Еще до разработки и реализации политики вам стоит подумать об организации контроля над закупочной политикой и ее целями. Разберем этот принцип детальнее. Допустим, вы планируете реализовать политику конкурентных торгов для получения наилучшего предложения. С одной стороны, цель торгов – обеспечить объективную оценку поставщиков и получить самое выгодное предложение для компании. С другой стороны, большинство сотрудников рассматривают политику торгов как излишний корпоративный контроль, осложняющий им ведение бизнеса. В этом случае ваша задача – объяснить сотрудникам организации вашу конечную цель: сократить расходы через получение лучшего предложения и тем самым повысить операционную прибыль всей компании, запустив формальный процесс конкурентных торгов и адаптировав его под бизнес-потребности. Что касается механизма контроля, то это зависит от уровня автоматизированных процессов в сфере закупок вашей компании. Например, еще до внедрения новой политики закупок вы как ответственное лицо в отделе снабжения можете публично заявить, что будет реализован принцип «нет заказа на закупку – нет оплаты». Такое возможно на определенной стадии автоматизации процессов предприятия, когда входящие заявки на закупку могут автоматически генерироваться в заказ на закупку. Это гарантирует контроль выполнения заказа и своевременную оплату. И, как следствие, становится еще одним убедительным аргументом в пользу соблюдения процедур закупочной политики.

Таким образом, определив базовые принципы закупочной политики, нацеленные на успешную реализацию закупочной стратегии, стоит обозначить вполне конкретные преимущества для компаний и организаций. Основная цель закупочной политики, безусловно, формализация всех практик и процедур. А систематизация закупочных процессов и инструкций позволяет:

● повысить скорость и точность выполнения заявок;

● минимизировать риск человеческих ошибок;

● сократить задержки поставок;

● устранить конфликт интересов;

● обеспечить алгоритм действий в случае возникновения непредвиденных обстоятельств;

● определить требования к существенным условиям контракта: стоимость, условия оплаты, сроки поставки;

● установить правила работы с поставщиками и подрядчиками;

● бороться с несанкционированными закупками, необоснованными расходами и проявлениями мошенничества;

● упростить условия внедрения автоматизации и цифровых решений;

● стандартизировать практику общения с внутренними заинтересованными сторонами.

Перечислив неоспоримые преимущества при реализации закупочной политики, предлагаю рассмотреть eе основные разделы. Иными словами, какие базовые положения должна содержать эффективная закупочная политика в современном виде. С чего начать? Для наглядности опишу свой опыт разработки закупочной политики в одной производственной компании.

Цель политики закупок заключается в том, чтобы определить стандартные методы и процедуры для компании по приобретению товаров и услуг у поставщиков и подрядчиков. Соблюдение данной политики обязательно для всех сотрудников. Нарушение может привести к дисциплинарным мерам. Служба закупок ответственна за поддержание и реализацию процессов, определенных в этой политике.

Что касается роли закупочного документа, то она состоит в том, чтобы помочь компаниям получить максимальную выгоду от приобретения товаров и услуг и создать условия для снижения затрат и рисков поставок, которые влияют на достижение устойчивого корпоративного развития.

В качестве скрипта в тексте документа вы можете использовать примерную формулировку:

Отдел закупок компании «Снабженцы России» несет ответственность за полное управление закупочной деятельностью, отвечает за администрирование процедур по выбору поставщиков и является единственным уполномоченным лицом в сфере закупок как с внутренними заказчиками, так и с внешними заинтересованными сторонами.

Разграничение полномочий и их четкая регламентация – фундамент для практической реализации закупочной политики. Это механизм, который приводит в движение весь закупочный процесс в организации.

Прежде всего вам нужно определиться со следующими элементами.

● Кто будет подписывать юридические документы в сфере закупок и, следовательно, возьмет на себя обязательства от имени компании?

● Будут ли ключевые сотрудники других бизнес-подразделений участвовать в подписании документов?

Моя рекомендация – централизация права подписи в отделе закупок, чтобы, согласно корпоративной иерархии, замкнуть этот процесс на генеральном директоре или сопоставимом по полномочиям лице (здесь должен быть указан полный список уполномоченных лиц, имеющих право подписи в зависимости от общей суммы контракта). Централизация полномочий содержит два основных плюса:

● во-первых, соблюдение и унификация общих стандартов внутри организации. К ним относится применение определенной юридической терминологии, коммерческих условий, принятых в компании;

● во-вторых, централизация подписания договоров в сфере закупок гарантирует предприятию хранение важных документов в одном месте и эффективную коммуникацию с юридическим отделом в случае пролонгации, мониторинга и пересмотра контрактных обязательств с поставщиками.

Закрепив в политике принцип централизации и составив список уполномоченных лиц, компании следует установить уровень полномочий в рублях при подписании контрактов.

Согласно штатному расписанию в организации, вы можете зафиксировать следующие уровни полномочий в рублях.

Условный пример

1. Руководитель отдела закупок – право подписи до 1 млн руб.

2. Операционный директор / исполнительный директор – право подписи до 5 млн руб.

3. Финансовый директор – право подписи до 10 млн руб.

4. Генеральный директор – право подписи до 50 млн руб.

5. Совет директоров – свыше 50 млн руб.

Четко установленное разграничение полномочий, лиц и сумм регламентирует процесс подписания документов и устраняет бюрократическую неразбериху в закупочной деятельности.

В этом разделе определяется четкая последовательность действий сотрудников отдела закупок. Это может включать:

● процедуру получения заявки на закупку с прилагаемой формой-образцом запроса;

● процедуру утверждения и согласования заявки на закупку;

● список уполномоченных лиц, имеющих право согласовывать заявки на закупку (в зависимости от автоматизации процессов и размера компании это могут быть руководители различных бизнес-подразделений);

● сроки согласования заявки на закупку.

Организация тендеров (конкурентных торгов) – официально утвержденная процедура получения коммерческих предложений от поставщиков и подрядчиков с последующим выбором наилучшего предложения, соответствующая требованиям и условиям компании-организатора.

Для начала необходимо установить порог, при котором начинается процедура торгов. Например, сумма заявки на закупку в размере 20 000 руб. не предполагает проведения процедуры конкурентных торгов. В политике может быть четко закреплено, что организация торгов осуществляется при заявке на закупку от 100 000 руб. Разумеется, это условная сумма, и компания сама определяет свои лимиты. Более того, в закупочной политике конкретно устанавливается уполномоченный орган, имеющий право проводить тендерные процедуры. Как правило, это сотрудники службы закупок, но в случае необходимости можно оговорить в закупочном регламенте вовлечение узкоспециализированных профессионалов для комплексных проектов.

Определив правила проведения конкурентных торгов, рекомендую подробно описать механизм от запроса коммерческого предложения до оценки поставщика и его официального утверждения.