Ряд предприятий вводит у себя проверку входящей и исходящей электронной почты, отслеживает работу сотрудников в локальной сети, проводит прослушивание телефонных звонков, ставит «жучки» в кабинетах.

Но всех этих действий явно недостаточно для сохранения кадровой безопасности вашего предприятия. Если людей только пугать и наказывать, вас будет одолевать «кадровый голод», который может привести к полной остановке деятельности предприятия. Как ни старались менеджеры всего мира, но лучше старого дедушкиного принципа, «кнута и пряника», до сих пор пока ничего не придумали.

Поэтому мало нанять персонал, надо воспитать в нем лояльность к вашему предприятию. Лояльного и благодарного сотрудника гораздо труднее переманить, практически невозможно подкупить. Для этого необходимо выстроить максимально эффективную систему мотивации персонала, как материальную, особо уделив внимание оказанию дополнительной материальной помощи в критические моменты, так и нематериальную. Для этого в анкете каждого вашего сотрудника проставьте его мотивы выбора вашей компании, это даст вам возможность понять, чем модно удержать сотрудника и завоевать его преданность и доверие. Способствует повышению лояльности работников и сильная корпоративная культура предприятия, которая проповедует идеологию преданности, семейственности фирмы.

И наконец, последнее, что необходимо соблюдать – грамотное увольнение работника. Хуже всего, когда сотрудник уходит с чувством обиды и затаенным гневом. Это как «бомба замедленного действия», никогда не знаешь, где и когда рванет.

Итак, что необходимо сделать, если ваш работник поставил вас в известность о своем предстоящем увольнении:

– по возможности достаточно быстро организовать передачу дел, скопировать его рабочую папку со всеми данными на случай ее возможного повреждения. На моей памяти были случаи полной очистки данных из рабочих папок, пропадали все сделанные отчеты, проведенные исследования, клиентская база. Это была своего рода маленькая месть увольняющегося обиженного сотрудника. Пришлось всю работу, за которую он ни один месяц получал зарплату, полностью повторять;

– выяснить реальную причину увольнения. Для этого можно расспросить родственников, знакомых, поговорить с друзьями и коллегами. Желательно узнать, куда именно уходит ваш работник;

– определить степень лояльности сотрудника к вашей фирме и объем известной ему информации, особенно дело касается конфиденциальных данных;

– просчитать возможные риски, связанные с разглашением известных работнику сведений, чтобы успеть выработать меры по предотвращению возможных последствий. Например, ваш сотрудник работал над заключением крупного контракта с новым клиентом. В ваших интересах заключить этот контракт до ухода сотрудника, иначе клиент вместе с работником может переместиться к конкуренту;

– сменить все известные увольняющемуся сотруднику пароли и коды доступа к ценной информации, чтобы он не успел прихватить с собой эти данные. Слова и запомненная информация тоже могут принести вам достаточно хлопот, но это многократно усилится, если скопированные точные данные «уйдут» вместе с работником. Например, ваш экономист прихватит с собой пару расчетов вашей себестоимости, химик-технолог – разработанную формулу уникального вкуса прохладительного напитка;

– провести беседу с увольняющимся сотрудником, напомнив ему об ответственности за разглашение коммерческой тайны и иные неправомерные действия;

– провести беседу с персоналом, друзьями, коллегами с объяснением причин увольнения. Эту процедуру необходимо проводить, чтобы избежать сплетен и домыслов;

– сообщить всем клиентам, с которыми работал ваш сотрудник, о его увольнении;

– проверить, нет ли пропажи документов, все ли пароли и ключи сданы.

Соблюдение этих простых правил позволит вам заблаговременно подготовиться к возможным последствиям увольнения вашего сотрудника, даже если эти последствия окажутся весьма непростыми для вас.

И, пожалуй, самое важное, что необходимо предпринять, чтобы снизить риск разглашения ценной информации – это введение на предприятии режима коммерческой тайны, неразрывно связанной с внедрением процедуры конфиденциального документооборота.

Коммерческой тайной признается информация, имеющая коммерческую ценность, которую не надо (в отличие от изобретения), патентовать или как-то иначе регистрировать, которая охраняется законом и сможет сохраняться неограниченное количество лет. Каждая фирма выбирает свой метод определения внутрифирменной коммерческой тайны. Чаще всего мелкие предприниматели используют тотальный метод, при котором коммерческой тайной объявляется все, что только разрешено объявлять по закону. С одной стороны, это самый простой и действенный способ. С другой стороны, конфиденциальный документооборот в этом случае затруднит во многом процедуру подписания самых простых бумаг.

Второй метод, называемый плагиаторским, заключается в том, чтобы узнать, а что, собственно говоря, чаще всего подпадает под понятие коммерческой тайны у остальных, и принять у себя. Метод мог бы успешно использоваться, если бы не уникальность каждой отдельно взятой фирмы. В одной компании конкурентов заинтересовало бы одно, в другой другое. Например, для маленьких типографий было бы интересно знать имена и телефоны поставщиков расходных материалов комбината и технологию ручного изготовления книг, но меньший интерес вызвали бы клиенты, так как по мощностям они все равно не потянули бы большие тиражи. Универсальных способов определения коммерческой тайны так пока и не нашли. Третий способ носит название аналитический. Собрание специалистов по изучению рынка пытается спрогнозировать, какая именно информация могла бы заинтересовать потенциальных конкурентов, и именно она и объявляется коммерческой тайной. Способ достаточно дорогостоящий, так как требует долгих переговоров ведущих аналитиков предприятия. А таких специалистов на маленьком или даже среднем предприятии может попросту не быть. И наконец, можно просто пригласить экспертов со стороны и попросить провести соответствующее исследование. Такой способ является самым эффективным, но и достаточно дорогостоящим, поэтому небольшие предприятия все-таки останавливаются на первом варианте, даже понимая порой всю абсурдность ситуации, когда цены на товар, заключенные в прайс-листах, становятся объектом коммерческой тайны и не подлежат разглашению. В этом случае о соблюдении подобной тайны речь идти не может, и весь режим превращается в простую формальность.

Как правило, к коммерческой тайне организации относятся:

– данные о производстве (от количества станков до структуры кадров предприятия, от размещения оборудования до организации труда);

– разрабатываемые планы (развития, инвестиций, изготовленной продукции и необходимой закупки сырья, доходности и производства);

– различные аналитические обзоры, отчеты, анализы рынков сбыта, разработки рыночных стратегий, планы рекламных компаний, планы продаж;

– партнеры компании (от поставщиков до клиентов, от агентов до посредников, от деловых связей до инвесторов);

– финансовые данные;

– информация о текущих и будущих переговорах (времени проведения, стадии подготовки, участниках сторон, условиях контракта);

– формирование себестоимости продукции, рентабельность, скидки;

– предстоящие аукционы;

– технология изготовления продукции;

– условия работы с определенными заказчиками, в том числе система применяемых индивидуальных скидок, отсрочек, формирования цен для корпоративных заказчиков.

В то же время есть определенные данные, которые, согласно Федеральному закону «О коммерческой тайне», вы не можете объявить коммерческой тайной. Самые распространенные из них:

– учредительные документы, свидетельство о государственной регистрации индивидуального предпринимателя, идентификационный номер налогоплательщика, или ИНН, другие данные, подтверждающие регистрацию юридического или физического лица в различных государственных фондах, лицензии, документы, подтверждающие право определенных ваших сотрудников действовать от лица фирмы при заключении сделок;