Группировка
Группировка задач – отличный способ сохранить сфокусированность и повысить эффективность. Группировать в данном случае – значит заниматься одним конкретным делом в течение часа или двух. В это время ничто не должно отвлекать вас: ни электронная почта, ни жужжащие уведомления на смартфоне, ни серфинг в сети и т. п.
Никогда не замечали, что вы начинаете делать все быстрее, когда делаете что-то одно в течение часа? Группировка задач: час на переписку, час на телефонные разговоры и т. п. позволяет значительно повысить эффективность и скорость выполнения работы, поскольку вы не тратите силы на удержание внимания, переключаясь с одного дела на другое (или когда вас отвлекают). Проанализируйте список задач и решите, как их сгруппировать. Я обычно группирую такие задачи: планирование, ответы на письма, чтение, работа с рукописью, звонки, встречи, работа по дому, шоппинг и т. п.
6. Организованность
Каждые 5 минут, потраченные на организацию, принесут вам час свободного времени. Но вы сейчас слишком заняты, чтобы заниматься организацией, не так ли? У вас весь стол завален бумагами и обклеен стикерами с напоминаниями? Если бы только у вас была лишняя минутка, вы бы точно занялись организацией времени, да?
Простите, но я вынужден сказать вам всю правду в лицо…
Вы не можете организовать свое время совсем не потому, что очень заняты. Вы вечно заняты именно потому, что тотально неорганизованны!
К сожалению, сам факт вечной занятости еще не говорит о том, что вы результативны. Как правило, в офисе больше всего впахиваеттот, у кого стол завален бумагами.
Согласно последним исследованиям, современные руководители тратят от 30 до 50 % своего времени на поиск нужной бумажки! Звучит пугающе.
Я обращаюсь к вам, мои утомленные читатели: изучите и попробуйте на практике несколько несложных приемов, способных изменить вашу жизнь! Я и сам был однажды на вашем месте, мне эти приемы помогли поставить все с головы на ноги.
♦ Первые 15 минут рабочего дня посвятите расстановке приоритетов.
♦ Выделяйте час в неделю на сортировку и организацию бумаг. Если что-то можно сделать меньше, чем за 5 минут, – делайте это немедленно! Все, что требует больше времени, занесите в список дел.
♦ Каждый день в течение 15 минут занимайтесь расчисткой рабочего стола. Смело выбрасывайте все, что вам не нужно.
♦ Последние 15 минут рабочего дня уделите планированию задач на завтра. Что важно? Что срочно?
♦ Наведите порядок в почтовом ящике, удалите старые и неактуальные письма. Если не уверены, распечатайте их для очистки совести.
♦ IT-специалист однажды сказал мне, что очистка почтового ящика от ненужных писем не только разгружает голову, но также экономит деньги компании, потому что сотни и тысячи писем, хранящихся в папке «Входящие», требуют больших энергозатрат и, соответственно, увеличивают счета за электроэнергию.
♦ Не беритесь за новые дела, не завершив старые.
♦ Старайтесь делать все правильное первого раза, чтобы в будущем вам не пришлось это переделывать.
Организация бумаг на рабочем месте
Соберите все свои бумаги и рассортируйте их в соответствии со следующим алгоритмом.
1. Если что-то можно сделать меньше, чем за 5 минут, – немедленно делайте это!
2. Дела, требующие большего времени, занесите в список задач.
3. Архивируйте все завершенные дела.
4. Все, что не касается вас, пересылайте адресату.
5. Все, что считаете полезным в будущем, следует отправить либо в архив, либо в мусорную корзину. (Сколько файлов вы оставили на будущее? Сколько из них вам действительно пригодилось?)
6. Все, что не попадает ни в одну из вышеперечисленных категорий, смело выбрасывайте.
Организация электронной почты
1. Если можете ответить на письмо менее чем за 5 минут – отвечайте.
2. Если можно что-то делегировать – делегируйте сразу.
3. Если на решение вопроса нужно время – внесите его в список дел.
4. Создайте папку для завершенных дел и переместите их в нее сразу же по завершению.
5. Используйте свой почтовый ящик как планировщик задач: решенные вопросы отправляйте в архив, а требующие внимания – оставляйте во входящих.
6. Удаляйте все, что не понадобится вам в будущем.
7. Отпишитесь от всех ненужных рассылок – кроме моей. Шучу. Ради повышения своей продуктивности отпишитесь и от моей рассылки, как бы больно мне ни было вас терять.
Выполняйте эти рекомендации до тех пор, пока ваш ящик не будет пуст. Если у вас много почты, оставьте письма прошлого месяца для дальнейшей сортировки, а все более ранние отправьте в архивную папку, которую можно назвать «Старые письма».
Рабочее пространство
1. Все самое важное держите под рукой.
2. Папки держите в алфавитном порядке в закрытом виде.
3. Рабочая поверхность должна быть чистой и свободной.
4. Принадлежности, которыми вы пользуетесь, должны быть всегда под рукой и в рабочем состоянии.
5. Уберите в ящик все, чем вы редко пользуетесь.
6. Заведите ячейки для бумаг (входящих, исходящих и находящихся в работе).
7. В голове тоже должен быть порядок. Записывайте в блокнот свои мысли и идеи.
8. Найдите время, чтобы раз в неделю наводить порядок на рабочем месте.
Помните: каждые 5 минут, которые вы ежедневно тратите на поиск мелочей, в конце года превращаются в 30 часов! Согласитесь, это существенная потеря.
Упорядочивание
Все, чем вы не пользуетесь, превращается в беспорядок. Хаос нужно упорядочить! Все дело в энергии. Все, что полезно для работы, полезно и для дома.
Если у вас дома полно барахла, оно начинает съедать вашу энергию. А чем меньше у вас энергии, тем менее вы продуктивны. Начните с малого – разберите вещи в шкафу.
Несколько советов:
♦ если какую-то вещь вы не надевали с прошлого года, вы вряд ли будете ее носить;
♦ выбрасывайте все, что «может пригодиться когда-нибудь» или «напоминает вам о славных моментах в прошлом»;
♦ Мари Кондо, гуру порядка из Японии, идет еще дальше, говоря: «Если вещь не вызывает радости – выбрасывайте ее». Рекомендую вам прочитать ее книгу «Магическая уборка. Японское искусство наведения порядка дома и в жизни». Она буквально изменила мою жизнь.
Когда я навожу порядок и хочу избавиться от каких-то вещей – я просто отдаю их даром. Мне это нравится, я даже думаю, что жизнь/Бог/Вселенная отблагодарит меня.
Когда разберетесь со шкафом – принимайтесь за спальню. Затем займитесь порядком в гостиной, потом в гараже, и так до тех пор, пока не приберете весь свой дом, а затем и офис. Выбрасывайте все, чем вы больше не пользуетесь: одежду, журналы, книги, компакт-диски и даже мебель. Один из моих клиентов за выходные смог расчистить весь дом. Он почувствовал такое облегчение и прилив сил, что смог реализовать массу краткосрочных целей. Он избавлялся от хлама без оглядки и сожаления. А вы когда наведете у себя порядок?
Помните, что вы выигрываете 30 часов, если не тратите время на поиски нужной вещи? Порядок в доме принесет вам еще 30 часов. То есть мы обнаружили уже 60 часов! Но и это еще не предел…
Просто чума! Книга только началась, а мы уже нашли порядка 60 свободных часов в году. Не прекращайте читать.
Напоминание. Отговорки вроде «мне это не подходит» – не принимаются, и это касается всего, что сказано в этой книге. Попробуйте продержаться 2 недели. Если и тогда вы сочтете, что у вас ничего не получается, напишите мне письмо с жалобой.
7. Отвлечение внимания и прерывание
Насколько сосредоточенно вы работаете? Спрошу иначе: как долго вы можете работать, не прерываясь и не отвлекаясь?
