Если вы научитесь определять уровни возможностей, которыми обладают сотрудники, то все, что от вас потребуется, – это обеспечить помощь тем, кто будет в ней нуждаться, позволить обойтись своими средствами и силами тем, кто способен выполнить работу самостоятельно. В противном случае получится так, что менее опытные люди вынуждены будут преодолевать те вершины, которые им не по силам, а более компетентным придется терпеть ваше постоянное и ненужное вмешательство в работу, которую они могут выполнить с закрытыми глазами.

Правильное распределение требующейся от вас помощи между разными категориями исполнителей благоприятно повлияет на развитие сотрудников, чьи умения нуждаются в совершенствовании, и на мотивацию профессионалов. Таким образом, все стороны только выиграют от делегирования. Итак, главная цель – обучить Валетов, воодушевить Королей и Королев, и в результате обнаружить в своем окружении исключительно Тузов.

Для надлежащего выполнения делегированного задания человеку, прежде всего, необходимо знать факты и чувствовать поддержку.

Чтобы ясно осознавать конкретные требования к поручаемой работе, исполнители должны иметь полную информацию:

• о рамках передаваемых полномочий, особенностях и границах их дальнейшего распределения для четкого понимания степени подотчетности;

• о границах сферы влияния, которые нельзя преступать при выполнении порученного задания. Информирование всех подчиненных об этом необходимо для избежания препятствий в ходе выполнения поручения;

• об обозначенных вами критериях и граничных допустимых сроках. Исполнитель должен четко знать, каких результатов от него ожидают и за какой срок задание должно быть выполнено.

Кроме этого, людям необходимо чувствовать, что их усилия будут оценены по достоинству. Постарайтесь убедить их в следующем:

• Вы готовы оказывать всестороннюю поддержку в ходе выполнения задания, поэтому в случае возникновения каких-либо трудностей, они всегда могут опереться на ваше плечо и обсудить возникшую проблему.

• Вы переживаете за выполнение задания не меньше их и хотите, чтобы они успешно справились с поручением.

• Вы уверены в них и в их способностях.

Слишком много людей, практикующих делегирование, концентрируются на факте необходимости выполнения работы, отказываясь понимать, что психологические особенности поведения людей также очень важны.

Идеальное делегирование – это когда задание поручается человеку, компетентному в конкретной области, который воспринимает его как стимулирующее и увлекательное.

Чтобы приблизиться к этому эталону, следует проанализировать задание, которое вы решили поручить, и безошибочно выбрать человека из своего окружения, способности которого наиболее соответствуют требованиям поручения. Например:

• Задание, которое вы должны делегировать – например, инвентаризация архива. Такая работа предполагает классификацию и систематизацию файлов, значит, требуется человек, обладающий аналитическим умом. Такое поручение может быть интересным и развивающим для сотрудника, которому еще необходимо приобретать определенные навыки, поэтому очень подходит Валету.

• Задание, которое следует делегировать – к примеру, написание стандартного письма, которые вы составляете регулярно, но требующее редактирования для конкретного адресата. Для выполнения такой работы не обойтись без базовых ключевых навыков, общего понимания сути и глубокой заинтересованности. Поэтому такое задание может открыть дополнительные горизонты для жаждущих взять на себя больше ответственности и чрезвычайно подходит для Королей и Королев.

• Задание, которое вы можете делегировать. Поскольку организация презентации включает такие этапы, как планирование, координация и взаимодействие с людьми, вам потребуется человек, который силен в принятии решений и не боится брать на себя ответственность. Тузу наверняка бы понравилась такая работа.

Даже если сложно найти человека, идеально подходящего для выполнения всего комплекса предполагаемой работы, всегда можно остановить выбор та том исполнителе, который может справиться с отдельной ее частью. Поручая сотруднику выполнение определенного аспекта работы, вы предоставляете ему возможность поучаствовать в осуществлении всего задания, понять его суть, а после приобретения соответствующих навыков можете делегировать работу целиком.

Правильный выбор исполнителей для выполнения конкретного задания требует предварительного анализа не только их способностей, но и определения их возможного интереса и мотивирующих факторов.

Делегирование напоминает обеспечение влажной, жаркой атмосферы в оранжерее с тропическими растениями. Если вы не создадите нужных условий, растения не зацветут.

Как и при выращивании редких орхидей, делегирование может быть эффективным лишь тогда, когда вы понимаете, что необходимо предпринять для стимулирования работы и получения наилучших результатов.

Чтобы во всеоружии подойти к выбору исполнителей, достойных выполнения специфических заданий, дайте ответы на такие вопросы.

▲ Можете ли вы определить уровень знаний и навыков, которыми обладает каждый из кандидатов?

▲ Обозначили ли вы виды заданий, которые наиболее подходили бы для Тузов или Королей и Королев?

▲ Знаете ли вы, с какими поручениями без труда справятся Валеты при условии проведения минимального обучающего курса?

▲ Подготовили ли вы информацию, с которой необходимо ознакомить исполнителей?

▲ Понимаете ли вы важность психологической поддержки?

▲ Стараетесь ли вы максимально точно подобрать задания соответственно имеющимся у сотрудников навыкам?

• проанализировать способности разных сотрудников;

• определить, какие задания подходят для Тузов, Королей и Королев;

• выделить те поручения, которые при незначительной помощи могут выполнить Валеты;

• подготовить информацию, необходимую для успешного выполнения задания;

• понять важность поддержки и поощрения тем, кому поручено осуществление части ваших обязанностей;

• постараться поручить задание правильным исполнителям.

Как только вы определили задания, подлежащие делегированию, и выбрали предполагаемых исполнителей, необходимо проинструктировать их, потому что они непосредственно будут заняты осуществлением работы.

Первичный инструктаж включает в себя характеристику общей картины, обсуждение деталей, определение стандартов, распределение конкретных задач и установление системы промежуточных отчетов о ходе выполнения задания.

Общие черты задания должны быть представлены в ходе ознакомления с поручением. Необходимо охватить три основных момента.

• Предполагаемые действия. Например: «Я бы хотел, чтобы вы взяли на себя организацию предстоящей презентации».

• Обоснование необходимости выполнения. «Мы обнаружили, что организация встреч с заказчиками поможет эффективнее продемонстрировать наши новые продукты».

• Роль задания в общем процессе. «Презентация формирует ключевой элемент нашей маркетинговой стратегии. Это очень важно, потому что позволяет придерживаться стандартов и развивать область специфических интересов различных потребителей».

После этого стоит персонализировать задание и добиться подтверждения согласия, приводя аргументы в пользу выбора именно этого специалиста и демонстрируя свою уверенность в его (ее) способностях выполнить это задание. Например: «Я сделал выбор в вашу пользу, потому что вы часто выражали желание получить дополнительные обязанности, и убежден, что вы на самом деле прекрасно выполните работу».