• способностей, необходимых для выполнения поручения;

• действий, которые нужно предпринять, и оборудования, которое должно быть использовано в ходе осуществления порученного задания;

• взаимоотношений с другими людьми, необходимых для завершения всего комплекса работ.

Таким образом, в первую очередь следует обратить внимание на навыки и умения, необходимые для эффективного выполнения/

Инвентаризация архива. Вам уже не удается срочно найти необходимую информацию, поэтому необходимо усовершенствовать систему ее хранения. Это задействует:

• способности: логическое мышление;

• действия: сортировка файлов, системное расположение информации;

• взаимоотношения: консультации с другими людьми.

Редактирование стандартного письма. На вашей фирме налажен ежегодный итоговый обмен письмами с потребителями, и вам необходимо написать стандартное письмо, которое в то же время будет и индивидуальным. Это включает:

• способности: принятие решения;

• действия: написание письма; использование текстового редактора;

• взаимоотношения: понимание потребностей потребителей.

Организация презентации. Было принято решение провести презентацию с целью предоставления большего количества информации потребителям о продуктах и услугах, которые предлагает компания. Это подразумевает:

• способности: планирование;

• действия: организация и руководство;

• взаимоотношения: установление связей с другими людьми с целью достижения взаимопонимания и сотрудничества.

Принимая во внимание все необходимое для каждого из делегируемых заданий, вы получите более четкое представление о том, что нужно сделать, чтобы работа была выполнена другим исполнителем на должном уровне.

Делегирование подразумевает передачу части ваших обязанностей и полномочий, но при этом оставляет вас ответственным за результат выполнения задания. Важно помнить, что если возникнут какие-либо проблемы в ходе выполнения поручения, то, несмотря ни на что, делегирующий несет ответственность за результат. Поэтому, прежде чем поручать любое задание, предварительно определенное вами как подходящее, необходимо оценить степень риска в перепоручении работы, за которую вы в итоге несете полную ответственность.

Выражаясь практическими терминами, следует получить такую информацию:

• Насколько высок риск? Каковы возможные последствия ошибочного выбора исполнителя и каковы шансы такого исхода?

• Насколько велика ответственность? Какие обязательства из возложенных на вас доверяются другим?

• Насколько обширен круг полномочий? До какой степени вы готовы отказаться от своей сферы контроля?

Это не всегда так просто, как кажется на первый взгляд; например, можно нести ответственность, скажем, за финансы и при этом не иметь полномочий ими распоряжаться. Задание, выбранное вами для делегирования, может вполне попадать в категории «должно», «следует», «можно», но не пройти проверку на отсутствие высокого риска. Только полная осведомленность относительно всего, что включает в себя задание с точки зрения подотчетности, позволяет быть уверенным, что вы не подвергнетесь неоправданному риску, угрожающему вашей компетенции.

Делегирование требует систематизации вашей деятельности и разделения тех заданий, которые могут и должны быть поручены, от тех, которые необходимо выполнить самостоятельно.

Анализируя суть работы, планируемой для делегирования, определяя умения и способности, необходимые для осуществления задания, вы сможете обозначить все необходимое для того, чтобы задание было выполнено хорошо. Взвешивая вероятность риска, ответственности и полномочий, которые включает в себя поручение, вы можете свести к минимуму неизбежные для делегирования проблемы.

Таким образом вы сделаете мудрый шаг и обеспечите точное попадание в цель при выборе работы, наиболее подходящей для делегирования.

Ответы на нижеприведенные вопросы помогут вам получить наиболее полное и четкое представление о своей работе.

▲ Есть ли задания, до сих пор выполняемые вами лично, делегирование которых в равной степени обязательно и целесообразно?

▲ Есть ли среди ваших обязанностей такие, которые вы можете делегировать при условии, что найдете человека, способного с ними справиться?

▲ Определили ли вы ту работу, которую не можете делегировать и выполнение которой вы должны оставить за собой?

▲ Имеете ли вы представление о том, обладание какими умениями и навыками наиболее существенно и необходимо для делегируемого задания?

▲ Знаете ли вы, какую ответственность влечет за собой эта работа?

▲ Знаете ли вы, какие полномочия должны быть делегированы наряду с самим заданием?

▲ Оценили ли вы возможный риск?

▲ Понимаете ли вы, что в любом случае будете нести ответственность за задание, которое перепоручаете?

• четко знать, какие задания вы должны, вам следует или вы можете поручить;

• определить задания, которые необходимо выполнять самостоятельно;

• прежде чем поручить работу, проанализировать способности и возможности, необходимые для ее выполнения;

• оценить возможный риск;

• никогда не забывать, что при любых условиях вы несете ответственность за задания, которые делегируете.

Как только вы определили, какие задания могут и должны быть выполнены другими сотрудниками, необходимо решить, кто бы мог воплотить ваши планы в жизнь. Далеко не у всех людей одинаковый уровень развития знаний и умений; некоторые могут обладать неординарными умениями и непревзойденным опытом, другим же пока не представлялась возможность проявить свои способности, знания третьих давно утратили свою актуальность, и им необходимо повысить квалификацию и мотивацию.

Таким образом, первое, что необходимо сделать, – проанализировать уровень способностей потенциальных исполнителей.

Принимая решение при выборе возможного исполнителя для каждого конкретного задания, прежде всего следует обратиться к перечню предполагаемых возможностей всех потенциальных исполнителей.

В соответствии со способностями вы сможете разделить выбранных вами людей на три основные категории.

• Тузы. Это профессионалы. Важно то, что их можно избавить от вашей опеки сразу же после поручения задания, разве что потребуется помощь в каких-то отдельных вопросах. Если же такое случится, следует принимать каждую такую просьбу о помощи очень серьезно. Не нужно вынуждать квалифицированного человека произносить следующую фразу: «Я никогда бы не обратился к тебе за советом, если бы сам знал, что следует делать».

• Короли и Королевы. Это тоже достаточно квалифицированные специалисты, но им время от времени нужна поддержка. Необходимо периодически проверять ход выполнения поручения и ненавязчиво наблюдать, сопровождая это словами поощрения.

• Валеты. Эти люди нуждаются в том, чтобы их обучили, как следует выполнять то или иное задание, поэтому вы могли вообще не рассматривать их кандидатуры. Но нехватку опыта не следует отождествлять с недостатком способностей. Необходимо объяснить, каким образом следует выполнить задание и наладить обратную связь в случае, если возникнет потребность почувствовать уверенность и пройти срочный вводный курс.

Существует еще одна категория, о которой очень часто забывают.

• Джокеры. Это аутсайдеры, выпавшие из обоймы, к которым, впрочем, вполне можно обратиться за помощью в случае крайней необходимости. Их настоящая ценность проявляется в полной мере, когда «горит» срочное задание или специфическая работа, ведь они могут обладать особыми, неординарными способностями. Когда вы перегружены работой, помните, что независимо от характера и сложности задания обычно можно найти кого-то, кто мог бы стать вашей палочкой-выручалочкой.