Опытный фасилитатор обязательно подтвердит контракт с группой: проверит, насколько актуальны участникам заданные цели, важны ли для них намеченные вопросы. Иногда бывает, что взгляды руководителя и команды не сходятся в том, что считать по-настоящему больной темой: лидер планировал обсудить амбиции на будущее в трехлетней перспективе, а участники настаивают на важности более актуальной проблемы – сложностях при выполнении годового плана.

В таком случае ведущий может провести переконтрактинг – передоговориться о том, что для всех присутствующих станет целью сессии или, возможно, какого-то ее фрагмента.

Так зачем же нам нужно формировать открытую среду для обсуждений? Чтобы люди не боялись обозначать проблемы, хотели высказывать свое мнение и вместе искать решение, работали на общие цели.

У фасилитатора есть навыки и инструменты, которые можно и нужно использовать для создания открытого диалога и вовлечения всех участников.

Во-первых, ему необходимо придерживаться максимально уважительной позиции ко всем участникам, мы об этом уже говорили в предыдущих главах.

Во-вторых, важно следовать принципу безоценочности и следить за тем, чтобы его же придерживались руководитель и группа.

В-третьих, фасилитатору необходимо быть «санитаром сессии»: мгновенно пресекать малейший переход на личности, не допускать разжигание личностного конфликта.

В-четвертых, надо самому сфокусироваться на теме и целях сессии и всячески способствовать фокусировке на них группы.

В-пятых, по возможности фасилитатору нужно стремиться к выравниванию статуса участников обсуждения. Напоминать, что одинаково важно мнение каждого члена команды. Именно поэтому следует обеспечить каждому участнику возможность высказаться и проявиться.

В-шестых, с самого начала необходимо установить общие правила обсуждения и совместной работы. В ходе сессии можно вводить дополнительные правила, необходимые именно вашей группе и процессу, если это требуется.

Введенные правила – это то, на что фасилитатор может опираться во время встречи. Именно они помогают управлять процессом обсуждения и делать его конструктивным, а также помогают участникам влиять на обсуждение и чувствовать себя более свободно. Естественно, важно эти правила согласовать с группой.

Варианты правил, которые помогают управлять динамикой и процессом сессии/встречи/совещания:

• Каждый говорит за себя

Это значит, что не нужно обобщать. Например, если участник устал или хочет сделать перерыв, то он должен сказать: «Ну, я устал, ребят». То есть должен говорить за себя, а не высказывать предположение, что все устали.

• Один микрофон

Если кто-то поднял руку и говорит, значит, вся группа его слушает. Участники не пытаются говорить одновременно и не устраивают «базар», когда все пытаются перекричать друг друга.

• «Без галстуков и погон»

Все звания и должности следует оставить за дверью. Это значит, что во время сессии/совещания все равны в генерации идей и предложений. Ведь именно для этого все и собрались. Не нужно подыгрывать статусом, ведь в таком случае происходит искажение информации и получается не очень честный разговор.

Отдельная важная задача фасилитатора – вовлечение каждого члена команды в обсуждение. Потому что в любой команде есть «молчуны»: интроверты, стеснительные люди, которым редко приходится говорить на публику и формулировать свои мысли. Весь наш опыт говорит, что именно в молчащих людях скрыто золото – идеи, которые могут вывести сессию, команду и компанию на новый уровень.

Рекомендация:

В следующий раз, когда на обсуждении уже будет казаться, что все пришли к единому решению, спросите: «Скажите, пожалуйста, а у кого есть другое мнение?» или «А какие еще два альтернативных мнения могут быть?».

Возьмите себе за правило постоянно делать такой запрос на альтернативное мнение.

Для того чтобы вовлечь буквально каждого участника в процесс обсуждения, нужно делать следующее:

• давать высказаться каждому;

• создавать условия, при которых все участники будут услышаны и поняты;

• показывать значимость и важность мнения каждого, благодарить людей за любые идеи и предложения;

• использовать разнообразные форматы работы – самостоятельно, в парах, в тройках, со всей командой, – потому что разные психотипы проявляют свои способности в разных форматах, а нам нужно дать возможность раскрыться каждому;

• применять разные методы и техники фасилитации, которые помогают участникам быть активными и возбуждают интерес к происходящему;

• уделять время в начале встречи мотивации участников: почему они собрались, что от них зависит, что будет результатом совместной работы и на что это влияет; показать, как встреча связана с рабочими процессами каждого из собравшихся;

• четко формулировать цели встречи и формат результата, к которому планируете прийти; это касается как всей сессии, так и каждого из ее этапов.

Ничто так не способствует повышению вовлеченности, как элементарное обращение по имени к каждому участнику. Просто позаботьтесь заранее, чтобы у всех были бейджики с именами.

Визуализация также влияет на вовлеченность: когда люди видят, что обсуждение не уходит в никуда, идеи и мысли каждого зафиксированы, то интерес к работе в группе подогревается. Поэтому важно записывать все предложения на стикерах, на досках, на флипчартах.

Вообще мы заметили такую закономерность: чем больше человек делает, тем больше он вовлечен в происходящее. Поэтому по возможности все поручаем группе: записывать идеи, резюмировать блоки предложений, читать варианты решения, подсчитывать количество голосов за каждое из направлений, напоминать, о чем договорились на прошлой сессии, и прочее. Чем больше участники делают во время сессии, тем они больше вовлечены и тем больше им нравится процесс обсуждения.

Чтобы обеспечить открытость обсуждения, ведущий должен предлагать определенные инструменты вовлечения людей в диалог. Например, если мы хотим услышать разницу мнений, то нужно опрашивать всех, а не только «говорунов». Для этого можно использовать персональный вопрос каждому: «Что ты об этом думаешь?», «А вот ты?», «Петя, да, крайний в правом ряду, а ты что думаешь?».

Рекомендация:

Когда будете вести следующую встречу, попросите каждого из участников по очереди высказаться: один берет слово на 30 секунд, потом передает эстафету другому – например, кидает мячик, – и так, пока все собравшиеся не выступят. В этом случае мячик символизирует передачу слова следующему участнику.

Также разговорить участников помогает техника работы в малых группах, когда мы просим всех присутствующих разбиться на тройки и в них провести обсуждение, а потом уже от лица своей тройки вынести предложение по обсуждаемому вопросу.

Такой подход помогает обеспечить ощущение безопасности, ведь часто на сессиях обсуждаются достаточно острые вопросы, которые не так-то просто озвучить сразу на большую аудиторию. А в маленькой группе «среди своих» это сделать проще, а потом уже и смелость появляется для того, чтобы поделиться результатами этой дискуссии, ведь это не «я лично придумал», а «мы тут подумали и вот что решили».

Системы, помогающие задавать вопросы каждому анонимно и онлайн, обеспечивают вброс в поле сессии действительно острых тем, которые напрямую участникам поднимать некомфортно.

Голосование (на пальцах, на флипчарте, любым другим способом) – хороший метод вовлечения. Во-первых, оно позволяет каждому высказать свое мнение. Во-вторых, дает возможность каждому повлиять на решение.

Равные возможности для всех – важный принцип открытой среды обсуждения на сессии. Люди разные, и динамика мышления у них разная: кто-то «хватает звезды» и с ходу генерирует интересные идеи, а кому-то нужно подумать, проанализировать все данные, запросить дополнительную информацию, чтобы выдать что-то гениальное.