в Новом году». Если вы не напишете на отпечатанной открытке от руки личных поздравлений вашему адресату или хотя бы его имени, вы лишите послание его назначения — передать ваше чувство доброжелательности.

Их следует рассылать, принимая во внимание работу российской почты, которая в праздники бывает сильно перегружена, поэтому для оперативности лучше отсылать телеграммы.

Поздравления с Новым годом лучше посылать заранее, чтобы они дошли накануне или в день праздника. Это нужно соблюдать не только в деловых отношениях, но и с родственниками. Относительно же друзей или близких знакомых срок поздравлений может быть растянут и на первую неделю после Нового года, всех остальных можно поздравлять в течение января.

Поздравлять с днем рождения загодя не принято!

Если письмо написано на компьютере, то внизу распечатки, рядом с компьютерной версией подписи должна присутствовать и роспись авторучкой.

Если вы распечатываете письмо на принтере, перед отправкой обязательно взгляните на него — недопустимо, чтобы на бумаге присутствовали фрагменты некачественной печати.

Если вы отправляете письмо по электронной почте, но в формате PDF, то в программе Adobe Acrobat имеется функция электронной подписи, которую можно сделать с помощью мыши.

Ваше письмо с первого взгляда должно произвести солидное впечатление. Внешний вид делового письма, то есть конверт и бумага, на которой оно написано, должен быть безукоризненным. Иначе письмо рискует оказаться в корзине с макулатурой непрочитанным, даже если в нем содержится ценнейшая для получателя информация. Особенно это актуально для таких писем, как представление компании, предложение продуктов, товаров, услуг и заявление о приеме на работу.

Если вы собираетесь запросить информацию, заказать товары, услуги, то и конверт, и бумага могут быть не самыми дорогими, но все-таки хорошего качества.

Стандартное деловое письмо выполняется по следующей схеме:

Подпись должна быть выполнена так, чтобы у получателя не возникло сомнений, что у вас нет приличной авторучки или вы не очень уверенно владеете пером.

Деловую переписку можно разделить на две категории: письма с предложениями продать (продукты, товары, услуги, заявление о приеме на работу и др.) и письма с предложениями купить (продукты, услуги и др.). Остальные функциональные письма (жалоба, напоминание об уплате счета и др.) можно отнести к производным от переписки первых двух категорий.

Стратегия и стиль таких писем различные. Наиболее трудным делом, конечно, является категория писем о продаже, так как продать что-то всегда намного труднее, чем купить. Но в любом случае при написании всех типов писем следует руководствоваться английской формулой KISS — «Keep It Short and Simple» («Делай это кратко и просто»).

Письмо должно быть как информативным, так и лаконичным и занимать не более одной страницы. Помните, больше одной страницы никто не станет читать!

Закончить письмо следует прямым указанием, что вы ожидаете от этой компании. Именно эта заключительная фраза запомнится больше всего.

Шрифт для деловых писем используйте стандартный, если это не поздравительное письмо (как правило, в программе Word это Times New Roman или Arial), с размером 12. Если письмо недлинное, то лучше избрать 14-й кегль, чтобы ваш адресат не напрягал глаза.

Слова «Вы», «Вам», «Ваше», «Вашему» пишутся с прописной буквы.

Если вы пишете письмо за границу, то никогда не старайтесь перевести его дословно со своего родного языка на иностранный. Стандарты везде разные. Приготовьте банк данных из писем, на которых вы учились: вы их получали, и они представляются вам образцовыми. Кроме того, приобретите соответствующую литературу по этому вопросу. После адаптации исходного текста к текущему моменту у вас получится готовое письмо.

Ваше письмо, содержащее предложение о сотрудничестве, а также информацию о продуктах и услугах компании, должно быть написано как личное, только ему одному, получателю, адресованное. Никаких холодных, формальных фраз! Весь мировой бизнес построен на личных взаимоотношениях, и их надо выстраивать.

Перечислите достижения, преимущества вашей компании, ее продукта, сервиса (излагать это нужно честно, без излишних преувеличений, поскольку любую информацию в наши дни можно легко проверить).

Перечислите основные достоинства, новшества, преимущества предлагаемого продукта и услуг.

Укажите сегмент рынка, на котором вы предлагаете представить ваш продукт. Определите потенциальных потребителей.

Далее следует конкретное предложение о сотрудничестве: оптовая или розничная продажа, лицензионное соглашение, создание дистрибьюторской сети и др.

Если вы прилагаете образцы продукта, объясните, какие это продукты из серии предлагаемых.

Выразите готовность ответить на все вопросы, которые могут возникнуть в процессе оценки продукта.

Закончите письмо стандартной фразой типа: «С надеждой на сотрудничество», или «Остаюсь всецело Ваш», или «С наилучшими пожеланиями».

Укажите вашу должность, после пробела для подписи — фамилию и инициалы, от руки поставьте подпись.

На заманчивое предложение о сотрудничестве постарайтесь ответить по возможности срочно, если оно стоящее. Наверняка, его автор послал такие же письма вашим конкурентам.

Ответ может быть отрицательным или нейтральным (если получатель не вполне уверен в результате предполагаемого сотрудничества, однако хотел бы выяснить некоторые вопросы, которые помогут принять окончательное решение). В любом случае письмо следует закончить вежливо.