Кто должен быть на сессии, чтобы она прошла эффективно? Это могут быть:
Руководители отделов.
Ключевые специалисты.
Сотрудники, непосредственно вовлечённые в обсуждаемые процессы.
Ограничьте количество участников:
Оптимальное число участников – 5–10 человек. Это обеспечивает баланс между разнообразием мнений и управляемостью дискуссии.
Назначьте модератора:
Если вы сами не будете вести сессию, выберите человека, который сможет структурировать процесс обсуждения и следить за таймингом.
3. Подготовьте материалы
Качественные материалы помогают участникам сессии быстрее включиться в процесс и работать продуктивно.
Раздаточные материалы:
Краткая информация о текущей ситуации (показатели, результаты, проблемы).
Материалы для анализа (например, SWOT-матрица, список вопросов для обсуждения).
Презентация:
Если вы используете визуальные материалы, убедитесь, что они просты и понятны.
Структурируйте презентацию по этапам сессии, чтобы все участники понимали ход обсуждения.
Доска или электронные инструменты:
Для оффлайн-сессий: подготовьте маркеры, стикеры и флипчарт.
Для онлайн-сессий: используйте цифровые платформы, такие как Битрикс24, Planfix или RealtimeBoard (аналог Miro). Убедитесь, что участники знакомы с инструментом.
4. Организуйте пространство
Создание комфортной среды для работы участников – важный аспект подготовки.
Выберите подходящее место:
Для оффлайн-сессий: выбирайте просторное и тихое помещение, где никому не будет мешать посторонний шум. Убедитесь, что есть достаточное количество мест для всех участников, и всё оборудование работает (проектор, флипчарт, освещение).
Для онлайн-сессий: проверьте стабильность интернет-соединения, технические возможности платформы для видеоконференций (например, Яндекс.Телемост или Zoom).
Позаботьтесь о деталях:
Для оффлайн-сессий: обеспечьте воду, кофе/чай и перекус, чтобы участники чувствовали себя комфортно.
Для онлайн-сессий: отправьте приглашение с ссылкой на платформу и инструкциями заранее, чтобы участники могли подготовиться.
Ключевые рекомендации
Подготовка должна начаться не менее чем за 3–5 дней до сессии. Это даст время проработать задачи, материалы и логистику.
Информируйте участников заранее. Чётко объясните, зачем проводится сессия, какие вопросы будут обсуждаться и чего от них ждут.
Используйте тайминг на этапе подготовки, чтобы убедиться, что у вас есть все необходимые элементы к началу сессии.
Результат подготовки
Участники приходят на сессию с чётким пониманием целей.
Все необходимые материалы и инструменты подготовлены и проверены.
Пространство (физическое или виртуальное) способствует комфортной и продуктивной работе.
Хорошо организованная подготовка позволяет сэкономить время, избежать хаоса и максимально сосредоточиться на решении задач в ходе стратегической сессии.
Глава 2. Структура стратегической сессии
Общая продолжительность: 2 часа
Эффективная стратегическая сессия требует чёткой структуры, которая поможет максимально использовать отведённое время. В этой главе мы подробно разберём этапы проведения сессии, инструменты и ключевые аспекты, на которые стоит обратить внимание.
1. Вступление (10 минут)
Цель этого этапа – настроить участников на продуктивную работу и создать доверительную атмосферу. Участники должны понять, зачем они здесь, и какова их роль в процессе.
Что делать:
Представьте цель и формат сессии.
Кратко расскажите, что будет обсуждаться, какие задачи нужно решить и как будет проходить сессия. Например: «Сегодня мы обсудим текущие вызовы в работе нашей команды и определим конкретные шаги для их решения».
Призовите участников к открытому обсуждению.
Подчеркните важность вклада каждого участника. Используйте формулировки, которые показывают ценность их мнения: «Каждый из вас обладает уникальным опытом, который может помочь нам найти эффективные решения».
Создайте комфортную атмосферу.
Начните с благодарности за участие и краткого icebreaker-упражнения, чтобы снизить напряжение.
Совет: Используйте простой слайд или доску, на которой будут указаны основные этапы сессии. Это поможет всем участникам понимать структуру и временные рамки.
2. Определение текущего положения (30 минут)
На этом этапе важно изучить текущую ситуацию и выявить ключевые проблемы. Группа должна сфокусироваться на том, где сейчас находится команда или компания, и какие вызовы стоят перед ней.
Методы и инструменты:
Мозговой штурм:
Участники предлагают идеи без критики и обсуждения. Важно создать среду, где каждый может высказать свои мысли. Все предложения фиксируются на доске или в цифровом инструменте.
SWOT-анализ:
Разделите доску или лист на 4 квадранта: сильные стороны, слабые стороны, возможности, угрозы.
Попросите участников заполнить каждый из квадрантов, исходя из своего опыта и наблюдений. Например:
Сильные стороны: высокая мотивация команды.
Слабые стороны: недостаточная коммуникация между отделами.
Возможности: внедрение новых технологий.
Угрозы: усиление конкурентов.
Результат:
Создаётся общий перечень проблем и возможностей, который станет основой для дальнейшей работы.
3. Формулирование целей и решений (50 минут)
Этот этап – ключевой, так как именно здесь команда переходит от анализа к поиску решений.
Методы:
SMART-цели:
Используйте этот метод, чтобы сформулировать цели, которые соответствуют критериям:
S (Specific): цель должна быть конкретной.
M (Measurable): её можно измерить.
A (Achievable): она достижима.
Конец ознакомительного фрагмента.
Текст предоставлен ООО «Литрес».
Прочитайте эту книгу целиком, купив полную легальную версию на Литрес.
Безопасно оплатить книгу можно банковской картой Visa, MasterCard, Maestro, со счета мобильного телефона, с платежного терминала, в салоне МТС или Связной, через PayPal, WebMoney, Яндекс.Деньги, QIWI Кошелек, бонусными картами или другим удобным Вам способом.
