Управление проектами существовало до появления специализированного программного обеспечения. В те времена руководители проектов использовали сетевые графики, графики движения проектов, калькуляцию бюджетов и расходов на бумаге. Работа с командами и координация их действий также проводилась без помощи современных технологий. В связи с этим, руководители проектов должны были обладать навыками достаточными для быстрой прикидки сроков и ресурсов без использования специализированных инструментов.

Сегодня, благодаря развитию технологий и появлению программного обеспечения для управления проектами, возможности руководителей проектов значительно расширились. Однако, основные навыки и знания, которыми должен обладать каждый успешный руководитель проектов, остаются актуальными.

Хотя современные программные продукты облегчают процесс планирования, координации и контроля над проектами, они не могут полностью заменить опыт и интуицию опытного руководителя проектов. Поэтому, даже используя современные инструменты и технологии, важно не забывать о традиционных методах и подходах, которые позволяют руководителям проектов оставаться гибкими и эффективными в управлении сложными и динамичными проектами.

Программные продукты значительно облегчают работу руководителей проектов в своей деятельности. Они предоставляют мощные инструменты для планирования, координации, контроля и анализа проектов. С их помощью руководитель может легко отслеживать прогресс, определять проблемы и риски, а также адаптировать свои планы и стратегии для достижения оптимальных результатов. Благодаря автоматизации рутинных задач, руководители могут сосредоточить свое внимание на решении сложных проблем и стратегических вопросах, что в свою очередь повышает их эффективность и результативность.

Программные продукты также упрощают коммуникацию и сотрудничество внутри команды и с заинтересованными сторонами. Они обеспечивают единую платформу для обмена информацией, идей и обратной связи, что позволяет команде работать синхронно и гармонично. Использование программного обеспечения для управления проектами также обеспечивает более прозрачный и открытый процесс принятия решений, что способствует созданию доверия и понимания между участниками проекта. В результате, проекты становятся более успешными и достигают своих целей в срок и в рамках бюджета.

При выборе программных продуктов для управления проектами, прежде всего, необходимо учитывать ПО, которое уже применяется в организациях, где работают руководители проектов, или тех, которые определены заказчиками. Это обеспечит более гладкую интеграцию с существующими системами, сократит время на обучение и адаптацию к новому инструменту, а также упростит взаимодействие с коллегами и партнерами, которые также используют эти программные продукты.

Однако, помимо этого фактора, руководителям проектов следует также обратить внимание на ряд других аспектов при выборе подходящего программного обеспечения. К таким аспектам относятся функциональность, масштабируемость, стоимость, поддержка и безопасность. Важно выбирать программное обеспечение, которое не только соответствует текущим требованиям проекта, но и способно адаптироваться к изменяющимся условиям и потребностям в будущем.

В дополнение к специализированным программным продуктам для управления проектами, руководители также могут использовать набор базовых инструментов для личной организации и планирования. Эти инструменты могут включать календари, список задач, памятки и др. Рассмотрим несколько примеров программных продуктов от разных производителей, которые могут быть полезными для руководителей проектов:

Microsoft:

Microsoft Outlook: электронная почта, календарь и список задач;

Microsoft OneNote: запись заметок и планирование;

Microsoft To Do: управление задачами и делами.

Google:

Gmail: электронная почта;

Google Calendar: календарь и планирование событий;

Google Keep: заметки и напоминания;

Google Tasks: список задач и управление ими.

Atlassian (Jira):

Jira Core: управление проектами и задачами;

Jira Software: планирование и отслеживание разработки программного обеспечения;

Confluence: документация и совместная работа.

Альтернативы:

Trello: визуальное управление проектами и задачами на основе доски;

Asana: планирование, отслеживание и организация работы команды;

Notion: единое пространство для заметок, задач и документации;

Примечание:

Руководителям проектов, особенно начинающим, рекомендуется зарегистрироваться в Microsoft Outlook или Gmail, Jira или Trello, используя бесплатные тарифы или демоверсии. Это позволит ознакомиться с функционалом и определить, какие инструменты наиболее подходят для потребностей и задач. Большинство программного обеспечения имеет схожие функции, поэтому знакомство с одним из них упрощает адаптацию к другим аналогичным инструментам.

Проектное управление включает в себя управление проектами от их инициации до завершения. Жизненный цикл проекта состоит из пяти основных этапов, которые позволяют проектному менеджеру контролировать и оптимизировать работу над проектом, оценивать результаты и обеспечивать качество. В этой главе мы рассмотрим каждый из этих этапов подробно.

Инициация проекта

На этапе инициации проекта формируется идея проекта, определяются его цели и ожидаемые результаты. Здесь проектный менеджер оценивает риски, стоимость, время и ресурсы, необходимые для реализации проекта, а также формирует команду проекта и определяет ответственности участников. Также на этом этапе важно учесть интересы всех заинтересованных сторон, чтобы обеспечить их поддержку и содействие в проекте.

Планирование проекта

Планирование – один из самых важных этапов проектного управления. На этом этапе проектный менеджер разрабатывает подробный план проекта, включая сроки, задачи, ресурсы, бюджет и контрольные точки. Определяются стратегии управления рисками, коммуникациями и изменениями в проекте. Также разрабатываются индивидуальные планы для каждого участника команды и утверждается общий план проекта.

Реализация проекта

На этапе реализации проекта команда начинает выполнять задачи и достигать промежуточных целей в соответствии с планом проекта. Проектный менеджер контролирует выполнение работ, управляет изменениями, рисками и проблемами, возникающими в ходе реализации проекта. Контроль качества продуктов и услуг, оказываемых в рамках проекта, также является важным аспектом этого этапа.

Завершение проекта и оценка результатов

После завершения всех работ по проекту, устранения возможных недочетов и оформления результатов, наступает этап завершения проекта и оценки результатов. В рамках этого этапа подготавливается итоговый отчет, который включает оценку результатов, сравнение планируемых и фактических показателей, а также анализ причин отклонений.

На заключительном этапе также проводятся встречи, на которых оценивается работа команды, обсуждаются результаты проекта и вырабатываются рекомендации по улучшению процессов управления проектами на основе опыта реализации данного проекта. Затем проектная документация подготавливается для архивации и возможного будущего использования. Результаты проекта передаются заказчику или эксплуатирующей организации, и проект считается завершенным.

Мониторинг проекта