Итак, поехали! Первое что мы делаем – записываем на листочке бумаги свою цель. Определите, что вы хотите достичь. Например, завершить проект, достичь определенных результатов или освоить новые навыки. Важно, что ваши цели должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, релевантными и ограниченными по времени (SMART).

SMART – это акроним, который описывает ключевые характеристики эффективной постановки целей. Вот как расшифровываются компоненты SMART:

Конкретность (Specific): Цель должна быть конкретной и четко сформулированной, чтобы избежать неоднозначности. Вместо общих утверждений сформулируйте, что именно вы хотите достичь.

Пример неконкретной цели: «Стать лучшим менеджером».

Пример конкретной цели: «Повысить навыки управления проектами, завершив онлайн-курс по Agile-методологии».

Измеримость (Measurable). Цель должна быть измеримой, чтобы вы могли определить, достигли вы ее или нет. Используйте количественные показатели, чтобы оценить прогресс.

Пример неизмеримой цели: «Улучшить свой профессиональный навык.»

Пример измеримой цели: "Увеличить среднюю продуктивность на 15% к концу квартала."

Достижимость (Achievable). Цель должна быть достижимой и реалистичной. Оцените свои ресурсы и убедитесь, что у вас есть возможности достичь поставленной цели.

Пример недостижимой цели: «Стать экспертом во всех областях своей профессии за месяц.»

Пример достижимой цели: «Завершить дополнительные курсы по программированию и получить сертификат за 6 месяцев».

Релевантность (Relevant). Цель должна быть релевантной и соответствовать вашим общим стратегическим целям. Убедитесь, что она имеет смысл в контексте вашей карьеры или жизни.

Пример нерелевантной цели: «Научиться готовить лучший кофе, не имея интереса к кулинарии.»

Пример релевантной цели: «Пройти курсы бариста для улучшения профессиональных навыков в сфере гостеприимства.»

Ограниченность по времени (Time-bound). Цель должна иметь четко установленные временные рамки. Это помогает создать сроки и ориентир для оценки прогресса.

Пример цели без ограничения по времени: «Разработать новый проект.»

Пример цели с ограничением по времени: «Разработать и представить план нового проекта в течение следующих 3 месяцев.»

Применение SMART-подхода помогает сделать цели более ясными, измеримыми и выполнимыми, что облегчает их достижение и оценку прогресса.

Для начала определитесь, когда вы будете заниматься собственно планированием. Какое время суток и дней недели вы готовы отвести на это мероприятие. А также, сколько его вы готовы безболезненно отдать этому занятию. Постарайтесь выбрать такой период времени, когда вас никто не будет отвлекать от этого дела. Лучше всего это сделать вечером в пятницу. Рабочая неделя уже прошла. Уже достаточно ясно обрисовались те недостатки в рабочем процессе, которые произошли за это время, и требуют немедленного вмешательства. А достигнутые успехи в деятельности предприятия еще не потеряли свою яркость и актуальность. Предстоящие выходные позволят вам в первом случае, принять трезвое, обоснованное решение, не основанное на сиюминутных эмоциях, которые не всегда бывают верными советчиками. Во втором – несколько успокоиться и не впасть в состояние детской болезни эйфории. Включите также планирование в свой каждодневный график. Сделать это лучше с утра. Нескольких минут будет вполне достаточно для того, чтобы спланировать работу на завтра и проверить необходимость, актуальность и очередность накануне запланированных дел на сегодняшний день. Таким образом, значительно повышается ваша эффективность использования собственного времени.

Не откладывайте дело со дня на день. Назначайте твердый срок выполнения каждого участка работы. Если вы решите, что это надо сделать при первой же возможности, то вы еще долго будете тянуть с выполнением работы. Назначая же конкретный срок ее окончания, вы ставите себя в определенные временные рамки. Безусловно, сроки должны быть реальными. Старайтесь не переносить те сроки, которые вы себе определили.

Сроки выполнения работы или проекта – это критически важный аспект эффективного управления временем и ресурсами. Соблюдение сроков помогает не только достигать поставленных целей, но и создает условия для эффективного распределения ресурсов и управления ожиданиями заинтересованных сторон. Давайте рассмотрим некоторые ключевые аспекты этой темы:

Четкое и реалистичное определение сроков является основой успешного выполнения работы. Сроки должны быть достижимыми и соответствовать общей временной рамке проекта.

Создание гибкого графика, учитывающего возможные изменения и задержки, позволяет более эффективно реагировать на неожиданные события. Гибкость в планировании обеспечивает адаптацию к изменяющимся условиям.

Разбейте проект на более мелкие этапы и конкретные задачи. Это упрощает контроль за ходом выполнения и обеспечивает возможность регулировать сроки на каждом этапе.

Определите критические задачи, т.е. те, которые имеют наибольшее влияние на общий срок завершения проекта. Сосредотачивайте усилия на этих задачах, чтобы минимизировать риск задержек.

Устанавливайте приоритеты для задач в соответствии с их важностью и влиянием на общий успех проекта. Это помогает фокусироваться на ключевых аспектах.

Оценивайте доступные ресурсы, такие как человеческие, финансовые и технические, при установлении сроков. Убедитесь, что вы располагаете достаточными ресурсами для выполнения работы в срок.

Обеспечивайте прозрачную коммуникацию с членами команды и заинтересованными сторонами. Регулярное информирование участников команды о ходе проекта и сроках помогает избежать недопонимания и конфликтов.

При планировании учитывайте возможные задержки и сложности, которые могут возникнуть. Предусмотрите дополнительное время для решения проблем и устранения непредвиденных трудностей.

Используйте специализированные инструменты управления проектами, такие как диаграммы Ганта, программное обеспечение для управления проектами и другие, для более эффективного контроля над сроками.

При планировании учитывайте зависимости между задачами. Некоторые задачи могут зависеть от завершения других, и это важно учитывать при определении сроков.

Текст предоставлен ООО «Литрес».

Прочитайте эту книгу целиком, купив полную легальную версию на Литрес.

Безопасно оплатить книгу можно банковской картой Visa, MasterCard, Maestro, со счета мобильного телефона, с платежного терминала, в салоне МТС или Связной, через PayPal, WebMoney, Яндекс.Деньги, QIWI Кошелек, бонусными картами или другим удобным Вам способом.