Заведите правила по встрече с каждой из команд, запланируйте встречи на каждую неделю, пропишите регламент для этих встреч, собирайте пул и тред задач, которые необходимо подсветить и проговорить на этих встречах. Присылайте эти задачи до встречи, чтобы у участников команды\команд была временная возможность подготовиться по ответам к этой встрече. Протоколируйте встречу с указанием ответственных и сроками решения реализации.

Когда внутри компании нет слаженной и единообразной работы, обычно получается, как в басне Крылова «Лебедь, рак и щука» – каждый тянет в свою сторону и при этом искренне считает, что делает всё хорошо.

Резюмируя данную главу, лаконично замечу – коммуникация, коммуникация, ещё раз – коммуникация.

Я не ретроград, я использую опыт других людей, передаваемый на протяжении многих поколений.

Мы живём в мире цифровых технологий. Большая часть наших активностей завязана на календари\электронные календари, электронную почту, мессенджеры, облачные хранилища, серверы, компьютеры, гаджеты.

В мире IT я с 1992 г., в мире разумного и осознанного понимания цифровых технологий – с 1996-го.

К чему это я? Так к тому, что у меня богатый опыт хранения информации.

Когда первый раз я потерял данные – это было подобно смерти. Казалось, что мир рухнет.

Когда дело касается больших объемов данных – на помощь могут прийти системы восстановления. Когда вы потеряли какой-то архив, файл, – тут тоже все условно решаемо, но не забывайте про время и деньги. Заведите себе привычку всё записывать в блокнот. Фиксируйте всё и старайтесь делать это максимально детализировано и подробно.

Бумага сохранит всё, что вы записали, и будет хранить на протяжении многих и долгих лет. На основе записей легко восстановить события.

Блокнот много раз выручал меня в сложных и нетривиальных ситуациях. Все события записываются в хронологическом порядке. У меня несколько разных типов блокнотов и еженедельников – это личный блокнот, в которой я записываю свои стихи, истории, рассказы. Есть ещё рабочие ежедневники, которые я также веду на регулярной основе, изо дня в день записывая туда всё, что можно записать. Запись в блокноте – это как гвоздь, вырванный из головы. Представьте, что в вашей голове много гвоздей, и вам необходимо помнить, для чего нужен этот маленький гвоздь, а для чего этот большой, а что означают эти два одинаковых гвоздика. Блокнот позволяет навести порядок в своей голове. Каждая запись в блокноте – это ещё один гвоздик, который бережно уложен ко всем остальным гвоздикам в инструментарий супер-мастера. Лучший руководитель проектов – это тот руководитель, который легко может вернуться к событиям многолетней давности и установить в хронологическом порядке то решение проблемы, которое использовалось в ситуации тех лет.

Блокноты, ежедневники, записные книжки – это инструментарий лучшего руководителя проектов. Записывайте всё, чтобы помнить, чтобы не забывать, чтобы лучше управлять.

Мой директор – это весьма харизматичная личность с авторитарным стилем управления. Этот человек держит в ежовых рукавицах все подразделения компании. Как-то раз выходит директор из своего кабинета, подходит ко мне, нависает и спрашивает про текущую ситуацию с одним из моих проектов. Отвечаю чётко, лаконично, даю краткий статус по текущей ситуации. Директор не отстает, задаёт всё новые и новые вопросы. И вот ситуация уже выглядит таким образом, что я не лучший руководитель проектов, а дерьмо на палочке, без опыта работы – без году неделя в компании, и каждый раз наступаю на одни и те же грабли.

– Лёша, каждый раз – как первый раз. У нас все девственники. – Сказал Серёга и импульсивно вышел из офиса на улицу курить.

Ситуация, конечно, неоднозначная – нужно быстро принимать оперативные руководящие решения, а страх оказаться неправым или принять решение, не улучшающее, а ухудшающее ситуацию – велик. Страшно.

Страх – это одновременно и враг, и союзник. Хотите побеждать – боритесь и избавляйтесь от своего страха. Легко говорить о том, как нужно поступать, когда вам не нужно принимать ответственные решения, от которых зависит успех проекта, не нужно динамично размышлять о том, что хорошо, а что плохо, и нет страха сделать шаг вперёд. Другое дело —самому находиться в гуще событий, на гребне волны, на острие лезвия бритвы и принимать решения, от которых зависит успех проекта.

Мы много раз переживаем этот сценарий, когда сложно взять ответственность на себя и принять решение. Мы всячески пытаемся увернуться и переложить ответственность на другого человека, таким образом защитить себя и свою репутацию. Это естественный ход в случае опасности, а принятие ответственных решений – это всегда опасность.

Недаром говорят – чем выше риск, тем лучше руководитель проектов. Лучшего руководителя проектов ставят на высокие рисковые проекты, там, где уровень ответственности за принятые решения максимально велик.

Что тут можно посоветовать – делайте шаг вперёд, не бойтесь, боритесь со своими страхами и принимайте верные решения.

Легко сказать, учить, писать, чем самому придерживаться данных принципов, но есть один точный и верный совет – действовать.

Как не упустить важные моменты, события? Держать всё в голове? Записывать в блокнот? А что, если событие должно произойти через год, а вам нужно его проконтролировать? Довериться исполнителю, ведь там тоже профессионалы? Это как раз и есть история про то, что в нашей компании все девственники, и каждый раз, как в первый раз. Надеемся, верим, а потом оказывается, что кто-то не уследил, а виноваты не вы.

Именно для таких девственников, как я, и были придуманы календари. Я говорю про электронные календари. Средства напоминания сейчас есть у многих, если не у всех корпоративных мессенджеров. Outlook, Яндекс.Почта, Почта.Mail.ru и другие программы, работающие с электронными письмами – все включают в себя средства напоминания.

Заводите встречи со временем группового обсуждения через год, через два, хоть через столетие, тут важно, чтобы сам сервис напоминаний был устойчивым и не отваливался. Если событие крайне важное – заводите несколько календарей.

У нас есть сервис, отвечающий за работу корпоративного планшета, взаимодействующий с электронной документацией. Продукт платный, а в работу планшета включена лицензия\сертификат. Лицензия выдаётся на период поддержки планшета, обычно срок действия – 365 дней. Через 365 дней сертификат заканчивает своё действие и планшет перестаёт работать. Средств уведомления о том, что сертификат скоро перестанет действовать, в программном обеспечении не зашито. Дату окончания действия можно узнать только через профиль пользователя. Так как с планшетами работают высшие руководящие структуры, то в профиль пользователя обычно редко кто заглядывает – правильнее сказать, что никто не заглядывает.

И мы договорились о правилах. Правила очень простые – это предупреждать заказчика об окончании срока службы действия сертификата за один месяц до его окончания. Так как в самом сервисе уведомлений никаких нет, а доработка стоит денег, и хотя данная задача и стоит в плане работ, но она не является приоритетной и болтается в бэклога со статусом сделаем, когда будет свободное время.

Так вот, чтобы не упустить момент того, когда всем нужно подпрыгнуть и взяться за работу – мы завели следующие правила по напоминаниям по данному сервису. А правило очень простое – есть календарь событий, в который заводится встреча на данное событие на год вперёд, подключаются все необходимые ответственные лица – это руководитель проекта, инженеры, группа разработки. Если есть опасения того, что данный календарь может не сработать, заводятся другие альтернативные календари на данное событие.

Мы все давно уже не девственники, но каждый раз действительно, как в первый раз. Важно решать вопросы не тогда, когда они происходят, а превентивно, с принятием мер заранее. А ещё важнее учиться на чужих ошибках, а не на своих. Вот, делюсь своим опытом.