Как показывает практика последних лет, ведущие российские компании идут по пути создания двух параллельных отделов в рамках общей структуры управления закупками. Закупщики стратегического направления сосредоточивают свое внимание на стратегических задачах, принимая управленческие решения, оказывающие влияние на развитие компании в долгосрочной перспективе. Закупщики операционного направления обеспечивают выполнение текущих задач и транзакций. Эффективность принятых решений на уровне стратегических закупок обычно апробируется операционными закупщиками, и на основе полученных результатов определяется дальнейший план развития закупочной деятельности.

Несмотря на разную степень зрелости и развития, которая присуща системе снабжения, не стоит забывать, что современный отдел закупок решает самые разнообразные задачи. Рассмотрим некоторые из них.

Традиционно непосредственная задача отдела закупок – приобретение товаров и услуг по привлекательным для компании ценам. Закупщики ведут поиск доступных способов снабжения для своей организации, изучают поставщиков, сравнивают полученные коммерческие предложения и оценивают технические характеристики материалов и оборудования. Для опытного специалиста закупка товара по выгодной цене предполагает наличие баланса между ценой и качеством, поскольку максимальная прибыль для компании осуществляется через эффективное приобретение качественных материалов.

Как правило, отделы закупок поддерживают отношения с поставщиками, оценивают и анализируют их работу, участвуют в выборе того или иного подходящего партнера для компании. Отдел закупок принимает решение, с какими компаниями продлевать контракты, а с какими поставщиками следует прекратить сотрудничество. Выстраивание прочных отношений с поставщиками и подрядчиками – неотъемлемая часть долгосрочного успеха компании, поскольку качественные материалы, низкая стоимость товаров и своевременная доставка являются конкурентными преимуществами для любой компании.

Службе закупок в компании отведена важная роль – вести переговоры от лица организации с поставщиками и подрядчиками, чтобы обеспечить лучшие условия той или иной коммерческой сделки. Навык ведения переговоров способен творить чудеса, поскольку затраты на закупку во многих компаниях действительно высоки. Это означает, что получение скидок отделами закупок в ходе переговорного процесса может оказать существенное влияние на итоговую прибыль компании.

Взаимодействие с внешней средой входит в прямую обязанность отдела закупок. Закупщики активно занимаются так называемым сорсингом – целенаправленным процессом поиска и отбора поставщиков и подрядчиков, которые играют жизненно важную роль в общей бизнес-стратегии компании. Сорсинг включает в себя анализ рынка, сбор и мониторинг данных о поставщиках, предварительную квалификацию поставщиков, ведение переговоров и оценку коммерческих предложений. Надежные поставщики отбираются при помощи комплексной оценки их операционной деятельности, факторов риска и соблюдения деловой этики. Такой подход гарантирует отделу закупок, что его сотрудники смогут приобретать необходимые товары и услуги хорошего качества в нужном количестве у надежных поставщиков и в строго определенный срок.

Постоянное и эффективное взаимодействие с другими бизнес-подразделениями имеет большое значение для бесперебойной операционной деятельности компании. Как правило, все отделы организации взаимосвязаны, поскольку конкретная задача зачастую выполняется с вовлечением нескольких заинтересованных сторон. Например, сотрудник отдела закупок, принимая обоснованное решение о потенциальном поставщике, должен совместно с финансовым отделом оценить бюджетные ограничения и финансовые требования своей компании, проверить прозрачность контрагента с юридическим отделом, определить текущий уровень товарных запасов со складом, а также обсудить технические характеристики компонентов с производственным отделом. Успешная коммуникация со стороны отдела закупок с коллегами ведет к существенному снижению рисков.

Несмотря на то что цель бюджетирования состоит в обеспечении эффективной работы организации при сохранении низких затрат, не все отделы закупок вовлечены в управление бюджетом. Тем не менее мои наблюдения свидетельствуют, что даже незначительное участие отдела закупок в управлении денежными средствами компании для закупочной деятельности позволяет оптимизировать предстоящие расходы и своевременно гарантировать платежи поставщикам. Ничто так не укрепляет доверие в деловой среде, как выполненные в срок договорные обязательства.

Есть организации, в которых отдел закупок отвечает за размещение заказов и одновременно следит за уровнем товарных запасов. Это зависит от размера компании и степени зрелости закупочной функции. На операционном уровне для производственных и торговых компаний важно иметь нужное количество сырья на складе или приемлемый объем товаров на полке. Отсутствие конкретного товара может повлечь за собой потерю клиента и, как следствие, выручки. А чрезмерное затоваривание предполагает дополнительные расходы на хранение и возможное устаревание товара. Высококвалифицированный отдел закупок решает стратегически важную задачу – размещает заказы после тщательного анализа товарных запасов и изучения рыночной конъюнктуры. Такая синхронность считается возможной в отделах закупок, в которых имеются глубокая экспертиза, эффективно выстроенная коммуникация, разработанная закупочная отчетность и, самое главное, система снабжения – централизованная структура, которая является единственным элементом бизнес-структуры с закупочными полномочиями.

В ведущих компаниях именно отдел закупок является разработчиком основополагающих регламентов, процедур и процессов в сфере закупок. Закупочная команда сотрудничает с руководителями и заинтересованными лицами компании для понимания производственных потребностей и корпоративных требований. В результате тесного взаимодействия отдел закупок формирует и согласовывает пакет документов, обязательный к исполнению после официального утверждения топ-менеджментом организации в соответствии с общей корпоративной стратегией. В компаниях, где отсутствует отдел внутреннего контроля и аудита, именно ответственный сотрудник отдела снабжения следит за соблюдением закупочных бизнес-процессов и пресекает попытки нарушить утвержденные закупочные процедуры со стороны внутренних клиентов.

Рост компании неизбежно приводит к увеличению базы поставщиков и расширению закупаемой номенклатуры. Это, в свою очередь, означает, что отдел закупок может столкнуться с проблемой качества при постоянно растущем и часто неконтролируемом потоке товаров, компонентов и материалов. Задача отдела закупок заключается в постоянном улучшении качества получаемой продукции, гарантирующем компании повышение лояльности конечных заказчиков и выгодоприобретателей.

Обеспечение прозрачности и эффективности закупочной деятельности должно рассматриваться через призму открытости и доступности. Для этого отдел закупок в соответствии со своими утвержденными нормативными актами и закупочной политикой организовывает и проводит конкурентные торги, по итогам которых заключаются контракты с компаниями, предоставившими наилучшие условия для сотрудничества.