Каков же из себя был этот Лист учета. Как обычно сверху фамилия, имя, отчество. В левом столбце наименования документов, которые нам должны были принести дамы. Причем, все доки мы разделили на три группы: начало беременности (справка о постановке на учет); оформление отпуска по беременности и родам (больничный лист и заявление); оформление отпуска по уходу за ребенком (справка о рождении ребенка, заявления, справка с работы второго родителя или что-то еще, если не работает).

В правых столбцах ставили даты предоставления и свои подписи, чтобы знать, кто вложил, и подписи бухгалтеров, кто принял. Также справа выделили столбцы на возврат из бухгалтерии с указанием причины и столбцы для нового приема. То есть Лист учета представлял из себя достаточно мелко расчерченную таблицу, в которую постепенно вносились данные о принимаемых документах.

В нашем отделе взять документы у декретницы мог любой работник. Принятые документы он сразу же вкладывал в имеющийся файл (или заводил новый, если принесен был первый документ). Этот же работник смотрел по Листу учета, готов ли комплект для передачи в бухгалтерию. Если готов, то вытаскивал файл из папки и передавал работнику, который занимался декретниками. Если до полного комплекта не хватало документов, то просто отмечал в Листе учета прием очередной бумаженки.

Конечно, о комплектах речь, в основном, шла при оформлении отпуска по уходу за ребенком.

Нельзя обойти стороной и стандартные документы. Например, форма приказов по личному составу или Штатного расписания не совсем удовлетворяла наши потребности. У нас в Компании был документ «Инструкция по кадровому делопроизводству». В ней мы утвердили свои формы кадровых документов. Но в любом случае, за основу брали стандартные формы, поэтому на первый взгляд наши документы были очень похожи на стандартные.

Мне уже сложно вспомнить, каков изначально рекомендуемый приказ об увольнении. Мы у себя добавили в него удобные для нас пункты. В частности, сколько дней неиспользованного отпуска осталось у работника. Эта функция прекрасно автоматизируется и выводится в стандартный шаблон без участия кадровика. При увольнении по соглашению сторон мы сразу указывали в приказе размер оговоренной суммы. Также при сокращении мы вывели в приказ об увольнении фразу о выплате соответствующего пособия без указания размера (просто общую фразу из Трудового Кодекса).

Эти добавки, кстати, удобны не только кадровикам, но и бухгалтерам, а также и увольняющимся работникам. Читая приказ, они уже не спрашивают, а будут ли им выплачены отпускные, и сколько их накопилось. Бухгалтера также не задают подобных вопросов. Более того, бухгалтера по внешнему виду сразу отличают приказы с выплатами от обычных.

Естественно, бухгалтера должны ориентироваться по статьям увольнения и дополнительным соглашениям. Но мы с досадной регулярностью сталкивались с тем, что бухгалтер в запарке гнал все увольнения «по собственному желанию», упуская из виду, что статьи в приказе неплохо бы и читать. Самое смешное, что вину в таких случаях пытались свались на кадры. Это же мы не обратили внимание расчетчика, что увольнение не простое. Да и последствия разгребать также приходилось кадрам. Так что изменение шаблона приказа было вопросом времени.

Штатка в нашем исполнении также претерпела некоторые изменения. Раздел Подразделение мы увеличили до трех колонок. В первой было указано самостоятельное подразделение (ЦО/филиал), а в двух других все остальные подразделения. Поскольку уровней у нас было больше, чем два, то мы их сдваивали и страивали. Также немного изменили добавки к окладам. Оставили только РК и ПН. Причем, выводили их и в процентах, и в рублях. То есть все исключительно для нашего удобства.

Я описала только два документа, но покопались мы практически в каждом, прилаживая под себя. Например, внизу документа установили автоматическую печать фамилии распечатавшего его работника. Возможно, знать, кто распечатал, не так важно, когда Отдел кадров состоит из одного-двух человек. Но когда в отделе больше трех, однозначно, эта опция не будет лишней. Главное во всем этом, проводить изменения официально через приказы, а еще лучше утверждать все шаблоны в качестве приложений к локальному нормативному акту.

Конечно, сейчас активно вводятся в оборот электронные трудовые книжки, но, практика показывает, что их бумажные сестры еще не скоро полностью канут в Лету. Поэтому думаю, пока еще стоит уделять свое внимание их хранению.

В одной компании, куда я когда-то давно устроилась работать, трудовые книжки хранились в потрепанных обувных коробках. Класс! Естественно, мною тут же были закуплены специальные лотки, потому что как истинный документовед не терплю бардака. Надо сказать, в те времена я приобрела лотки вертикального хранения трудовых книжек. Однако позже поняла, что гораздо удобнее хранить трудовые книжки горизонтально, корешком вверх.

В этом плане все очень просто. При вертикальном хранении книжки справа распадаются на страницы. Их тяжелее перебирать при поиске нужной. А при горизонтальном – вверху только корешки.

Кстати, для себя пришла к выводу, что лучше трудовые книжки оборачивать целиком и подписывать вдоль корешка (при горизонтальном хранении). Аккуратное сохранение книжек особенно важно для давно работающих людей. Я видела, насколько обтрепывались мои самодельные «чехольчики» от постоянного «перебирания», и радовалась, что это всего лишь «чехлы», которые легко заменить, а не непосредственно обложки книжек. Да и вообще белые подписанные книжки в светлом пластиковом лотке смотрятся аккуратно, можно сказать симпатично. С ними приятнее работать. Должны же мы получать хоть какое-то удовольствие от своей работы. Так почему бы не организовать его самим себе.

Я видела, что некоторые кадровики наклеивают на обложки трудовых книжек фамилии работников. Это не слишком правильно для милых дам, потому что они периодически меняют фамилии. Все наклейки оставляют на обложках трудовых книжек липкие следы, которые со временем только пачкаются и становятся черными. Лично для меня такой подход неприемлем.

ФИО мы писали на «чехольчиках» трудовых книжек. Иногда добавляли табельный номер, если попадались полные тезки. Когда женщина меняла фамилию, то как и в книжке, зачеркивали аккуратно старую, чтобы она была видна, и приписывали новую. Специально для себя старались сохранить историю. Это сильно помогало, когда кто-то нечаянно по старой памяти ставил трудовую в алфавит по прежней фамилии.

А еще мы обязательно рядом с фамилией указывали номер записи в журнале учета трудовых книжек. Таких журналов у нас было около десяти. Нумерация записей в них шла сплошняком. Соответственно, на обложках журналов были написаны интервалы номеров записей. Зная номер записи о трудовой книжке увольняющегося, искать журнал, в который внесена запись при приеме, достаточно просто. Согласна, что можно искать и по дате. Но тут несколько нюансов. Например, книжку могли зарегистрировать раньше или позже даты приема. В один день у отдельных работодателей принимается несколько десятков человек. К тому же дату приема сначала надо найти в книжке (у некоторых давно работающих, это означает пролистать несколько страниц) или посмотреть в программе. Ну и прибавьте, смену фамилии у женщин. Резюмирую, номер записи, указанный на обложке трудовой книжки гораздо удобнее.

В завершение напишу про разделители букв при хранении трудовых книжек. Возможно, это излишне. И тем не менее, мы как сделали их на скорую руку из цветного картона, обклеенного скотчем, так потом не дошли до покупки нормальных пластиковых. Это я к тому, что для аккуратного хранения не всегда приходится тратить деньги.

Наверное, стоит подробнее остановиться на способе планирования и учета вакантных ставок и фонда оплаты труда вне Штатного расписания.