При получении приходного кассового ордера кассир проверяет наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии – наличие подписи руководителя) и ее соответствие образцу, а также соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью, наличие подтверждающих документов, перечисленных в приходном кассовом ордере.

В случае несоблюдения хотя бы одного из этих требований кассир возвращает приходный кассовый ордер в бухгалтерию для надлежащего оформления. Если все указанные требования выполнены, то кассир принимает наличные деньги таким образом, чтобы вноситель мог наблюдать за действиями кассира.

После приема наличных денег кассир сверяет сумму, указанную в приходном кассовом ордере, с суммой фактически принятых наличных денег. При соответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в приходном кассовом ордере, кассир подписывает приходный кассовый ордер, проставляет на квитанции к приходному кассовому ордеру, выдаваемой вносителю наличных денег, оттиск печати (штампа) и выдает ему указанную квитанцию к приходному кассовому ордеру, при этом сам кассовый ордер остается в кассе. Приложенные к кассовому ордеру документы погашаются штампом или надписью «Получено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Прием денег по приходным кассовым ордерам может производиться только в день их составления.

Если организация продает товары за наличный расчет, сумму наличной выручки (на основании показаний контрольных лент кассовой техники), полученной от населения за рабочий день (смену), нужно в конце рабочего дня (смены) оприходовать одним приходным ордером.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним должны быть заполнены четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной).

После получения денег по приходному кассовому ордеру в кассовой книге (форма № КО-4) делается соответствующая запись.

Пример 1. Офис-менеджер ООО «Скрепка» И. А. Иванова приобрела за наличные у ООО «Связной» офисные телефоны на сумму 11 800 руб. Были оформлены счет-фактура и товарная накладная. Кассир ООО «Связной» выписала приходный кассовый ордер, образец заполнения которого приведен на с. 9. Квитанция от приходного ордера была отдана представителю ООО «Скрепка».

Следует отметить, что предельный размер расчетов наличными деньгами между организациями ограничен суммой 100 000 руб. в день по одной сделке; эта сумма установлена Указанием ЦБ РФ от 07.10.2013 г. № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов». Так, если бухгалтер примет к учету квитанцию к приходному кассовому ордеру, сумма в которой составляет более 100 000 руб., его самого и организацию могут оштрафовать. Принятие к учету нескольких квитанций, датированных одним числом и подтверждающих оплату по одному договору, на общую сумму более 100 000 руб. тоже является нарушением. Согласно ст. 15.1 Кодекса об административных нарушениях (далее – КоАП) РФ размер административного штрафа для должностных лиц составляет от 4 000 до 5 000 руб., для юридических лиц – от 40 000 до 50 000 руб.

Такое же наказание установлено за следующие нарушения:

● неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности;

● несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств;

● накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов.

Лимит остатка кассы организация рассчитывает и утверждает самостоятельно, в отличие от ранее действующего правила, когда лимит кассы утверждал ежегодно один из банков, в котором у организации был открыт счет.

Лимит кассы должны установить и обособленные подразделения (филиалы, представительства) организации, используя те же правила, что и для организации. Для обособленных подразделений устанавливается собственный лимит только в том случае, если специально для них открыты расчетные счета в банках. Тогда организация рассчитывает свой лимит без учета остатка денежных средств, хранящихся в таких филиалах.

Если же у организации есть обособленные подразделения, но у них нет собственных расчетных счетов в банке, компания устанавливает единый лимит с учетом остатков наличности в этих подразделениях.

В общем порядке лимит остатка кассы устанавливается по организации в целом с включением всех обособленных подразделений (филиалов, представительств), у которых отсутствуют банковские счета. Что касается подразделений, для ведения операций которых открыт банковский счет, то лимит остатка кассы определяется ими отдельно от организации в соответствии с общим порядком.

В зависимости от наличия или отсутствия поступлений в кассу организации в Указании Банка России от 11.03.2014 № 3210-У предложены две формулы для расчета.

I. В случае наличия поступлений денежных средств в кассу лимит остатка кассы рассчитывается по формуле

где L – лимит остатка наличных денег в рублях;

V – объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях. В расчет входят поступления, принятые обособленными подразделениями, по которым лимит кассы не устанавливается отдельно. Обособленные подразделения, самостоятельно устанавливающие лимит кассы, принимают в расчет только те поступления, которые были приняты ими в кассу. Вновь созданное юридическое лицо принимает в расчет ожидаемый объем поступлений наличных денег;

P – расчетный период, за который учитывается объем поступлений наличных денег. Он может принимать значение не более 92 рабочих дней юридического лица. При определении расчетного периода могут учитываться периоды пиковых объемов поступлений наличных денег, а также динамика объемов поступлений наличных денег за аналогичные периоды прошлых лет;

Nс – период времени между днями сдачи в банк юридическим лицом наличных денег в рабочих днях. Указанный период времени не может превышать семи рабочих дней, а при расположении юридического лица в населенном пункте, в котором отсутствует банк, – четырнадцати рабочих дней. При определении Nс могут учитываться местонахождение, организационная структура, специфика деятельности (например, режим рабочего времени).

Пример 2. Предприятие розничной торговли ООО «Скрепка» с шестидневным рабочим режимом ежедневно принимает наличную денежную выручку в кассу. При этом в октябре 2015 г. получено 300 000 руб., в ноябре – 400 000 руб., в декабре – 500 000 руб.

Предприятие определило расчетным периодом декабрь 2015 г. (27 рабочих дней). Выручка сдается каждые два дня.

Лимит кассы будет равен 37 037 руб. (500 000 : 27 дн. · 2 дн.).

Суммы, превышающие установленный лимит, должны быть сданы в банк.

II. При отсутствии поступлений наличных денег лимит остатка кассы рассчитывается по формуле

где L – лимит остатка наличных денег в рублях;

R – объем выдачи наличных денег, за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам (за расчетный период в рублях). В расчет входят наличные деньги, хранящиеся в обособленных подразделениях, по которым лимит кассы не устанавливается отдельно. Обособленные подразделения, самостоятельно устанавливающие лимит кассы, в расчет принимают только те объемы, выдача которых осуществлена ими. Вновь созданное юридическое лицо принимает в расчет ожидаемый объем выдач наличных денег;

P – расчетный период, за который учитывается объем выдач наличных денег в рабочих днях. Он не может составлять более 92 рабочих дней юридического лица;