Часто бывает так, что, несмотря на то, что вы активно что-то делали весь день, к концу вашего рабочего дня вы понимаете: главное-то вы и не сделали. Это, во-первых, демотивирует, так как уменьшает значимость всего объема сделанных вами заданий. А во-вторых, не дает закончить рабочий день вовремя и со спокойной душой. И это несмотря на то, что вы работали весьма интенсивно.

Почему же так происходит? Часто это связано не только и не столько с объемом дел, но с особенностями работы мозга, который направляет нашу деятельность совсем не в то русло, которое нужно.

Для того чтобы вы в этом убедились, давайте выполним простое упражнение:

1. Прямо сейчас выпишите на листок бумаги список дел, которые вам нужно сделать сегодня.

2. Только когда вы закончили со списком (иначе упражнение не сработает), переходите к следующему шагу: расставьте напротив дел цифры, соответствующие последовательности, в которой их надо бы выполнять. По степени их важности: что следует сделать первым, что вторым и так далее. Можно расписать и весь список. Пронумеруйте как минимум половину.

3. А теперь самый интересный вопрос: насколько порядок написания дел совпал с порядком, в котором их нужно выполнять?

Обычно есть большое различие. Особенно в начале списка. Обратите внимание: когда вы задумываете о том, что стоит сделать сегодня, вам в голову в первую очередь приходят не те дела, которые нужно сделать в первую очередь!

В мозгу всплывают не самые важные дела, а те, которые вы недавно с кем-то обсуждали, или которые пришли последними, воспоминания о них еще свежи.

Важно! Мы убедились, что наш мозг вспоминает дела не в порядке приоритетности, а по каким-то другим, своим критериям. И если вы не контролируете, в какой последовательности вам на самом деле нужно выполнять дела, чтобы сегодня вы сделали именно то, что нужно сделать именно сегодня, и смогли закончить работать вовремя, то ваш мозг, когда вы подумаете «так, что там у нас дальше?», подкинет вам совсем не то дело.

Поэтому самый важный инструмент, помогающий контролировать свое время и выполнять задуманное в срок, это самый обычный СПИСОК дел. Составить его займет 2-4 минуты. При этом он сэкономит вам много времени как раз за счет того, что вы будете точно знать, какое дело нужно сделать следующим. Даже после того, как вас отвлекли другие люди или форс-мажор.

Задание:

1. Прямо сейчас составьте (хотя вы уже должны были это сделать) список дел на сегодня. Если на сегодня вы уже сделали, сделайте его на завтра.

2. Пронумеруйте дела в той последовательности, в которой их лучше всего выполнять.

3. Начиная рабочий день, обратитесь к списку и начните именно с первого дела. Как только дело сделано и возникает вопрос: что дальше? – не забывайте снова обратиться к списку. Если ваша работа хаотична и непредсказуема, то обращайтесь к списку хотя бы три раза в день: в начале дня, после обеда и за полчаса до конца рабочего дня. Зачем нужно третье обращение, мы поговорим в следующей главе.

4. Поработайте со списком неделю. Вы можете обновлять каждое утро один и тот же список, добавляя в него новые дела, а можете каждое утро (или каждый вечер, если вы «сова») писать новый список и проставлять новый порядок выполнения дел.

5. Через неделю оцените, какой эффект дала вам работа со списком? Хотите ли вы вести его на регулярной основе? Или, возможно, он нужен вам только в периоды повышенной многозадачности и отвлекающих факторов? Если вы выбираете второй вариант – что может помочь вам не забыть начать список в такие моменты? Или что для вас будет четким показателем того, что пора написать список дел?

Посмотрите на свой план дня (он ведь у вас уже есть?). Выделите из него те дела, которые необходимо сделать именно сегодня, и попробуйте примерно оценить время выполнения каждого из этих пунктов. Суммируйте это время – сколько у вас получилось? Сколько эта цифра составляет в процентах от общего времени вашего рабочего дня?

Например, если у вас стандартный 8-часовой рабочий день, и время, которое вам нужно для выполнения дел «нужно сделать сегодня или вчера», составляет также 8 часов, то это составит 100%.

И… если получилось 90-100%, то у меня есть для вас две новости. Одна плохая и одна… получше. С какой начать? Давайте с той, что получше: мы с вами выяснили, почему вы все время задерживаетесь на работе и/или находитесь во фрустрации из-за того, что не успеваете сделать задуманное.

Плохая новость – ваш план нереален. То есть как бы вы ни работали, вы его не выполните. Потому что ваш план идеален, он выполним только в несуществующих условиях волшебного мира, где в нашу жизнь ничего не вторгается, все зависит только от нас. Клиенты выполняют все договоренности, и даже погода соответствует прогнозу, поэтому никто никогда не задерживается и ничего не забывает. Но ведь так не бывает, верно?

В реальном мире что-то всегда пойдет не так. Но есть и плюсы – ученые уже занялись этой проблемой и выяснили, что для устранения этих «что-то пошло не так» в среднем у человека уходит 20% его рабочего времени. Исследователи даже придумали термин для всего, что идет не так – форс-мажор.

Форс-мажор не зависит от вас, он случается с каждым, и он точно нарушит ваши планы. Поэтому чтобы он не портил вам жизнь ежедневно и не вызывал разочарование (никогда такого не было, и вот опять!), его нужно просто заранее учесть и заложить в свой план.

Итак, критерий реалистичности плана – минимум 20% рабочего времени заложено на решение и учет форс-мажорных ситуаций. То есть при 8-часовом рабочем дне для того, чтобы вы успели сделать все запланированное на сегодня, чистое время на выполнение этих дел должно занимать не более 6,5 часов. И тогда ни внезапная задача от начальника, ни срочный звонок от друга с рассказом о душевной драме на полчаса, ни отсутствие помидоров для борща в магазине, где они всегда-всегда были, не выведет вас из равновесия. У вас есть на это время! Хотя, конечно, говорить «нет!» тоже очень помогает, но этот инструмент мы подробно рассмотрим в другой главе.

Упражнение на внедрение в практику учета форс-мажоров:

1. Оцените свой план дня/недели на реалистичность. Если дела на «сегодня и только сегодня» занимают менее 80% – отлично, переходите к пункту 2. Если более 80% – попробуйте расставить приоритеты и приблизиться к этой цифре. Если все же что-то будет сделать совершенно невозможно, то что из списка это может быть? Где последствия от невыполнения будут минимальны? Этому делу поставьте наименьший приоритет и отнесите его в пункт 2.

2. На оставшиеся 20% времени запланируйте дела тоже, но такие, которые в случае форс-мажора можно перенести на завтра. И теперь, когда возникнет тот самый форс-мажор, сначала выполняйте дела из списка 1, как бы ни тянулась рука к списку 2. Чем больше дел вы сделаете из списка 2, тем на дольше вам придется задержаться. Вы отрываете это время у ваших партнеров, детей, хобби и сериальчиков. Поэтому концентрируйтесь на списке 1, и только после его выполнения, если осталось время – переходите ко второму.

Список дел – это первый и самый важный шаг к победе в битве за продуктивность. Список, как мы уже говорили, поможет вам осознать реальный объем накопившихся дел, поможет определить эффективную последовательность их выполнения, а возможно и расчистит вам путь к уходу домой вовремя.

Но! Кроме количества выполненных дел важно заботиться и о чувстве удовлетворения от проделанной работы.

И тут нам снова поможет список. На него можно посмотреть и понять, как много было сделано. Он четко покажет, куда уходит время. Им можно, опять же, помахать перед начальством или партнером, который подозревает вас в ничегонеделании.