Из этого вытекает второе правило джагглинга – сосредоточиться на полной картине. Об этом я уже писала в первой главе: для эффективной работы с несколькими проектами пора перестать их пересчитывать и впадать в панику от их количества. Стоит увидеть всю картину целиком и сосредоточиться на жонглировании. В этом вам может помочь изменение масштаба вашего планирования и простая геймификация.
Когда число моих проектов приблизилось к десяти, я поняла, что ежедневное планирование больше не помогает. Во-первых, все мои проекты перестали влезать в рамки одного дня. Во-вторых, чтобы уменьшить время на переключение между проектами, все активности в рамках одного проекта я стала группировать большими блоками. Ключевым изменением на этом этапе стал переход от ежедневного планирования к еженедельному.
Теперь мой основной промежуток планирования – одна неделя. В воскресенье вечером я смотрю на нее с высоты птичьего полета и выстраиваю свои проекты в уже имеющиеся обязательства. При таком подходе очень хорошо видно, не выпадает ли из внимания тот или иной проект. Так или иначе каждому из них достается свой временной блок в рамках недели. Планирование крупными мазками теперь стало ежемесячным. В начале месяца я решаю на чем буду удерживать фокус в каждом из проектов.
Масштаб вашего планирования может быть любым. Например, руководитель Новосибирского офиса компании, в которой я работаю, Евгений, успешно совмещает административное руководство локальным филиалом, надзор за всеми проектами на уровне страны и курирует несколько проектов на уровне Европы. Он распределяет свои рабочие блоки по неделям. Одну неделю он сфокусирован на работе на уровне страны, следующую неделю занимается проектами на уровне региона и так далее. Конечно, в течение недели все равно приходится заниматься всем понемногу, но фокус деятельности задан, и он старается его придерживаться.
Я считаю, что сделать такой шаг назад и оценить все перспективы и цели критически важно, даже если вы ведете всего один проект. Представьте, что вы пробираетесь сквозь джунгли, изо дня в день прокладываете себе дорогу, вырубая тропический лес. Чтобы достичь цели, вам необходимо периодически забираться на высокое дерево и проверять, в нужном ли направлении вы движетесь, и долго ли еще до места назначения. Иначе, слишком увлекшись вырубкой деревьев, вы рискуете ходить по кругу и что-то упустить. Также и в ежедневной рутине, закопавшись в маленьких делах, можно упустить нечто важное и сбиться с пути.
Помимо масштабирования моего подхода к планированию сместить фокус с шариков на джагглинг мне помогла простая игра, а точнее – геймификация. Геймификация – это использование игровых элементов, таких как игровая цель, правила игры, обратная связь и добровольное участие в неигровой среде для достижения различных неигровых целей. Попробовать ее мне также предложила Ольга в рамках все той же «Личной траектории развития». Я стала придумывать игру, которая могла бы вписаться в мою ежедневную деятельность, и которая помогла бы мне удерживать фокус внимания на всех моих проектах одновременно.
Моей игровой целью стало монтирование видеороликов из множества селфи-фотографий. Правила игры: каждое селфи должно быть сделано строго в момент осознанного перехода от одного проекта к другому в течение дня. Обратной связью для меня служило количество селфи в конце дня – это было прямым показателем того, сколько раз за день я переключала фокус внимания между проектами. Ну и вся эта игра была, действительно, совершенно добровольным событием – если я и пропускала какие-то переходы – ничего страшного.
––
ПРОСТО СДЕЛАЙ ЭТО!
Геймификация – отличный способ добавить интереса в любой процесс. Подумайте, для какой цели вы можете использовать геймификацию в своей деятельности и разработайте свою первую игру.
Обязательные элементы геймификации: игровая цель, правила игры, обратная связь и награда.
Игровая цель не должна совпадать с целью геймификации. Она должна быть достижимой, измеримой и желанной, например, смонтировать видеоролик из множества селфи-фотографий.
Правила игры – это необходимые ограничения, делающие достижение игровой цели более интересным. Старайтесь не усложнять правила: чем проще игра, тем она интересней. Например, при каждом переходе от одного проекта к другому делать селфи в специальной программе.
Обратная связь – по каким признакам вы поймете, что двигаетесь к игровой цели. Например, растущее число селфи-фотографий в фотоальбоме.
Награда – то, что вы получите за достижение игровой цели. Например, смонтированный ролик, который можно показать друзьям и выложить в социальных сетях
––
Мои дни сразу наполнились смешными моментами. Я заканчиваю готовить презентацию для одного проекта и подключаюсь к конференции другого проекта – селфи. Делаю перерыв на обед – снова селфи, в начале и в конце. Иногда это отвлекало и злило, иногда, наоборот, веселило.
Нередко я просто забывала сделать заветный кадр. Но на то ведь это и игра: не получилось пройти уровень, можно пробовать снова и снова, пока не получится.
Такая веселая игра значительно снизила уровень напряжения в те недели, когда потребности одного проекта резко возрастали, что ставило под угрозу работу по остальным фронтам. Необходимость сделать хотя бы несколько кадров напоминала мне о том, что помимо одного крайне важного проекта были и другие, тоже требовавшие внимания и энергии.
Более того, эта игра позволила мне отследить, насколько важно соблюдать некий баланс и не мельчить во временных отрезках, направленных на один проект. Я узнала, что оптимальное для меня количество переключений – три-четыре в день. Я научилась группировать занятия внутри одного проекта, чтобы не переключаться слишком часто. Но в то же время я стала дробить мой день, чтобы не заниматься все время чем-то одним.
В конце месяца я смонтировала забавный ролик – приз за лучшую игру в джагглинг.
Убрать все лишнее
Третье важное правило джагглинга – убрать все лишнее. Чем больше у жонглера мячиков, тем больше все его движения отточены до идеала. Он не делает ни одного лишнего движения, ни одного ненужного взмаха, четко и сосредоточенно подбрасывает и ловит мячики.
Зачастую говоря об успешности и эффективности, мы смотрим в сторону добавления новых задач. Введение системы планирования, постановка целей, реализация сразу во всех сферах жизни. Однако, иногда, в пользу той же эффективности просто жизненно необходимо избавится от всего лишнего. На этом принципе строится известная японская методика бережливого производства: для достижения лучших результатов необходимо избавиться от всех процессов и объектов, не несущих ценности для конечного продукта.
Поэтому, когда мы начинаем выстраивать собственную систему джагглинга, самое время критически посмотреть на всю свою жизнь и убрать из него все то, что не добавляет ценности, а лишь мешает эффективному распределению ресурсов. Прежде всего это пожиратели времени, ограничивающие убеждения и ненужные проекты.
Бесполезная деятельность – главный враг личной эффективности, и от таких занятий стоит избавиться в первую очередь. Тут я имею в виду лишь те пожиратели времени и энергии, которые не несут отдыха и расслабления. Все то, что наполняет вас энергией, делает жизнь радостней и наполняет ее смыслом, не в счет. Если просмотр передачи «Доброе утро, Россия» – часть вашего утреннего ритуала и помогает вам настроиться на день, не стоит себе в этом отказывать, даже если в каждой книге по эффективности будет написано, что просмотр телевизора не принесет вам ничего хорошего. Просто постарайтесь быть честным с самим собой, действительно ли лента в Facebook в обеденный перерыв улучшает аппетит?
Прошлой весной на спор с подругой я на полтора месяца ограничила время на социальные сети до одного часа в день. До этого я не замечала у себя большой зависимости от цветной ленты Инстаграма, но оказалось, что провожу, уткнувшись в смартфон, гораздо больше времени, чем мне казалось раньше. Удивительно, какой большой ресурс времени и энергии я получила взамен одного маленького ограничения. Попробуйте и вы. Современные смартфоны позволяют легко отследить всю статистику пользования разными программами. Так что, прямо сейчас можете оценить выгодность такой сделки с самим собой.
