Некоторые ученые отмечают точки уплотнения времени: моменты возникновения кризисных ситуаций в политике и экономике. В это время велика вероятность смены направления общественного развития: переворотов, смен правительственного курса. Николай Чижевский создал новое направление этой концепции – политическую физику. Основные положения ее раскрыты в работе «Ритмы Солнца», в которой рассматривается влияние астрофизики на политическую реальность в зависимости от солнечной активности (появление солнечных пятен, магнитных бурь, рождение сверхновых звезд).

Эти явления накладывают сезонный отпечаток на ритмы политической деятельности (вспышки политической активности весной и осенью).

Временные фазы подъемов и спадов свойственны каждому человеку. Всем известно такое понятие, как «внутренние часы», регулирующие время нашего подъема и засыпания. Люди, когда-либо работавшие в ночную смену или пересекавшие часовые пояса, подтвердят, что такие перемены оказывают существенное влияние на самочувствие. Неслучайно спортсмены стараются прилетать на соревнования, проходящие в другом часовом поясе, за несколько суток. Это необходимо, чтобы «внутренние часы» успели перестроиться.

Однако зачастую мы обращаем мало внимания на повседневные пики и спады своей физической активности, которые к тому же сугубо индивидуальны. Установлено, что чередование этих периодов может существенным образом сказываться на интенсивности и эффективности трудовой деятельности.

Поэтому, планируя выполнение наиболее трудных задач на время, когда вы находитесь на пике активности, вы получаете наибольшую степень отдачи.

Задумайтесь, рационально ли вы используете свое время?

Кто-то называет себя «жаворонком», кто-то – «совой». Уверены ли вы, что график вашей работы сложился именно по этому принципу, а не из-за трудностей, с которыми вы столкнулись в процессе организации своего рабочего дня?

Например, вы можете думать, что вечернее время наиболее продуктивно для вас с точки зрения составления планов, а на самом деле эта задача была перенесена вами на вечер из-за вашей неспособности найти для нее время в течение рабочего дня.

Организуя свое рабочее время и устранив ненужные перерывы в работе, которые могут быть вызваны различными причинами, вы сможете пересмотреть свое мнение относительно оптимального времени для выполнения той или иной задачи.

Проведите небольшой тест.

Разбейте ваш рабочий день на шесть периодов:

– раннее утро;

– позднее утро;

– раннее послеобеденное время;

– позднее послеобеденное время;

– ранний вечер;

– поздний вечер.

Теперь определите те задачи, к которым вы с наибольшей долей вероятности могли бы приступить в каждый из периодов.

Вот примерный список задач (если они для вас не специфичны, подберите задачи, решение которых характерно для вашей повседневной жизни).

1. Организация и ведение рабочего совещания по текущим вопросам.

2. Телефонные переговоры с поставщиками по поводу задержки поставок сырья.

3. Планирование проведения презентации товаров или услуг вашей фирмы.

4. Разбор входящей корреспонденции.

5. Профессиональный тренинг.

6. Подготовка отчета о проделанной работе.

Как проверить, верны ли ваши предположения? Возьмите лист бумаги и разделите его на три колонки:

– задача;

– время суток;

– комментарий.

В течение недели вносите в таблицу все ваши действия по выполнению важных задач, требующих значительных усилий и больших затрат времени. Те задачи, которые требуют от вас максимальных усилий, постарайтесь передвинуть на периоды, когда вы предположительно находитесь на пике активности. Не забывайте фиксировать любые изменения в интенсивности и эффективности вашей деятельности.

Обычный стереотип пиков и спадов активности является хорошей основой для определения временных периодов, на которые следует планировать те или иные виды деятельности. Однако не следует безоговорочно полагаться на него.

В конце напряженной рабочей недели любая задача может показаться невыполнимой. Если есть возможность – отложите решение этой задачи, так как на данном этапе вы вряд ли сможете добиться значительных результатов и вместе с тем затратите на исполнение больше времени, чем это реально необходимо.

В данном случае вам стоит переключить внимание на решение более легких задач технического характера до тех пор, пока не почувствуете готовность вернуться к вопросам, требующим значительных усилий и напряженного внимания.

Следите за тем, чтобы это не стало для вас способом оправдания разного рода отсрочек.

Не превращайте этот стереотип в догму: если сегодня работа спорится, не стоит останавливаться по истечении времени активности или в том случае, если вы уже выполнили намеченный на сегодня объем работ. Свое время следует планировать гибко, прислушиваясь к состоянию своего организма.

Планирование задач на соответствующее им время – хороший способ повышения продуктивности рабочего процесса. Более подробно о биологических часах мы поговорим в следующей главе.

Рабочая нагрузка обычно состоит из множества различных проблем. Для решения большинства из них существует возможность гибкого распределения времени. Почти все задачи можно распределить на три группы:

– технические задачи (рутинные мероприятия, выполнение которых необходимо для того, чтобы было можно осуществлять основную работу, быть в курсе событий, имеющих к ней непосредственное отношение, правильно организовать свое рабочее место и т. д.);

– задачи общественного характера (переговоры, встречи, презентации, тренинги, собеседования по приему на работу новых сотрудников);

– творческие задачи (планирование, написание докладов, анализ результатов и подведение итогов, решение стратегических проблем).

Различные задачи предъявляют различные требования к исполнителю. Соответственно, чтобы правильно распределить нагрузку, нужно, чтобы та фаза активности, в которой вы находитесь в данный момент, соответствовала требованиям выполняемой задачи.

Задачи по техническому обслуживанию требуют наименьшей отдачи сил.

Тем не менее нередко случается, что эти простые и не очень важные вещи отвлекают вас от выполнения тех задач, которые требуют постоянной напряженной концентрации внимания и усилий. Высвободить энергию, необходимую для решения наиболее трудоемких задач, можно, используя силу привычки.

Если вы предпочитаете творческую работу и чувствуете отвращение ко всему, что связано с рутиной, вас должно утешать сознание того, что привычные рутинные дела, которые вам приходится выполнять день за днем, создают ресурс времени, необходимый для решения творческих задач.

Есть виды деятельности, практически не требующие расхода интеллектуальной энергии. Например, поддержание порядка на рабочем месте, обновление графиков, аккуратная проверка входящей корреспонденции. Если эту работу довести до автоматизма, привычки, то можно повысить продуктивность более сложной работы.

Творческие задачи обычно отнимают наибольшее количество времени и сил и требуют наивысшей концентрации внимания.

Задачи общественного характера могут варьироваться по продолжительности, но в любом случае они требуют огромного расхода эмоциональных сил. Никому не нужно объяснять, чего стоит объявление выговора подчиненному или уведомление сотрудников о предстоящем сокращении штатов.

Сами по себе эти задачи могут и не занять много времени, но по психологической нагрузке они вряд ли сравнимы с двумя предыдущими видами задач. Подобные мероприятия требуют от исполнителя предварительной моральной подготовки, поэтому стоит особенно тщательно обдумать время их проведения.

Примерами линейной концепции применительно к рабочему процессу являются планирование и делегирование полномочий, состоящие из нескольких последовательных этапов.

Скорее всего жизненных целей у вас несколько. Если не хотите впустую тратить время (а это непременно произойдет, если вы будете разрываться между достижением сразу нескольких целей), необходимо расставить приоритеты. После того как вы определите основные цели, но прежде, чем приступите к планированию, проведите «инвентаризацию» своего времени. Вспомните, на что вы тратите свое рабочее время.