Безотлагательные задания зачастую кажутся значимыми из-за сжатости сроков. Они требуют немедленных действий, но обычно не занимают много времени. Обычно мы стараемся побыстрее отделаться от срочных дел, чтобы заняться важными.

Бывают также случаи, когда позволительно отвлечься в данный момент на что-то более интересное, отложив на время серьезные дела. Но это можно сделать только при наличии веских оснований. Если возникает соблазн заняться чем-нибудь приятным, подумайте, каким образом вы сможете восполнить потраченное время, и спокойно, без угрызений совести и чувства вины, наслаждайтесь приятными моментами.

Конечно, есть вещи в равной степени неотложные и важные. В такой ситуации дело требует полной отдачи, ведь нельзя определить, какое из них более важное. Но в любом случае не забывайте об опасности не уложиться в сроки.

Проанализируйте свою деятельность. Определите, сколько времени вы тратите на исполнение обязанностей руководителя, а сколько уходит на рутинную работу, характерную для рода вашей деятельности или профессии.

Руководящая должность требует:

• продумывать заранее, все ли имеется для эффективного и качественного выполнения задания;

• собирать нужных людей и нужные материалы в нужное время в нужном месте;

• сообщать исполнителям об их заданиях; объяснять им критерии оценки выполненной работы и, если требуется, давать советы;

• убеждаться в том, что задействованные лица посвящены в суть проблемы и знают, как контролировать процесс.

Иными словами, вы должны уметь планировать, организовывать, направлять и контролировать ход выполнения работы.

Взгляните на перечень приоритетных заданий. Если вы не выполняете должным образом ни один из перечисленных пунктов, подумайте, что же вы все-таки делаете и относится ли это к вашим основным обязанностям.

Вы вполне можете обнаружить, что позволяете другим перекладывать на вас трудные, на их взгляд, задания, поскольку вы справляетесь с ними лучше. Возможно также, что вы затягиваете выполнение задания из-за отсутствия плана или нехватки необходимого оборудования. Причин для невыполнения основных обязанностей и несоблюдения сроков может быть множество. Но самое важное – вы можете даже не понимать, какую значительную роль играют ваши организационные способности в управлении времени.

После того как вы определите свои обязанности, наметите цели, расположите задания в порядке приоритетности и распределите их на неотложные и важные, вы с легкостью составите план эффективного использования времени.

Если все это кажется вам слишком обременительным и трудоемким, вспомните историю об одном китайском императоре. Он возжелал, чтобы к его дворцу вела кедровая аллея, и отдал приказ исполнить это управляющему поместьем. На что управляющий возразил ему: «Пройдет триста лет, прежде чем эта затея воплотится в жизнь». «В таком случае, – сказал император, – вы не можете терять ни минуты».

Подумайте над тем, как вы планируете свое время, и дайте ответы на следующие вопросы.

▲ Четко ли вы знаете свои обязанности? Не занимаетесь ли вы тем, что должны делать другие?

▲ Ясны ли вам цели вашей работы?

▲ Знаете ли вы, каких результатов вы должны добиться сегодня при условии, что сосредоточитесь на выполнении какого-то одного задания?

▲ Видите ли вы разницу между важным и неотложным?

▲ Все ли вы делаете для того, чтобы эффективно использовать время?

• определить основные задачи;

• наметить цели;

• выполнять важную работу по заранее составленному графику;

• быть готовым подкорректировать свои планы в случае непредвиденного изменения ситуации;

• четко различать важные и неотложные задачи;

• применять, если необходимо, управленческие решения. Это поможет лучше организовать время;

• немедленно начать планирование своего времени.

Управлять временем было бы легче, если бы постоянно не возникали различные непредвиденные обстоятельства, которые совершенно не способствуют осуществлению наших планов. Но что бы ни сулил день грядущий, какие бы вызовы ни бросал окружающий мир, не отчаивайтесь. Просто нужно найти несколько способов, которые помогали бы наилучшим образом использовать время.

Первый закон Паркинсона[1] гласит: работа заполняет время, отпущенное на нее. Вот почему очень важно определять сроки ее выполнения. Иначе работа может растянуться на несколько недель, а то и месяцев, и за длительный период сделано будет очень мало.

После установления окончательных сроков можно в этих рамках установить собственные – по принципу «матрешки». Так вы получите дополнительный стимул выполнить работу быстрее и не допустите, чтобы на нее ушло неоправданно большое количество времени.

Установите собственные временные рамки для различных заданий. Настройте таймер или напоминание в компьютере (либо воспользуйтесь будильником), чтобы знать об истечении срока, отведенного для какого-то задания. Вы будете удивлены тем, насколько это способствует организации и как много вы успели сделать в отведенное время. Более того, постепенно привыкая выполнять работу в установленные сроки, вы обнаружите, что справляетесь с ней все быстрее.

Мы боимся сложных заданий только потому, что они таковыми кажутся. Но, возможно, детально разобравшись в ситуации, обнаружится, что это совсем не так. Не стоит сразу же опускать руки, если вы не знаете, с чего начать работу. Например, при необходимости организовать переезд офиса важно не испугаться кажущейся сложности этой затеи.

Секрет в том, что с трудными заданиями легче справиться, если разделить их, словно арбуз, на более мелкие части. После этого надо наметить отдельный план выполнения каждого пункта и реализовывать их в порядке очередности. Таким образом, любое нелегкое задание покажется вполне осуществимым, и вы сможете внести отметку о выполнении в свой план.

Некоторые задания требуют особого внимания и сосредоточенности. При их выполнении нельзя отвлекаться на что-то другое, иначе можно сбиться или потерять мысль, и долгие часы напряженного труда будут потрачены впустую. Многие стараются найти тихое и укромное место, чтобы поработать. Однако есть и другие способы уединиться. Например, отведите в своем графике место «времени недоступности».

• Определите, в какие часы к вам можно обращаться, а когда вас нельзя беспокоить. Обязательно сообщите об этом всем, кто имеет привычку нарушать ваш покой.

• Включите автоответчик на пару часов, даже если вы на месте. Это освободит время для решения действительно важных вопросов, а сообщения можно будет прослушать позже, в специально выделенное время.

• Установите в ванной комнате «сухостираемую» доску с водостойкими маркерами, чтобы иметь возможность писать и планировать в тишине.

• Пусть ваш блокнот всегда находится рядом с кроватью. Поразительно, как часто важные мысли посещают нас в минуты наибольшего покоя.

Как часто мы высказываем разочарование после встречи: «Совершенно напрасная трата времени!» Например, нередко остается незамеченным, как изживают себя и становятся бесполезными еженедельные «пятиминутки». Но встречи и собрания должны способствовать эффективной работе, а не убивать время. Если вы ответственны за проведение какого-то мероприятия, убедитесь в том, что вы знаете:

• зачем нужно организовать встречу (не проще ли решить вопрос по телефону или отправить сообщение?);