Как и при ведении дневника визуальных записей, в данном случае существует немало ситуаций, когда необходимо достать ручку и набросать на бумаге свои идеи или зафиксировать то, что говорит собеседник, – все это создает рабочую атмосферу и взаимопонимание.

• Нарисуем успех. Начиная любой проект или процесс, вам обязательно придется встретиться со спонсором или инициатором проекта. Так вот именно в этот момент надо достать ручку и сказать: «А давайте нарисуем, как все это будет выглядеть, когда мы добьемся успеха». Сядьте так, чтобы ваш собеседник хорошо видел, что вы рисуете, и начертите круг. И просто в виде списка или кластеров запишите информацию, которая будет проясняться в ходе беседы. Круг и незаполненное пространство мгновенно поместят ваш разговор в контекст ваших представлений и в перспективу будущего вашего проекта.

• Нарисуйте то, как вы можете что-то предотвратить. Как-то мне довелось вести встречу, посвященную разработке стратегии, группы скептически настроенных инженеров в компании, производящей полупроводники. Их попросили подумать над тем, как модернизировать деятельность. Приказ был спущен сверху, но сопротивление было велико. Я почувствовал это, как только сопоставил цели и повестку дня встречи. Поэтому я подошел к доске и нарисовал круг, а потом несколько стрелок, указывающих на круг. Затем повернулся к ним и сказал: «Прежде чем начать работу, давайте подумаем, действительно ли эта встреча, как и сам процесс модернизации, ни к чему не приведет». После чего сделал каменное лицо и стал ждать. «Мы можем вообще не поднимать эту тему, когда вернемся к работе», – сказал кто-то из них. Я немедленно записал эту фразу. «Что еще?» – я не дал им времени на раздумья, и вскоре мы записали 8–10 соображений, а заодно от души посмеялись. Они осознали, что я не такой уж наивный, как им казалось, понимаю стоящие перед ними трудности, и встреча прошла вполне успешно.

• Мозговой штурм с пузырями. Человеческий мозг автоматически соотносит друг с другом два объекта, расположенных на одном листе бумаги. Когда вы начинаете проект или рабочую встречу, полезно идентифицировать элементы, которые могут стать частью успешной работы, и нарисовать их в виде кружков и стрелок («пузырьковой диаграммы»), а не записывать списком. Такая форма записи заставляет наш мозг сопоставлять детали и настраивает аудиторию на конструктивный диалог. Необязательно упорядочивать элементы, достаточно, чтобы их можно было легко прочесть.

• Диаграмма рабочей встречи. Основные фигуры превосходно подходят для создания диаграммы рабочей встречи. Кружками можно обозначить прошедшие встречи и созданные рабочие подгруппы; квадратами – документы, которые необходимо создать; пустыми стрелками – проекты, которые необходимо завершить. Соедините их вместе, разметив результаты на временной оси; зафиксируйте маркерами все то, что нужно сделать. Такая неформальная зарисовка прокладывает надежный путь для мысли.

• Диаграмма «За и против». Этот простой рисунок поможет вам, если вы никак не можете понять, какое принять решение. Проведите вертикальную линию, разделив лист пополам, одну половину озаглавьте «За», а другую – «Против». Теперь запишите в каждую колонку соответствующие аргументы. Придавая информации такой формат, вы замедляете процесс мышления, что приводит к более целостному восприятию ситуации. Оба списка выступают также в роли визуального инструмента, напоминая весы. Вы сразу же видите, на какой чаше чего-то не хватает. Один только этот инструмент может подсказать вам путь к решению.

Часть II этой книги сосредоточена на проведении больших встреч и интерактивном вовлечении их участников в работу. В частях III и IV говорится о визуализации в больших форматах. Имейте в виду, что простейшие приемы, о которых мы сейчас говорим, остаются столь же полезными при переходе к работе на крупных мероприятиях. В графической визуализации, как в музыке, простейшие строительные блоки становятся основой всего, оставаясь наиболее полезными инструментами в работе. Запись на флипчарте настолько же целесообразна и эффективна, как и любой другой инструмент визуализации.

По мере того как метод визуализации работы становился все более популярным, в практику вошло использование графических шаблонов – больших графиков работ, которые вешали на стену. Будучи отчасти структурированными, такие заготовки имели прямое отношение к рабочим дискуссиям. Некоторые практики для ведения дневника или работы с собеседником, по сути, тоже являются графическими шаблонами. График с «вершинами» и «долинами» – вот простейший шаблон. То же самое можно сказать о перечне «За и против» и о пейзажах.

Один из способов получить первые результаты методом визуализации – создать простую заготовку еще до начала рабочей встречи. А затем дать возможность людям ее заполнить, используя стикеры или записывая прямо на диаграмме. Именно этим практикам я обучал группу менеджеров по персоналу в Сингапуре, и одна из них сразу после занятий должна была участвовать в организационном совещании. Ей хотелось, чтобы в процесс обсуждения вопроса «Как много я смог узнать об изменении?» включилось как можно больше участников. Я предложил ей создать простейшую заготовку с вопросами и оставить в ней место для того, чтобы другие могли что-то дополнить. Она сделала цветную и зрительно запоминающуюся заготовку, которая в итоге сработала очень хорошо.

Есть виды совещаний, во время которых в качестве инструментов, направляющих дискуссии, без особой подготовки можно использовать простые заготовки.

• Мозговые штурмы. В ходе них разбирают один-два простых вопроса, вокруг которых группа должна организовать информацию в кластерах.

• Планирование повестки дня. Предполагаемые категории для обсуждения: • результаты, • участники, • потенциальные действия, • повестка дня.

• Подведение итогов. На следующее утро после семинара, тренинга или выездной учебы можно начать разговор о пройденном и понять, что людям удалось усвоить. Сделайте заготовку, оставив место, где можно отметить то, чтобы было изучено днем раньше. Это прекрасный инструмент для краткого подведения итогов.

• Оценка нужд заказчиков или клиентов. В ходе торговой сделки или получения консультации вы можете использовать заготовку, которая может включать несколько областей, о которых вы хотели бы получить информацию. Например: • желаемые результаты, • опыт в данной области, • вовлеченные стороны, • предполагаемые трудности.