Обо всех мерах борьбы с коронавирусной инфекцией, возможных рисках, развитии ситуации и действиях компании, направленных на защиту сотрудников, офисов и объектов, следовало своевременно информировать работников проекта «Сахалин-2», а это около 2200 человек. Ситуация требовала не только оперативности, но и использования в качестве каналов коммуникации нетрадиционных ресурсов.

Цель и задачи проекта

Цель – выстраивание эффективной внутрикорпоративной коммуникации с сотрудниками компании и подрядных организаций в режиме повышенной готовности к ЧС, включая согласованное и последовательное информирование заинтересованных сторон о возможных рисках, развитии ситуации, принятых мерах и действиях компании, направленных на защиту сотрудников и объектов.

Задачи:

• организация оперативных, последовательных и четких коммуникаций с возможностью обратной связи;

• обеспечение доступности и понятности всех информационных материалов, связанных с работой компании в условиях COVID-19;

• снижение уровня тревожности и неопределенности в условиях новой реальности среди персонала через вовлечение в корпоративные командообразующие и волонтерские проекты.

Целевая аудитория

• Персонал компании «Сахалин Энерджи».

• Персонал, задействованный в проекте «Сахалин-2», представители подрядных и субподрядных организаций, включая:

– находящихся на длинной вахте на «стерильных» объектах компании;

– находящихся на обязательной 14-дневной обсервации в пунктах временного пребывания (ПВП);

– членов семей сотрудников компании и подрядных организаций.

Используемые инструменты PR

В рамках пандемии было особенно важно принимать нестандартные решения и оперативно взаимодействовать с персоналом компании и проекта «Сахалин-2» и всеми заинтересованными сторонами. В это время были активно задействованы все внутренние и внешние корпоративные каналы коммуникации: внутренний и внешний веб-сайты, рассылка электронных сообщений для сотрудников, информационный бюллетень «Вести «Сахалин Энерджи», печатные материалы – плакаты, листовки, брошюры и др.

Все коммуникации были последовательными, доступными, с возможностью обратной связи. Для оказания круглосуточной информационной поддержки была создана многоканальная горячая линия, которая работает 24 часа в сутки.

С целью изучения мнения персонала и необходимых изменений в работе были проведены опросы среди персонала компании и подрядных организаций.

В компании были инициированы корпоративные конкурсы, волонтерские акции, которые в условиях новой реальности позволили снять эмоциональное напряжение, направить энергию и усилия на участие в проектах по поддержке социально уязвимых групп населения.

Технология реализации

С марта 2020 года в «Сахалин Энерджи» функционирует Главный координационный комитет (ГКК) под председательством главного исполнительного директора. ГКК включает три штаба, которые обеспечивают непрерывную работу компании в режиме 24/7.

Первый штаб отвечает за разработку и внедрение мер по предотвращению распространения коронавируса на объектах. В него входят специалисты сектора охраны здоровья и гигиены труда, кадрового директората, управления эксплуатации и развития инфраструктуры, других подразделений.

Второй штаб под руководством директора по производству занимается обеспечением надежного производства, отгрузкой продукции и реализацией проектной деятельности. Даже в условиях сложной эпидемической ситуации и низкого рынка компания обязана обеспечивать непрерывное производство и стабильные поставки углеводородов согласно утвержденному акционерами графику.

Третий штаб отвечает за финансовую устойчивость и контроль рисков в условиях санкционного режима.

Постоянными членами ГКК являются руководители штабов и ряда подразделений: департамента промышленной и пожарной безопасности, противофонтанной защиты и ЧС, департамента по охране труда и окружающей среды, департамента информационных технологий и управления информацией, департамента корпоративной защиты, департамента корпоративных отношений, службы по организации перевозок, управления эксплуатации и развития инфраструктуры.

Первоначально заседания ГКК проводились ежедневно, включая выходные и праздничные дни, что обеспечивало оперативное реагирование с учетом текущей ситуации, решений акционеров, рекомендаций и постановлений органов государственной власти. В рамках работы ГКК был разработан и реализован Единый комплексный план мероприятий, который актуализировался по мере необходимости.

Для координации действий подразделений в рамках работы ГКК был создан секретариат под руководством советника главного исполнительного директора по охране труда и промышленной безопасности. В состав секретариата входят сотрудники департамента корпоративных отношений. Среди обязанностей секретариата – анализ работы штабов, сбор информации по направлениям их деятельности, координация взаимодействия с заинтересованными сторонами по вопросам COVID-19, организация ежедневных заседаний ГКК, составление отчетов, переводческая поддержка и т. д.

ГКК принимает все решения, касающиеся обеспечения безопасности объектов, сохранения здоровья сотрудников и непрерывности производства в период пандемии COVID-19. Многие из них – инновационные для компании и нефтегазовой отрасли.

Основные каналы внутренних коммуникаций

Сообщения от Главного координационного комитета

Все ключевые решения ГКК оперативно транслировались через сообщения для сотрудников (рассылка по корпоративной электронной почте, размещение на специальной странице корпоративного сайта, посвященной теме COVID-19, передача информации подрядчикам и пр.). Персонал департамента корпоративных отношений составлял проекты обращений и согласовывал их с председателем ГКК.

В самом начале пандемии, в марте – мае 2020 года, вышло более 70 % сообщений от имени ГКК за 2020 год. Это были самые тревожные месяцы, период неопределенности в мире и в России, когда все вопросы, связанные с пандемией, были не просто «серой зоной», а временем «идеального шторма».

Было особенно важно своевременно информировать сотрудников проекта «Сахалин-2» о принятых решениях, мерах предупреждения распространения инфекции на производственных объектах и дальнейшей стратегии поэтапного выхода компании из режима повышенной готовности к ЧС, а также о других ключевых решениях ГКК, направленных на создание безопасных условий работы компании и ее персонала в условиях пандемии.

С марта 2020 по декабрь 2021 года для персонала компании подготовлено и разослано более 60 сообщений от имени ГКК.

Внутрикорпоративный сайт компании (интранет)

Уже в конце февраля 2020 года для сотрудников компании на внутрикорпоративном веб-сайте была разработана отдельная страница, связанная с темой COVID-19. Здесь оперативно размещалась и обновлялась вся актуальная информация, которая включала материалы по работе компании в условиях пандемии и ссылки на полезные публикации.

Основные каналы внешних коммуникаций

Внешний сайт компании

В марте 2020 года компания стала одной из первых разработавших и открывших в России отдельную страницу по COVID-19 на внешнем веб-сайте с информацией о своей деятельности в условиях пандемии.

http://www.sakhalinenergy.ru/ru/covid-19/

Другие ресурсы