Работы по Проекту выполняются на двух площадках – в г. Москва и г. Магадан. Бизнес-процессы реализуются в Системе на основе единой методологии, разрабатываемой в рамках данного Проекта.

При возможности реализации существующего бизнес-процесса средствами стандартных настроек SAP, без разработок, будет применен именно этот подход. Разработки будут предлагаться только для покрытия функционального дефицита (то есть в случае, когда в стандартных настройках отсутствует возможность реализации существующего бизнес-процесса) и отсутствует целесообразность в изменении бизнес-процесса Заказчика. Объем разработок определяется и согласуется Заказчиком на этапе «Технический проект».

Реализация механизма загрузки начальных данных является зоной ответственности Подрядчика. Предварительная подготовка (выгрузка данных из исходных систем) начальных данных обеспечивается сотрудниками Заказчика по формату и структуре, разработанному в ходе Проекта.

В части интеграционных взаимодействий Системы с действующими информационным системами Заказчика (указанными в п. 3.1.7 ТТ) со стороны Заказчика должна быть обеспечена готовность (при необходимости – доработка) данных ИС. Генеральный подрядчик и Подрядчик в рамках данного Проекта не выполняют работы, связанные с настройкой и/или разработкой в действующих информационных системах и источниках данных Заказчика. В Проектную команду должны быть включены бизнес-эксперты по каждой из систем, а также технический специалист(ы), ответственные за интеграцию.

Работы, связанные с ИТ-инфраструктурой (развертывание ИТ-инфраструктуры, обеспечение прав на использование системного программного обеспечения, установка и администрирование системного ПО), а также организация подключения пользователей к Системе относятся к области ответственности Заказчика.

В период работы над Проектом Генеральный подрядчик выполняет работы, связанные с установкой прикладного ПО Системы, разрабатывает и выполняет регламенты базисной поддержки Системы, обеспечивает своевременный перенос запросов на разработку и настройку, предоставление проектной команде необходимых полномочий, сервисные системные процедуры (копирование мандантов, резервное копирование и другие работы, связанные с администрированием Системы) в сегменте ИВИ «Разработка».

Организационные изменения, связанные с изменением бизнес-процессов Заказчика и организационно-распорядительной документации, осуществляются Заказчиком вне рамок данного Проекта. Ответственность за их осуществление, выделение на них ресурсов и контроль исполнения лежит на Заказчике. Планирование организационных изменений является ответственностью Генерального подрядчика.

Генеральный подрядчик предоставляет достаточные ресурсы и компетенции для реализации Проекта в установленные сроки. Заказчик обеспечивает выделение функциональных специалистов Заказчика для работы в проектных группах.

Для выполнения отдельных задач в ходе проекта Генеральный подрядчик может, по согласованию с Заказчиком, привлекать субподрядчиков.

Заказчик обеспечивает создание Службы технической поддержки Системы – в срок до начала предварительных испытаний Системы.

Заказчик осуществляет организационную поддержку проектной команды, обеспечивая присутствие руководителей и специалистов Заказчика на интервью и совещаниях по проекту, участие членов проектной команды от Заказчика в работе по Проекту согласно утвержденному детальному плану-графику работ на каждый этап.

Закупка, монтаж и пуско-наладка объектов является ответственностью Заказчика. Критически важным для проекта является завершение работ по пуско-наладке и тестированию оборудования к началу этапа «Технический проект».

Организационная структура Проекта – это временная структура, определяющая взаимодействие участников Проекта. Организационная структура Проекта создаётся с целью эффективного управления, распределения функций и ответственности, координации действий и приемки результатов Проекта.

В настоящем разделе приведены основные функции и ответственность органов управления Проектом в соответствии с организационной структурой.

Проект является частью Программы реализации ИТ-стратегии ОАО «Колобок». Решения Координационного совета Программы (далее – КС) являются обязательными для исполнения в рамках Проекта.

Структура и состав КС Программы, Комитетов по управлению проектами и архитектурой, директор программы и заместитель директора программы, утверждены протоколом № 36 заседания Правления ОАО «Колобок» от 27.11.2020 г.

В рамках организационной структуры Проекта основным органом управления является Оперативный совет.

В рамках Проекта Оперативный совет осуществляет:

оперативный контроль над исполнением решений Координационного совета;

мониторинг хода работ по Проекту, рассмотрение и согласование отчетов о статусе работ;

принятие решений по открытым вопросам, которые не могут быть решены на уровне проектных групп;

непосредственный контроль работы руководителей проектов;

оказание содействия руководителям проектов в обеспечении проектов ресурсами со стороны ОАО «Колобок»;

координацию взаимодействия подразделений ОАО «Колобок», а также внешних организаций, взаимодействие между которыми необходимо для реализации Программы;

утверждение детальных планов-графиков по этапам Проекта;

рассмотрение запросов на изменения в сроках, бюджете или объемах работ по Проекту, подготовка предложений Координационному совету по реализации запросов на изменение;

подготовка предложений Координационному совету по проведению организационных изменений;

подготовка решений по переходу Проекта на следующий этап для их утверждения Координационным советом.

Оперативный совет собирается не реже одного раза в две недели. При необходимости Оперативный совет может собираться еженедельно, при этом Руководитель проекта со стороны Генерального подрядчика информирует всех членов Оперативного совета о внеплановом совещании. В отсутствии Руководителя проекта со стороны Генерального подрядчика его функции выполняет Архитектор проекта со стороны Генерального подрядчика.

Для принятия решения Оперативному совету достаточен кворум из 5-ти его постоянных членов, среди которых должен быть Председатель Оперативного совета или лицо его замещающее.

После совещания Оперативного совета администратор Проекта формирует протокол заседания и направляет его на всех участников с указанием времени внесения замечаний/дополнений от 1-го до 2-х рабочих дней.

Поступившие замечания фиксируются в протоколе, после этого направляется откорректированный протокол с указанием замечаний и ФИО сотрудника, инициировавшего замечание с указанием времени согласования от 1-го до 2-х рабочих дней, при отсутствии замечаний со стороны членов ОС в течение 2-х дней с момента рассылки документа, последний считается согласованным «по умолчанию» и направляется на подпись председателю ОС.

Проектная команда – осуществляет выполнение работ по Проекту. Проектная команда состоит из Группы управления проектом и Проектных групп.

Группа управления Проектом (далее – ГУП) является основным оперативным управляющим и координирующим организационным органом. ГУП непосредственно организует выполнение работ по Проекту на уровне руководителей проектных групп.

Цель ГУП – организовать и контролировать выполнение работ по Проекту и решений Оперативного совета, координировать взаимодействие проектных групп Проекта, обеспечить Оперативный совет необходимой информацией для принятия решений по реализации Проекта.