Не стоит полагаться на память – записывайте! Ведь наше восприятие времени весьма субъективно: двадцатиминутное совещание может показаться вечностью, в то время как получасовой телефонный разговор с другом пролетит как несколько минут.

Некоторые люди постоянно ведут учет своего времени, расписывая свой день буквально по минутам, и строго следуют намеченному плану.

Иногда такой подход становится источником напряжения и несет больше вреда, чем пользы, – во всем нужна мера!

Составьте таблицу из двух граф: «Вид деятельности» и «Затраченное время». Заносите в нее дела, которыми вы занимались в течение дня, и затраченное на них время с точностью до 10 минут. Делайте это в течение одной недели и постоянно анализируйте записи.

Подумайте, какие вопросы можно решать только самостоятельно, а какие передать подчиненным.

Теперь начинайте планировать.

Вы можете просто составить список задач по степени важности на данный момент и вычеркивать по мере выполнения.

Вносите в список только те дела, которые действительно требуют вашего внимания.

Помните правило: 80 % успеха приносит реализация 20 % дел, т. е. максимальный процент успеха вам принесет выполнение 2 дел из 10.

Не поддавайтесь соблазну выполнить сначала дела, требующие минимальных усилий, чтобы скорее вычеркнуть их из списка.

Выбирайте наиболее продуктивное время дня для выполнения наиболее важных и сложных задач.

Менее важные дела выполняйте по мере поступления сигнала о необходимости их выполнения.

Особенность правильной организации времени состоит в том, чтобы сначала спланировать год, а потом – день. Отметьте в еженедельнике все заранее известные значимые моменты года: встречи с партнерами, регулярные совещания, годовое собрание акционеров, отраслевые выставки и конференции, личные даты.

Теперь планируйте следующую неделю. Составьте список еженедельно повторяющихся дел. Оставьте один день в неделю свободным от деловых встреч, тогда у вас будет возможность посвятить его решению внезапно возникающих срочных вопросов. Подсчитайте, сколько времени осталось в вашем распоряжении.

Возможно, что вы запланировали больше дел, чем в состоянии выполнить. В этом случае необходимо подумать о дополнительных ресурсах.

Разделите все дела на четыре категории: важные и срочные; важные, но не срочные; срочные, но не важные; несрочные и неважные. Естественно, дела будут «кочевать» из одной графы в другую. Например, завтрашнее совещание на прошлой неделе относилось к графе «важное, но не срочное», а в данный момент стало «важным и срочным». Подумайте, какие дела необходимо выполнить лично, какие можно передать, а какие можно вообще отложить.

Если вам предстоит дело, по какой-либо причине неприятное для вас, например объявление об увольнении сотрудника или сообщение о задержке крупной поставки, мысленно «прокрутите» ситуацию до конца и примиритесь с результатом. Определите для себя наиболее продуктивные часы дня и сопоставьте их с вашим расписанием. Отведите время для отдыха.

Время от времени меняйте вид деятельности – работа пойдет быстрее, но не делайте этого слишком часто, иначе добьетесь обратного эффекта – слишком частое переключение тормозит работу.

При выборе дела, которым необходимо заняться в первую очередь, спросите себя: «Как в данный момент я могу потратить время с наибольшей пользой?» Это поможет расставить приоритеты.

Передача полномочий не является автоматической реакцией на перегруженность руководителя работой.

Суть делегирования – это распределение обязанностей, полномочий и ресурсов с целью достичь наивысшего результата.

Необходимым условием делегирования полномочий является доверие к людям, которые на вас работают.

Рассмотрим обязательные этапы эффективной передачи полномочий.

1. Принятие решения о передаче конкретных полномочий.

Обычно передаются полномочия по выполнению тех задач, которые:

– другие лица могут выполнить более профессионально, с меньшими затратами средств или времени;

– легко вписываются в контекст основной деятельности лица, которому вы делегируете полномочия;

– откровенно рутинные;

– способствуют профессиональному росту подчиненных.

Однако есть задания, которые никогда нельзя перепоручать – потеряете в два раза больше времени, исправляя ошибки. К ним относятся:

– планирование основного проекта;

– подбор команды исполнителей этого проекта;

– контроль за работой команды;

– стимулирование членов команды;

– оценка членов команды;

– вознаграждение членов команды.

Кроме того, нельзя делегировать обязанности, которые официальный менеджер должен выполнять согласно закону или следуя политике компании.

2. Выбор подходящего исполнителя.

Прежде всего подумайте о сотрудниках, которым необходим опыт практической деятельности. Не стоит злоупотреблять безотказностью особенно загруженных работой сотрудников.

3. Подготовка исполнителя.

Главная задача менеджера в данном случае состоит в том, чтобы научить исполнителя правильно использовать делегированные полномочия.

Стоит сделать это заранее, чтобы впоследствии вас не отвлекали многочисленными уточняющими вопросами.

4. Контроль за осуществлением делегированных полномочий.

Вы должны точно помнить, кому и какие полномочия вы передали, а также контролировать выполнение поставленных задач и соблюдение установленных временных рамок.

Грамотное делегирование полномочий высвобождает огромные временные ресурсы, поэтому менеджеру совершенно необходимо овладеть этим организационным инструментом.

Осознание того факта, что неумолимое время все-таки можно обуздать с помощью самоорганизации, помогает человеку удержаться на плаву, лавируя в таких порой неспокойных водах «реки времени».

Особенность восприятия времени зависит от многих факторов. Прежде всего необходимо отметить, что субъективный аспект ощущения времени напрямую связан с особенностями организма человека.

Биологические часы по-разному «сигнализируют» о течении времени. Вспомним, например, ощущение времени в детском возрасте.

Время течет медленно, дни за днями, недели за неделями, и так хочется, чтобы скорее наступил Новый год. С большим нетерпением дети ждут своего дня рождения.

Ведь они стремятся скорее повзрослеть, пойти в школу, войти во взрослый мир, где тебе никто не будет говорить, что ты еще маленький, что этого нельзя, того нельзя и вообще пора идти спать.

Ребенок подрастает, наступает важный момент – долгожданное Первое сентября. И малыш считает, что он стал большим, его называют этим гордым словом – школьник. Кажется, что время начинает идти немножечко быстрее.

Однако все равно тот заветный момент, когда малыш станет выпускником, кажется таким далеким, что до наступления его пройдет еще много-много времени.

Наконец, проходят десять лет учебы в школе. В этот момент впервые можно услышать, что про годы говорят, будто бы они «пролетели». Течение времени становится стремительным, и чем дальше, тем быстрее. Однако вспомним ощущение времени в течение школьных лет. О том, что годы летят, мы говорим лишь в старших классах, в более раннем возрасте кажется, что время течет замедленно. Это говорит о том, что время «убыстряется» постепенно, по мере взросления человека.

Но вернемся к выпускнику. В его жизни грядет новый этап. Кто-то решает вступить в этот период во взрослую жизнь. И тогда для таких людей время еще более убыстряется.

Оно не так стремительно, как у их родителей, но течет значительно быстрее, нежели у сверстников, решивших продолжить учебу в институте.

Те, кто поступают в институт или техникум, опять оказываются как бы в начале пути. Они – первокурсники, и жизнь для них начинается заново. Они только начинают привыкать к новой роли, новому распорядку, иному течению времени. Им все еще кажется, что впереди долгих пять лет учебы.