Тогда обозначьте возле каждого пункта примерное количество времени, которое займет его выполнение (учтите законы Мерфи из этой главы!). А теперь посмотрите, как эти дела можно “втиснуть” в распорядок. Совместить, например, готовку с прослушиванием полезной аудиокниги. Что-то придется убрать из ежедневного расписания и оставить, скажем, два-три раза в неделю.

Срочные. Эти дела делим на три категории: вписать в текущие, вписать на неделю в список “5+4” (смотри Инструмент 1.1) и отказаться. Да, от каких-то дел придется отказаться, об этом еще поговорим на Пятой неделе.

Вдолгую. Здесь нужно честно признаться себе, на какие из этих дел сил пока не хватает. После заполнения колонок текущих и срочных дел уже видно, как часто наши замыслы могут отличаться от реальности, планируем на день 10 дел, а реально можем выполнить три.

С отвергнутыми можно поступить двумя способами: либо безжалостно вычеркнуть их из списка и своей памяти, либо занести в отдельный резервный список, создать его на отдельном листочке и положить в шкатулку до лучших времен.

Те, что останутся, в количестве не более одного в день включить в план “5+4”.

Если практика вам понравилась, можно выгрузить список 50 в заметки мобильного телефона и работать с ним дальше, дополняя поступающими делами и вычеркивая сделанное.

Методики тайм-менеджмента учитывают особенность человеческой психики, для которой есть еще один закон Мерфи:

На самом деле это научно доказанный факт, так мы мыслим. Не приходилось ли вам составить список из 10 дел, а к полудню обнаружить, что первые два съели половину времени? Или запланировать час на поход в супермаркет, а вернуться часа через три?

Что будем делать? Срезать на взлете мечту “сделать 100 дел за один день”. С утра понедельника или еще с вечера воскресенья составляем список из пяти (только пяти!) важных дел на день. Кстати, составление списка можно включить в свой утренний или вечерний гайд (инструменты 4 и 5).

Кажется, что это просто? Как бы не так! Вот увидите, новые дела будут сам проситься в список. Принцип отбора такой: определитесь, что важно именно в этот день, а что на втором, третьем местах. Дела семейные или бизнес? Творческие планы или создание домашнего уюта? Учиться или поиграть с детьми? Напишите пять важных дел, а потом расставьте цифры – в каком порядке будет удобнее их делать.

Не получается сократить до пяти? Есть что-то срочное? В таком случае добавим еще несколько, не больше четырех, пусть это будут не важные, но срочные дела. Обратите внимание на временные затраты. Если в дополнительном списке будет пункт, который потребует значительную часть времени, сократите основной список и перенесите его туда.

И еще один момент: выполненные дела вычеркивайте из списка. Тем самым покажете подсознанию, что этот ящичек можно закрыть, больше не направлять на него внимание и энергию.

Закрывать выполненные дела, фиксировать финал важно. Можете придумать собственный способ делать это. Одна моя знакомая по завершении даже самого маленького дела тихонько поет:

Придумайте свой способ отметить завершение дела, “зафинализировать” его хотя бы мысленно. Увидите, как из вашей жизни уйдет ощущение незавершенности и бесконечной суеты дел.

Слоном в тайм-менеджменте называют огромную, трудновыполнимую задачу. В повседневной жизни с такими мы встречаемся каждый день. Чтобы съесть слона, то есть решить такую неподъемную задачу, надо разделить ее на бифштексы – небольшие посильные задачи. И начать есть, то есть выполнять каждый день по такому кусочку.

Метод уборки дома флайледи, о котором я писала в первой книге “Освободи красавицу”, похож на метод слона. Дом делится на пять зон и каждый день вы убираете одну. Хотя, конечно, сегодня флайледи выросла до системы не только уборки, но и самоорганизации.

Что будем делать? Сначала – ловить слона. Да-да, в отличие от деловой сферы, где слон виден невооруженным глазом (гигантский отчет, который надо составить за три дня) в нашей повседневности его порою и поймать еще нужно, и замариновать.

Конечно, таких слонов как ремонт или семейный отпуск трудно не заметить. А вот профилактический визит к врачу или неразобранные 1500 фото из домашнего архива тихонько зудят себе где-то в затылке и не высовываются. Именно эти скрытые слоники тянут из нас жизненную энергию почище рабочего отчета, но вот руки до них не доходят.

На этой неделе маринуем слонов! Присядьте на 10 минут, выпишите в блокнот семь слонов, которых сможете обнаружить. Расставьте их по номерам, 1 – первоочередной или тот, что больше других зудит. 7 – тот, которого можно отложить на долго.

Работать будем со слоном №1, остальных пока замаринуем, отложим до тех пор, пока первый слон не будет съеден.

Первого слона разбиваем на бифштексы. Например, разбор семейного фотоархива может выглядеть так:

Среда. Написать в семейный чат в мессенджере, чтобы дочь и сын отправили семейные фото за лето.

Четверг. Собрать фото с телефона, диска и облака в одну папку на ноутбуке.

Пятница. Грубо сортировать фото по событиям или по темам

Суббота. Просмотреть фото по темам, отобрать лучшие, дубли и неудачные удалить.

Воскресенье. Смонтировать слайд-шоу по темам, сохранить в облако (на диск).

Приятного аппетита! Едим слона с удовольствием, наслаждаемся каждым этапом. В завершение любуемся результатом, фрагмент слайд-шоу выставляем в соцсети с надписью “Зимой вспоминаю о лете”.

И конечно же, к этому случаю есть правило из мерфологии:

Если вам подошел этот инструмент, возьмите за правило раз в неделю, допустим, по вторникам, пересматривать список слонов. Берите в работу одного замаринованного, добавляйте новых, вычеркивайте неактуальных. Пусть каждый день в распорядке будет хоть крошечный слоновий бифштекс. Когда это войдет в привычку, научитесь ловить слонов как заправский охотник. Благо, что слоники не настоящие, а волшебные, тайм-менеджментовские.

По этому поводу у меня есть веселящая болталка:

Если каждое утро вы встаете с постели бодрой как юный енот, этому может быть одно из трех объяснений:

Вы еще очень молоды

Вы влюблены

Вы обладаете уникальным здоровьем.

Потому что с возрастом даже отъявленные жаворонки нуждаются в “раскачке”. Нам требуется от получаса и больше, чтобы прийти в себя и воспринимать окружающее адекватно.

Утренний гайд, то есть распорядок действий после пробуждения, избавит от ежедневных затрат энергии на выбор, в то время, когда в голове еще не рассеялся туман сна, об этом я прочитала в книге Хэла Элрода “Магия утра. Как первый час дня определяет наш успех”. Но утренний гайд – это не час, а полноценная часть дня, длиною от полутора до трех часов.