– численность вашей организации, количество вакансий, система оплаты труда, условия оплаты, есть ли просроченная задолженность перед работниками по заработной плате, показатели травматизма и профессиональных заболеваний.

При введении в организации режима конфиденциального делопроизводства и коммерческой тайны вы должны соблюсти несколько правил:

– информация, являющаяся коммерческой тайной, обязательно должна быть зафиксирована на материальном носителе;

– каждому вашему сотруднику, подписывающему договор о неразглашении коммерческой тайны, должен быть предоставлен перечень информации, подпадающей под определение коммерческой тайны. Он должен ознакомиться с ним под роспись. Это немаловажно, так как только в этом случае он несет определенную законом ответственность за ее разглашение;

– в организации должен быть разработан режим по ограничению доступности конфиденциальной информации и контроль соблюдения этого режима. Если объявленные коммерческой тайной данные лежат в свободном доступе на вашем рабочем сервере и абсолютно любой посторонний человек может с ней ознакомиться, вряд ли вы можете кого-нибудь обвинить или уличить в разглашении вашей коммерческой тайны;

– в организации должен быть список лиц, допущенных к той или иной конфиденциальной информации;

– отношения по использованию конфиденциальной информации, доступ к ней между вами и вашими работниками обязательно должны быть закреплены коллективным или трудовым договором. При этом срок неразглашения коммерческой тайны, если это специально не оговаривалось в договоре, составляет 3 года со дня увольнения вашего сотрудника. Поэтому, если хотите, чтобы, например, секрет вашей технологии охранялся постоянно, прописывайте в договоре бессрочное сохранение конфиденциальной информации;

– все документы, содержащие коммерческую тайну, должны иметь гриф «коммерческая тайна», с обязательным указателем, кто является владельцем этой информации. Если это юридическое лицо – наименование и адрес, для ИП – ФИО и адрес;

– при допуске сотрудника к вашей коммерческой тайне возьмите расписку о неразглашении, в которой прописывается весь перечень информации, доступ к которой получает ваш сотрудник для выполнения определенных должностных обязанностей;

– в обязательном порядке ознакомьте под расписку любого сотрудника, получающего доступ к конфиденциальной информации, с режимом коммерческой тайны и ответственностью за нарушение режима;

– создавайте условия для выполнения этого режима. Т. е. в данном случае обязательно наличие запирающихся кабинетов, столов, сейфов, закрытых паролями и иными средствами доступа к информации на вашем сервере.

И наконец, чем же грозит вашему сотруднику разглашение конфиденциальной информации? Прежде всего, это штрафные санкции, предусмотренные КоАП РФ. Второй вид наказания – дисциплинарное взыскание: выговор или замечание, вплоть до увольнения нерадивого сотрудника. При этом нужно помнить главное – взыскание может быть наложено на сотрудника только в том случае, если он подписывал с вами договор о сохранении коммерческой тайны. В этом случае работник пишет объяснительную записку о причинах разглашения. Ели он отказывается, тогда составляется соответствующий акт. На основании такого документа работодателем составляется приказ о наложении взыскания, который должен быть подписан сотрудником в течение 3 рабочих дней со дня происшествия, но не позднее месяца со дня обнаружения этого проступка или 6 месяцев со дня его совершения.

Нужно помнить: если один из ваших работников случайно узнал вашу коммерческую тайну и не связан с вами договорными отношениями о ее хранении, то он не обязан сохранять эту информацию, и наказать его за ее разглашение вы не вправе. Поэтому при введении режима коммерческой тайны конфиденциального делопроизводства в первую очередь нужно обращать внимание именно на обеспечение сохранности вашей информации. Этому способствуют и грифы, и компьютерные пароли, и подписанные договоры с сотрудниками.

Таким образом, система безопасности вашего предприятия должна строиться сразу по нескольким направлениям и максимально сократить риски со стороны внешних и внутренних угроз. И всегда помните, когда оцениваете работу вашей службы безопасности, что хорошая система всегда работает на предупреждение опасности, так как бороться с последствиями в несколько раз дороже. Не важно, будет ли это массовое увольнение сотрудников из-за провала в кадровой безопасности, уход ключевого лица, финансовые потери или разглашение вашей уникальной технологии.

После всех мытарств, с которыми вы столкнулись, организовывая свою семейную фирму, вы уже мечтаете об отдыхе и покое. Не тут-то было, именно здесь и подкарауливает вас главная проблема современного предпринимателя – острая нехватка времени. Работа, любимая, организованная с нуля, как родившийся ребенок, постоянно требует вашего присутствия, решения вновь и вновь возникающих проблем и поставленных задач. Голова под конец дня идет кругом, но работа и дома не отпускает вас от себя. Вы все время витаете мыслями у себя в кабинете, на совещаниях, на планерках, вы постоянно думаете о делах, решениях, заключениях сделок, мысленно продолжаете неоконченный спор с поставщиками, продолжаете убеждать в ваших преимуществах заказчиков. И вот время неумолимо мчится вперед, а мы теряем самое ценное, что только есть у нас – часы, проведенные с семьей, игры с детьми, возможность самообразования. Времени катастрофически не хватает, мы погрязаем в решении огромного количества мелких текущих вопросов, берем отчеты домой, созваниваемся по вечерам с партнерами, отвечаем на электронные письма своих клиентов. Работа сегодняшнего менеджера продолжается не положенные 8, а все 16 часов, как будто и не было профсоюзных забастовок и стачек за нормированный рабочий день. Ситуация обостряется, если в одном бизнесе с вами работает ваша семья. Тогда решение многих проблем переключается на вечернее время, ужин превращается в продолжение прерванного совещания вместо сказок детям они получают порцию рассказов об удачно совершенных сделках за день, жена срочным образом доделывает бухгалтерский баланс, а муж разрабатывает рекламную стратегию на предстоящий квартал. Разумеется, в определенные моменты общий семейный бизнес сплачивает семью, но через год-два такая жизнь неминуемо приводит вас в хроническое состояние стресса, когда не хочется ни работать, ни отдыхать, когда чувствуется хроническая усталость, а мозг отказывается думать. Развивается синдром «психологического выгорания», и вы либо уходите периодически «в отдых», попросту говоря, злоупотребляете алкоголем, либо уезжаете на природу с приятелями, чтобы забыть свой душный офис. В худшем варианте, бросаете все и летите на Гоа, приводить на лоне индийской природы в порядок свою тоскующую душу и уставшее от офисного кресла тело.

Вот простой пример. Утром входишь в кабинет, рабочее место завалено оставшимися с вечера неразобранными бумагами, неподписанными актами, договорами, спецификациями, которые необходимо прочитать и дописать необходимую информацию, электронка пестрит письмами заказчиков с просьбой разобраться, что у них с тиражом, телефон разрывается, вызывая то на одну печатную машину, то на другую. А на повестке дня – новые сделки с клиентами, контроль над отгрузкой продукции и разрабатываемый макет рекламного проспекта, который обязательно должен быть готов к завтрашнему дню, чтобы успеть выйти к выставке. А кроме этого, уже не первый месяц пылится сверка с крупным заказчиком, которую необходимо проверить с учетом недоотгруженной и недопроизведенной продукции. Голова раскалывается, ты пытаешься успеть все сразу, как результат – к четырем часом понимаешь, что за последний час всего все равно не переделать, захватываешь рекламный проспект на дом доделывать, сверку снова запихиваешь в дальний угол, чтобы не мусолила глаза и не мучила твою совесть, и отправляешься домой, прекрасно сознавая, что вечер проведешь не с приятелями за чашкой чая, а за разработкой рекламного проспекта. Извинить, собственно говоря, некого. Твое неумение справиться с дневной нормой работы. И так изо дня в день на протяжении нескольких месяцев, и не только у кого-то одного, весь отдел вертится как белка в колесе, катастрофически опаздывая сделать нужную работу в срок. Так продолжалось первые два года и моей работы на комбинате, пока я не поступила на курс МБА и не узнала, что такое тайм-менеджмент. Простые техники экономии времени, успешно применяемые во всем мире, позволили и мне справиться со своей проблемой. Самое интересное, что любой иностранный клерк обязан знать основные способы управления временем и успевать сделать порученный объем работы в свое рабочее время. Во многих иностранных компаниях работа в офисе после окончания рабочего дня наказывается административными штрафами – значит, ты не сумел достаточно эффективно справиться с заданиями во время отведенного тебе отрезка времени. У нас, к сожалению, переработки приветствуются и даже считаются чем-то необходимым в работе трудолюбивого сотрудника. Моя подруга год работала в одной торговой компании практически без выходных, по 12 часов. Невыход в субботу там приравнивался к саботажу, а уход ровно в 18–00 считался демонстрацией своего неуживчивого характера и отсутствия коллективного духа. Так что и в этой области нам есть чему поучиться у иностранцев.