Еще одна из разновидностей традиционных поглотителей – ожидание встреч, когда и своими делами не можешь начать заниматься, и партнер на встречу опаздывает. С этим поглотителем борется сам бизнес – этикет, который не поощряет опоздания, по каким бы объективным причинам они не происходили. Так как в этом случае вы посягаете на личную собственность другого человека – вашего партнера.

Чтобы максимально снизить временные затраты на поглотители, используйте следующие простые приемы:

– группируйте задачи, объединяйте однотипные. Например, сведите проведение всей бумажной работы к одному часу рабочего времени (например, с 11 до 12), сообщите о том, что со всеми вопросами к вам можно обращаться с 13 до 14 и т. д. У нас, например, начальник производственного отдела ввел строго отведенные часы посещения – с 10 до 11, и только в это время был готов принимать по любым вопросам нашу службу продаж. Введение было вполне разумным, несмотря на наше первоначальное недовольство, это позволило и нам сократить бесчисленное хождение по этажам. Если учесть, что мы сидели на втором, а начальник производственного отдела – шестью этажами выше, экономия времени оказывалась весьма существенной;

– уделяйте текущим делам строго определенное время. Остальное оставляйте на планирование;

– не забывайте устраивать перерывы. Встаньте, подвигайтесь. Если вы постоянно общаетесь с людьми, тогда лучшим отдыхом станет 15-минутное уединение. Смените обстановку;

– активно используйте любую образующуюся дыру времени. Во время пробки можете прослушать аудиокурс по иностранному языку или любимую книгу, решить определенные вопросы по телефону.

Еще одной эффективной техникой управления временем является процесс планирования. Планирование должно быть достаточно гибким, часть задач, которые определены у вас строго по времени, вы проставляете в график ежедневника и отводите на их решение необходимое количество времени. Не забывайте оставлять достаточное количество «воздуха» в вашем плане, иначе он может остаться невыполнимым. Часть задач долговременного характера привязываете к удачному случаю их решения, поездке в определенное ведомство, походу к определенному лицу. Самый простой пример – если я сегодня встречаюсь с Марией, обязательно надо передать ей фотографии. Или завтра надо идти к руководителю, захвачу накопившиеся за три дня вопросы, чтобы их обсудить. Подобная техника контекстного планирования называется «кайро-сом», или удачным случаем. Самое простое, что я применила на практике – завела несколько папок разного цвета, которые обозначила «Производство», «Склад», «Клиенты». Именно в эти папки я помещала все бумаги, касающиеся возникающих вопросов к этим структурам, папку я захватывала, когда отправлялась в этот отдел или брала в руки и просматривала, когда созванивалась с заказчиком. Это позволяло избежать бесконечной беготни по периметру завода и сильно экономило время. Для того чтобы ввести у себя систему работы с кайро-сами, вам нужно выделить место, куда нужно донести или откуда забрать информацию, решить определенные вопросы, и прикреплять к этому месту все появившиеся вопросы. Это могут быть не папки, а кармашки на общей стене, куда вы кладете информацию для передачи в указанное место. Можно завести информативную доску, где каждый ваш сотрудник, который планирует поездку в определенное учреждение, например в банк, записывает время отъезда. Тогда у каждого сотрудника появляется дополнительная возможность воспользоваться любезным «курьером» для передачи определенных бумаг.

При ежедневном планировании, которое тоже является составной частью тайм-менеджмента, необходимо учитывать, что планируемые задачи могут быть жесткими, привязанными к определенному часу, например со звонка с заказчиком или встреча с клиентом. Могут быть гибкими, которые должны решиться в определенный промежуток времени, но у них нет жесткой привязки к точному часу. И наконец, бюджетируемые задачи, без жесткого срока, но достаточно длительные в решении. Например, вам надо составить отчет о деятельности отдела за месяц. На это тратится не менее часа, причем, согласно правилам тайм-менеджмента, о чем уже говорилось, задачу надо решать целиком, не дробя.

При планировании сначала в сетку проставляются жесткие задачи, затем бюджетируемые и гибкие. Между ними обязательно остается временной промежуток на различные возникающие обстоятельства. При этом при планировании гибких задач их решение осуществляется в соответствии с разработанной планкой приоритетности, на первое место ставятся задачи, требующие уточнения, затем – самые важные, после них – все остальные.

При изучении техник тайм-менеджмента исследуется не только правильный процесс организации своего рабочего времени, обязательно должен быть организован и отдых. Не секрет, что плохо отдохнувший человек не способен адекватно трудиться, он все больше времени проводит в раздумьях о смысле жизни, скучает и грустит, впадает в депрессию. Для того чтобы ваша рабочая нагрузка была оптимальной на протяжении всего рабочего дня, необходимо придерживаться следующих правил:

– отдых должен быть запланирован, а не возникать время от времени хаотично. Ритмичность позволяет правильно распределить нагрузку;

– отдых должен длиться определенное (каждый раз одинаковое) время, тогда организм привыкнет полностью расслабляться за этот промежуток. Например, 10 минут через каждые полтора часа;

– отдых должен происходить по определенному сценарию. Главное – максимальная смена обстановки и окружения. Поэтому, если вы сидите в офисе, прогуляйтесь по свежему воздуху, если находитесь в одиночестве в кассе – загляните в бухгалтерию или выйдите в операционный зал. Хуже, если во время отдыха вы остаетесь за тем же компьютером и читаете отвлеченную информацию. Не получите вы достаточно отдыха, если, оставаясь на своем рабочем месте, просто измените работу, например поболтаете со знакомым. Чуть большее удовольствие получит ваш организм от посиделок с коллегами в курительной или чаевой комнате. Лучше всего – прогулка по парку и любование красотами природы. Именно это позволяет организму полностью расслабиться и забыть о работе;

– чем контрастнее по сравнению с вашей работой проходит отдых, тем быстрее организм восстановит силы для дальнейшей работы. В идеале офисному работнику нужно каждые 1,5 часа по 10 минут кататься на велосипеде по дорожкам парка. В некоторых странах возможность выхода менеджеров во время рабочего дня в скверы и парки уже решена. Нашим же офисным сотрудникам эта возможность только снится. Поэтому в ваших силах повысить производительность труда сотрудников, пользуясь этим правилом отдыха. Именно по этой причине обед ни в коем случае нельзя проводить на своем рабочем месте, что также практикуется в нашем бизнесе.

Время от времени все мы в нашей работе сталкиваемся с решением задач, настолько объемных, что к ним страшно подступиться, и мы невольно затягиваем, откладываем их решение на завтра, послезавтра, понедельник. Другая работа вроде и не такая уж большая, но очень неприятная. Ее мы тоже откладываем «на потом». Например, та же моя сверка с заказчиком была для меня гигантским слоном, потому что для ее решения необходима была перепроверка документации за целый год. И я ее откладывала и откладывала. Такой же обузой может стать написание бизнес-плана для инвесторов, подготовка дел для сдачи в архив и т. д.

В этом случае единственный вариант выполнения работы – раздробить задачу на ряд мелких, громоздкая задача носит в менеджменте название слон, которого мы сознательно делим на своего рода бифштексы и «едим» их по такому кусочку. Именно так я и поступила со сверкой. Сначала проверила документы по изготовлению продукции – на это я отвела себе 3 дня, затем – по отгрузке, и только потом перешла к проверке произведенной оплаты. Так я за одну неделю сделала ту работу, которую откладывала больше трех месяцев.