Человек не просто помнит задачи – они давят на него со всех сторон, съедая ценный ресурс внимания и концентрации. Каждое дело перетягивает одеяло на себя, пытаясь заставить себя закончить. В итоге в голове хор из задач, каждая из которых кричит и дергает за рукав. Представьте, что вы работаете в комнате, полной очень надоедливых людей, и все они одновременно и срочно чего-то от вас хотят. Ну такое.

Логично было бы пойти отдохнуть в такой момент, но и это не поможет. Процесс бессознательный, отключить силой воли его нельзя. Можно, например, лежать в ванне после работы и категорически не желать думать ни о каких отчетах и дедлайнах, но они всё равно будут отвлекать. Чаще всего человек даже не осознает, что думает о работе, а просто испытывает беспричинное внутреннее напряжение. С такой настройкой сложнее концентрироваться – а значит, на другие дела будет уходить куда больше времени.

Чтобы победить эффект Зейгарник, не нужно становиться трудоголиком и решать задачи круглосуточно, только чтобы они перестали о себе напоминать. Выход из замкнутого круга эффекта Зейгарник лежит в разнице понятий. Мозгу кажется, что «завершить» – это значит, сделать здесь и сейчас. Нам же необязательно бежать и заканчивать все дела сию секунду – для начала достаточно разгрузить свою «оперативку», выложить все несделанные задачи куда-то вовне и дать установку, когда и как каждая из них будет выполняться.

Например, есть пачка задач: подготовить отчет за месяц, провести интервью с клиентом, сделать презентацию. Каждая из них состоит из мелких этапов – договориться о дате, сделать черновик, подготовить вопросы, выгрузить данные и т. д. Если не выписать эти подзадачи, то они будут назойливо жужжать в голове, заставляя хвататься то за одну, то за другую.

Чтобы облегчить себе жизнь и стать продуктивнее, стоит:

1. Выписать все задачи, разбив их на шаги. По-быстрому, пачкой, не медитируя над каждой формулировкой – пока этого не требуется. Желательно вообще всегда записывать задачи, как только они появляются. Даже если пока нет времени на то, чтобы установить срок и прописать подзадачи.

2. Выделить в списке те, которые зависят от других людей. Планы и действия другого человека неизвестны заранее, поэтому здесь мозг может «подвисать» на эффекте незаконченности. Формулировать такие задачи стоит с позиции своей ответственности: не «провести интервью с N» (он ведь может и в отпуск ускакать), а «договориться об удобном времени» или «написать N про интервью». При такой формулировке мозг считает задачу законченной – свою часть вы сделали, дальше уже зона решений другого человека.

3. Определить сроки для каждой задачи. Когда у дела есть конкретный срок, оно тут же переходит в разряд тех, о котором уже позаботились. Поэтому задача вряд ли станет беспокоить в свободное время – у нее уже есть свой временной слот. Лайфхак: дедлайны можно переносить:)

4. Использовать таймер. Эффект Зейгарник может не на шутку затянуть в одно дело, особенно если есть склонность к перфекционизму. Таймер не даст заиграться с ним и поможет вовремя остановиться.

5. Установить напоминания для важных дедлайнов. Попытка удержать в голове все горящие сроки занимает слишком много «оперативки» мозга. Лучше поручить это бремя планировщику задач и настроить внутри напоминалки.

6. Вести отдельные списки мелких и быстрых дел. Лучше задать им общий слот времени, чтобы «перещелкать» задачи одну за другой. Пятиминутное дело иногда может отвлекать в течение всего дня, если оставить его крутиться в памяти.

Можно выделить под мелкие дела отдельную задачу и ограничить её во времени – тогда мозг точно будет знать, что до них дойдёт дело, и перестанет тревожиться

7. Подводить итоги ежедневно. Что удалось сделать – вычеркнуть, что нет – оставить на следующие дни. Если срок не совпал с реальностью – меняем его на новый адекватный отрезок. Главное, не оставлять ни одной задачи в подвешенном состоянии.

Бедняги древние греки. Они так верили в то, что свой срок всему в мире устанавливают три прекрасные богини судьбы. А оказалось – это все тучный лысый британец.

Сирил Норткот Паркинсон – человек, который объяснил нам, что если выделять на мытье посуды полчаса, то мы будем намыливать её полчаса, а если пятнадцать минут – справимся за пятнадцать минут. Закон Паркинсона звучит так: «Работа занимает всё отведенное на неё время».

Хочется поспорить, но закон – эмпирический, то есть выведен на основе опыта и наблюдений, а это шах и мат. Прежде чем сформулировать свой закон, Паркинсон проводил наблюдения за работой британских госучреждений, в результате которых, как уверяют, не пострадал ни один чиновник. Просто сократили всем время на выполнение задач в несколько раз.

Как закон Паркинсона влияет на потери времени? А так: сколько времени на задачу отведешь – за столько её и сделаешь, быстрее – очень вряд ли. Самое ужасное здесь то, что предполагаемое нами время выполнения задачи слишком часто – нереалистичное: либо преуменьшенное, либо преувеличенное.

Доказанный факт: если через 15 минут придут гости, то уборка квартиры займет как раз 15 минут. А если гости не придут – растянется на весь день. Поэтому, чтобы укротить закон Паркинсона, достаточно установить для всех задач дедлайны и выполнять их в самый последний момент. Тогда ни на одну задачу не будет уходить много времени.

Например, у нас есть три задачи: сдать микроволновку в сервисный центр, приготовить обед, написать пост в соцсеть. Тогда дедлайн для первой задачи – это закрытие сервисного центра. Если сервисный центр закрывается в 18:00, а на дорогу до него уйдет полчаса плюс полчаса на разговор в сервисном центре, то выезжать из дома нужно в 17:00.

Если в планах сесть за обеденный стол в 14:00, а время приготовления обеда занимает час, то начать готовить нужно в 13:00. А если SMMщики советуют выкладывать посты в выходной день в 20:00, а мы пишем пост за час, то приступить к тексту нужно в 19:00.

Можно заметить, что помыть посуду, сдать микроволновку в сервисный центр, приготовить обед – ни разу не то же самое, что написать пост в соцсеть. Или картину. Или программный код. Вот здесь и прячется главное коварство: часа для качественного поста в соцсеть может быть недостаточно. Но его будет вполне достаточно для ПОСРЕДСТВЕННОГО поста.

Чаще всего, руководители хотят всё-таки качественный результат работ, но при этом помешаны на сроках их выполнения. Это основная причина, почему многие ненавидят закон Паркинсона. Выполнять задачу с мыслью «главное уложиться, а то уволят» – так себе перспектива.

Мораль этой грустной истории такова (и больше никакова): не стоит поддаваться желанию делать посредственно, чтобы уложиться в сроки – нужно сразу делать круто.

Каким бы разумными и прокачанными в планировании мы бы себя ни считали, любой мозг попадает в ловушки – когнитивные искажения. Одно из таких вредоносных искажений – ошибка планирования.