Однако помощники бывают разного ранга и уровня. Один ассистент подойдет на простые задачи, другому по плечу более масштабные проекты. Поэтому, когда соберетесь искать себе помощника, посмотрите на структуру компании, чтобы определить, «кто за кем стоит», как выглядит модель проекта и какие задачи можно и нужно отдать ассистенту.

Возможно, это будет не только личный ассистент, а помощник в проекте, либо сотрудник, помогающий двум руководителям: одному с мелкими задачами, другому – в бизнес-процессах. Такой сотрудник может контролировать, предположим, отделы продаж, сбыта, маркетинга или доставки. Если задачи будут расписаны правильно, он снимет с вас множество забот.

История предпринимательства складывалась так, что преуспевает тот, кто занимается делом, в котором разбирается и которое понимает. Следовательно, в бизнесе важно не только образование, но и навыки, опыт, умения.

Например, один из моих друзей сделал себе кухню, то есть заказал по разработанному им дизайну. И получилось очень здорово – элегантно, удобно, в восточном стиле… Все, кто к нему приходил в гости, удивлялись и просили сделать им такой же дизайн либо придумать что-то новенькое. Автор проекта признавался: «Засыпаю с мыслью, что хочу какую-то интересную идею, а когда просыпаюсь, у меня в голове уже отрисованный дизайн!»

Так он и начал использовать свою «фишку» – разработал дизайн для нескольких друзей, постепенно стал разбираться в материалах и технологии, а потом – и сам собрал, ведь тогда почти не было компаний, готовых изготавливать кухни по авторским проектам. Вот он такую компанию и создал, а сейчас у него собственная сеть в разных городах страны.

Я уже писала, что об ассистенте надо задумываться на стадии идеи, но если вы начинали в одиночку, то все равно, когда пойдет поток заказов, вам понадобится либо менеджер, либо помощник, либо и тот и другой. Чем быстрее растет предприниматель, тем больше у него расходов: на офис, фонд оплаты труда, оборудование и так далее. И не столько денежных затрат, сколько временны́х: на подбор сотрудников, на подключение интернета, создание внутренней сети, библиотеку и прочее. Плюс к тому развивается переговорный процесс, значит, надо позаботиться о достойном приеме клиентов и встрече гостей. Короче говоря, ассистент здесь уже необходим – именно ему предстоит заботиться о представительских и будничных нуждах.

Довольно часто компания хорошо набирает темп в том числе и потому, что у директора квалифицированный и внимательный ассистент, принимающий на себя рутинные заботы, освобождая руководителя для разработки глобальных целей и стратегического развития. Всем известно, к примеру, что к переговорам и совещаниям нужно серьезно готовиться – и здесь помощник тоже незаменим, он поможет подготовить презентацию, материалы для раздачи, пригласить участников. Так же велика и роль ассистента в масштабировании проекта, открытии новых точек, организации обучения сотрудников, включая топ-менеджеров. То есть решения, конечно, принимает босс, но реализация задач начинается именно с помощника, который берет на себя множество дел: от соблюдения распорядка встреч и совещаний до организации, скажем, помещения для занятий или переговоров.

И, наконец, хороший ассистент возьмет на себя ненавязчивую заботу о питании шефа и даже о его здоровье.

Существует три вида ассистентов, которые делятся по степени вовлеченности в жизнь руководителя: личный ассистент, бизнес-ассистент и микс-ассистент. Каждый из них предполагает еще и деление на онлайн- и офлайн-формат работы.

ЛИЧНЫЙ АССИСТЕНТ

Такой ассистент, как и следует из названия должности, занимается личными вопросами руководителя. Сюда входит решение задач, связанных с его семьей, домом и бытом, автомобилем, с коммунальными платежами и домашними животными. Например, если руководитель сдает коммерческую или жилую недвижимость в аренду, личный помощник нередко занимается и урегулированием всех связанных с этим вопросов.

Личному ассистенту шеф может поручать самые разные дела: забрать ребенка из школы, сопроводить его на занятия в художественном кружке или спортивной секции, возможно, даже подобрать такую секцию с удобным местоположением и режимом. Экскурсия с детьми в театр или музей – тоже ложится на плечи помощника, если начальник и его жена перегружены работой (а так бывает нередко). Случается, что и собаку приходится выгуливать, и кошку кормить – на то он и личный ассистент. Я уже не говорю о более масштабных, но все-таки бытовых задачах: подыскать ландшафтного дизайнера для дачи или подобрать надежную бригаду для ремонта квартиры. Словом, перечень дел, которыми может заниматься такой ассистент, поистине неисчерпаем.

Плюсы личного ассистента

Ассистент вхож в семью, по сути, и сам становится ее членом. Он знает ваши проблемы и всегда готов помочь в их решении, будь то забота о домашних растениях или кошке в отсутствие хозяев или необходимость на несколько часов подменить няню для ребенка. Если хотите, личный помощник – дополнительные «руки и ноги» шефа, его дублер в определенных обстоятельствах.

Минусы личного ассистента

Но есть здесь и риск, особенно если вы приглашаете в качестве помощника человека с «холодного» рынка, доселе вам не знакомого и не имеющего рекомендаций. Когда вы вводите ассистента в свой дом, в семью, вы должны ему безусловно доверять, иначе ждите неприятностей. В таких случаях резонно не приближать человека сразу, дать ему время проявить себя, понаблюдать за его поведением, понять, насколько он исполнителен, честен и открыт.

В крайнем случае, если вы совсем не уверены в новом помощнике, можно использовать и современные технологии, например видеокамеру в доме. Не стесняйтесь звонить ему и проверять, все ли сделано, как надо. Важно, чтобы он чувствовал контроль.

Проверки

Не все их воспринимают должным образом, но вообще-то проверить человека перед тем, как ввести в дом, это нормально. Одна из крупных корпораций, для сотрудников которой мне пришлось подбирать домашний персонал, первым делом проверила именно меня – и не как-нибудь, а на полиграфе, «детекторе лжи». И я восприняла это с пониманием.

На самом деле во многих компаниях приняты проверки различного рода, особенно там, где речь идет о больших деньгах или о важных технологиях. Думаю, обижаться на это не стоит – компания должна обезопасить себя от неприятных сюрпризов. Например, часто, получив от кандидата резюме, кадровики отслеживают его профиль в социальных сетях. Понятно, что в нерабочее время человек волен заниматься чем его душе угодно, но не надо удивляться, если руководство отказывает кандидату, увидев настораживающие детали в его аккаунте или в поведении на собеседовании.

Особенно велика опасность «засланных казачков». Их могут направить к вам конкуренты или недоброжелатели. Выявить такого персонажа непросто, почему и нужны все-таки рекомендации от известных вам людей. Конечно, истинная ценность сотрудника выявляется главным образом в работе, но не торопитесь сразу открывать все свои секреты.

В заключение этой темы добавлю, что проверки должны проводиться по взаимному согласию. Как правило, в договоре присутствует пункт о конфиденциальности, так вот в него можно добавить еще и дополнение о проверках, которые будут время от времени проводиться. Если кандидат идет на должность с открытыми глазами, ему проще собраться и организовать себя.

Текст предоставлен ООО «ЛитРес».