Все перечисленные причины приводят к единственно верному, с точки зрения испуганного коллектива, решению – саботировать CRM. Что и может произойти.

Однако надеюсь, что ваши менеджеры по продажам вносят в CRM информацию по звонкам:

• имя клиента;

• по какому вопросу он обратился;

• результат разговора;

• дата (обычно фиксируется автоматически), и т. д.

То же самое нужно будет делать, когда они будут вести переписку. Сообщите сотрудникам, что это необходимо и для выявления и исправления ошибок.

Вам эта информация позволит не только корректировать работу команды, но и анализировать процесс: следить за количеством продаж, выявлять, на каком этапе произошла заминка, и т. д.

Шаг 5: Научите сотрудников делать все возможное

Недостаток текстовых каналов в том, что мы не слышим голоса клиента, а значит, не понимаем:

• какое у него настроение;

• готов ли он покупать или еще сомневается;

• реальное ли его возражение или это отмазка (по телефону не всегда поймешь, а уж в переписке приходится еще тяжелее).

Соответственно, задача сотрудника – сделать все от него зависящее: помочь с выбором, поддержать, развеять сомнения, ответить исчерпывающе на вопросы, предоставить контакты и т. д. Если хоть одно возражение останется, оно будет точить клиента, как червь яблоко. И в итоге он может просто прервать диалог.

Пользу переписки в мессенджерах и личных сообщениях для бизнеса мы уже оценили. Теперь будем разбираться, как их задействовать. Я выделяю пять важных этапов.

Этап 1: Анализ

На первом этапе проанализируйте, как вы хотите использовать доступные каналы. С их помощью вы сможете:

• консультировать;

• продавать;

• оформлять заказы;

• рассылать новости;

• информировать об акциях, скидках, предложениях;

• обрабатывать жалобы и благодарности.

Наиболее востребованы текстовые каналы в сфере телекоммуникаций, среди интернет-магазинов, банков, страховых компаний и везде, где есть взаимодействие с клиентами – физическими лицами, которым нужно оказывать поддержку или продавать.

Определите, насколько «продвинута» ваша целевая аудитория. Использует ли она текстовые каналы? Если да, то какие и как часто? Если ваши покупатели общаются в мессенджерах, то и вам стоит обратить на них внимание.

Сегодня микробизнес активно развивается в «Инстаграме». Часть его – интернет-магазины, у которых даже сайта может не быть, он им и не нужен. Молодая аудитория генерирует им большой трафик, делает бизнес доходным без использования традиционных рекламных инструментов.

При этом онлайн-мессенджеры не всегда актуальны. Если вы продаете свитера женщинам за 50 лет, едва ли они помогут вам, так как этот сегмент ЦА часто ими вообще не пользуется. По подсчетам, активнее переписывается в социальных сетях и мессенджерах молодежь 25–35 лет[3].

Также есть сферы, представители которых пока не смотрят в сторону мессенджеров: автодилеры, медики, юристы, бухгалтера и т. д. Да, в этом случае текстовые каналы могут служить для записи клиентов на консультации, но толку от этого будет мало. Форму можно заполнить и на сайте, а ответы на вопросы вроде: «Болит живот, что делать?» или «Развожусь с женой, поможете имущество отсудить?» дать без личной встречи невозможно. Но здесь, как говорится, «думайте сами, решайте сами». Взвесьте все плюсы и минусы, а после этого принимайте решение.

Если вы определились с выбором и поняли, что мессенджеры вам нужны, составьте список функций, которые вам понадобятся (консультации, запись на прием, продажа и т. д.).

Этап 2: Узнайте, где «поселился» ваш клиент

По данным 2018 года, самый популярный в России мессенджер – WhatsApp. Он установлен у 69 % пользователей смартфонов, у 57 % установлен Viber[4]. Еще в 2017 году через WhatsApp проходило 55 миллиардов сообщений и 4,5 миллиарда фото[5]. Уверенную позицию занимает Telegram, несмотря на ограничения Роскомнадзора. Он привлекает аудиторию конфиденциальностью и полезными каналами.

Распространение смартфонов снизило популярность Skype: этот ресурс более удобен для компьютеров и официальных деловых коммуникаций.

На втором этапе вам нужно определиться, какой (или какие) канал коммуникации нравится вашей ЦА. Можете провести опрос или установить все мессенджеры на тестовый период.

Этап 3: Определите количество сотрудников

Теперь нужно выявить, хватит ли вам одного-двух человек или нужно больше. И ответ простой: конечно же хватит, т. к. работа с клиентами в переписке – это работа 2 в 1. Голос и текстовая переписка – это одновременные действия.

Проанализируйте несколько факторов:

1) Сколько обращений нужно будет обрабатывать в день? Учтите, что один человек может обслужить примерно 50–150 клиентов в зависимости от полноты общения. Если у вас небольшая компания и к вам обращается до 60 покупателей в день, достаточно одного человека и одного телефона с десктопной версией на компьютере. Если в день обращается больше 60 человек, одного телефона будет недостаточно, нужно обратить внимание на дополнительные сервисы или же сделать несколько номеров.

При этом лучше сделать номер, оканчивающийся тремя или четырьмя нулями (—000, —0000) или другими одинаковыми цифрами, – это имеет значение. И, что особенно важно, переписка должна вестись только с корпоративного номера. В том случае, если отдельный телефон не выделен, поставьте приложение WhatsApp Business. В нем есть возможность общения с одного аппарата с двумя привязанными номерами.

2) Нужны ли вам дополнительные возможности? Подумайте, достаточно ли вам стандартных функций текстовых каналов (отправка сообщений – текстовых и голосовых, файлов, местоположения, совершение вызовов и т. д.), или нужны дополнительные функции, например возможность создания чат-бота? На начальном этапе вам не нужны дополнительные менеджеры, т. к. работа будет идти «в параллель» с текущей. В тестовый период обращений будет не слишком много.

3) Насколько важен каждый лид? Помните о том, что если ваш сотрудник будет пользоваться «голым» мессенджером, то сможет в любой момент безвозвратно удалить чат. Доверяете ли вы своим менеджерам и секретарям? Если нет, лучше установить специализированную систему.

Этап 4: Составьте алгоритм

На этом этапе необходимо подготовить алгоритм общения с клиентом, в котором будут указаны:

1. В течение какого времени сотруднику нужно ответить на сообщение/обработать заявку.

Удержать клиента проще, чем вернуть. Не дай ему уйти У тебя есть 3–5 минут, чтобы ответить на сообщение.

2. В каком стиле общаться: деловом, разговорном или в зависимости от того, как общается клиент.

Пиши вежливо и по делу, обращайся по имени, отвечай на вопросы и задавай их сам. Не спросил – не узнал.

3. Как обрабатывать заявку.

Все данные внести в CRM. Поставить напоминание о следующем контакте. Оправдания «Забыл, не заметил» не принимаются.

4. Можно ли выражать эмоции (использовать смайлы).

Улыбнись и выпрями спину, тебя «слышно» по ту сторону экрана. Разбавь текст «)».