Департамент корпоративных отношений использовал для коммуникаций все внутренние каналы: онлайн-сессии сотрудников с руководством компании, ежедневный новостной экран, рассылки сообщений для всего персонала, информационный бюллетень «Вести «Сахалин Энерджи», информационные доски и телевизионные плазмы в офисах и на объектах компании, печатные материалы (плакаты, листовки, буклеты и пр.).

Кроме того, постоянно проходили личные встречи руководителей с вахтовым персоналом перед началом обсервации в пунктах временного пребывания и общение с персоналом в ПВП через каналы видео-конференц-связи. Ряд информационных материалов (памятка для сотрудников, выезжающих на вахту, брошюра «Пункты временного пребывания. Правила и нормы», распорядок дня для ПВП) был разработан специально для отправленных на изоляцию в ПВП до заезда на производственные объекты.

В рамках информационной кампании разработано более 40 печатных материалов с дополнительной информацией для сотрудников о работе в условиях COVID-19: правила, требования, рекомендации. Многие публикации (плакаты «Носите маски», коммуникация с приглашением к участию в корпоративных благотворительных акциях) носят неформальный, эмоциональный характер и отличаются интересной подачей визуального ряда, что, несомненно, привлекало внимание и мотивировало на требуемые действия.

Основные каналы обратной связи

Горячая линия по вопросам, связанным с COVID-19

В целях оперативного реагирования на обстановку и предоставления сотрудникам возможности получать ответы на вопросы в марте 2020 года была запущена круглосуточная многоканальная горячая линия.

Первоначально было введено посменное дежурство трех специа-листов департамента корпоративных отношений. В течение первых трех месяцев работы количество звонков постоянно росло, и было принято решение перевести линию на многоканальный режим работы (в марте 2021 года одновременно дежурили пять специалистов).

Телефон горячей линии размещен на внутреннем и внешнем сайтах компании, указан в шаблоне рассылок для сотрудников, используется в печатных изданиях по вопросам COVID-19.

В марте 2020 – марте 2021 года на горячую линию поступило более 1650 звонков от вахтовых работников проекта «Сахалин-2», сотрудников компании и членов их семей.

Работа горячей линии позволяет не только оперативно отвечать на вопросы, но и реагировать на темы, которые в определенные моменты становятся наиболее актуальными и способны создать риски для репутации компании. Эти меры резко снизили количество звонков, поступающих на горячую линию от персонала, находящегося на обсервации в ПВП.

Опросы среди персонала компании

В 2020 году в компании были организованы несколько опросов с целью изучения мнения персонала о различных форматах работы, их положительных и отрицательных сторонах, включая тему коммуникаций. Опросы проходили в форме анкетирования с открытыми и закрытыми вопросами. Цель – улучшение процесса информирования в связи с распространением коронавирусной инфекции, задача – выявить наиболее эффективные каналы оповещения и темы, которые требуют наиболее активного реагирования.

В сентябре – октябре 2020 года проходил фокусный опрос вахтового персонала о работе в условиях долгой вахты и ключевых моментах ее организации, связанных с 14-дневной обязательной обсервацией. Почти 95 % участников подтвердили, что знают, к кому обратиться в случае необходимости получения дополнительной информации.

Обратная связь позволила сделать вывод о том, что в целом в компании в условиях пандемии выстроено эффективное общение с персоналом.

Корпоративные проекты, потребовавшие фокусных коммуникаций

Организация системы психологической поддержки и помощи

С самого начала пандемии было понимание, что увеличение продолжительности вахты с 28 дней до трех месяцев могло привести к таким последствиям, как:

• рост числа неправильных решений и ошибок, связанных с хронической усталостью, бессонницей, нестабильным эмоциональным состоянием;

• увеличение количества инцидентов, происшествий;

• отток персонала.

Было решено обратиться к профессиональным психологам. Одним из наиболее эффективных форматов их вовлечения стало оказание превентивной психологической помощи в виде вебинаров в рамках совещаний по охране труда. C апреля по июнь 2020 года психологи провели серию вебинаров, в которых приняли участие 818 человек, работающих на объектах компании. Вебинары проходили по наиболее актуальным для персонала темам (заявки поступали с объектов).

В этот же период была организована горячая линия психологической поддержки. Ежедневно с 09:00 до 21:00 сотрудники производственных объектов и проживающие в ПВП могли обратиться к специа-листам по выделенной телефонной линии. В тот период и позднее среди вахтового персонала и находившихся в ПВП не было случаев психологических срывов.

Информационная кампания проводилась с использованием плакатов, анонсирующих телефонную линию поддержки, материалов (плакатов, презентаций) с советами по снятию психологического напряжения, фокусной работы с персоналом на объектах, которую вели специалисты по вопросам охраны труда. Они же обеспечивали сбор обратной связи в ходе вебинаров с целью проведения встреч на наиболее актуальные для персонала темы.

Информирование персонала о возможности участия в голосовании за поправки в Конституцию РФ

В сложных противоэпидемических условиях компания обеспечила для всех желающих возможность участия в голосовании за поправки в Конституцию РФ в июне 2020 года на «стерильных» производственных объектах и в ПВП. Своим конституционным правом воспользовались около 1400 человек. Активность участия достигала 87 % (показатель на одном из объектов).

Так как голосование в связи с закрытым режимом объектов проходило без присутствия внешних участников (членов избирательных комиссий), был разработан новый формат голосования, связанный с созданием избирательных комиссий из числа персонала объектов. Такой подход способствовал формированию новых навыков у вовлеченных сотрудников и команды департамента корпоративных отношений как в части работы с коммуникациями, так и в организации процесса.

Персонал компании, участвовавший в организационном и коммуникационном сопровождении голосования, получил благодарственные письма от председателя Избирательной комиссии Сахалинской области и председателя Центральной избирательной комиссии РФ.

Вовлечение персонала в корпоративные конкурсы

В апреле 2020 года, в первую волну пандемии в мире, когда компания уже месяц пребывала в формате удаленной работы и длинной вахты, было принято решение провести корпоративный творческий конкурс с целью снять напряжение в командах и настроить сотрудников на совместную работу с коллегами и членами семей. Творческий конкурс историй и рисунков «Коронасказки» стал дополнительной мерой по созданию позитивной атмосферы в коллективе.

В рамках информационной кампании выходили тематические информационные материалы на ежедневном новостном экране и в корпоративной газете «Вести», проводились рассылки от департамента корпоративных отношений для всех сотрудников компании. Чтобы достучаться до каждого, коммуникации с ходом конкурса становились все более эмоциональными. Такой подход позволил эффективно провести конкурс уже в первые месяцы работы в особых условиях.

Кроме того, среди сотрудников компании активно продвигался ежегодный фотоконкурс «Мир в объективе», в рамках которого были введены две новые номинации, связанные с реакцией на ситуацию пандемии, но нацеленные на творческий, неформальный подход: