Денежные средства организаций представляют собой финансовые ресурсы, способные обеспечить выполнение обязательств любого вида и уровня. Они могут находиться в кассе в виде наличных денег и денежных документов, на счетах в банках, в выставленных аккредитивах и на открытых особых счетах, в чековых книжках и т. д.

Денежные средства являются единственным видом оборотных средств, обладающих абсолютной ликвидностью, поэтому платежеспособность предприятия напрямую зависит от количества имеющихся у предприятия денег.

Для сохранения повседневной платежеспособности предприятия, а также извлечения дополнительной прибыли за счет вложений временно свободных денежных средств необходимо таким образом планировать движение денежных потоков, чтобы к каждому платежу предприятия по своим обязательствам обеспечивалось поступление денег от покупателей и других дебиторов при сохранении необходимых резервов.

Все вышесказанное придает особое значение учету денежных средств как важнейшему инструменту управления денежными потоками, контроля сохранности, законности и эффективности использования денежных средств, поддержания платежеспособности предприятия.

К основным задачам учета денежных средств следует отнести: правильное документирование операций по движению денежных средств; ведение полного и своевременного учета денежных средств; контроль как за сохранностью наличных средств и денежных документов в кассе предприятия, так и за соблюдением кассовой и расчетно-платежной дисциплины.

Предлагаемое учебное пособие подробно рассматривает все вопросы осуществления наличных и безналичных расчетов, их документального оформления и отражения в бухгалтерском учете и отчетности.

На примерах показано, как конкретные финансово-хозяйственные операции по учету денежных средств отражаются на бухгалтерских счетах, фиксируются в первичных документах (приведены образцы заполнения) и регистрах учета, а также участвуют в формировании бухгалтерской финансовой отчетности.

Отдельные разделы посвящены учету денежных средств в иностранной валюте как наличных, так и безналичных расчетов, а также порядку оформления первичных документов.

Кроме того, в учебном пособии представлены тестовые задания по счетам учета денежных средств и ситуации, необходимые для усвоения материала по каждой теме. Многоточие в тестовых вопросах означает наличие одного правильного ответа, двоеточие – нескольких.

Пособие подготовлено с использованием материалов СПС «КонсультантПлюс».

Практически невозможно найти организацию, не участвующую в наличных денежных расчетах. Даже если все доходы от деятельности поступают на банковские счета предприятия, все равно операции с наличными деньгами проводятся.

Многие организации принимают наличные денежные средства в виде выручки. К ним относятся торговые предприятия, предприятия сферы бытовых услуг, гостиницы и организации общественного питания и другие.

Некоторые фирмы, которые практически никогда не реализуют свою продукцию (работы) за наличный расчет, иногда получают наличные в свои кассы, например при продаже имущества физическим лицам, при оплате сотрудниками процентов по выданным займам и т. д.

Кассовые операции – это операции, связанные с получением и расходованием наличных денег непосредственно из кассы предприятия, а также операции по движению денежных документов.

Все операции с наличными деньгами в организации должны проводиться с соблюдением требований, установленных Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».

Все организации, независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности, обязаны хранить свои денежные средства в учреждениях банка. Для осуществления расчетов наличными деньгами каждая организация должна иметь кассу.

Ведение кассовых операций возложено на кассира, который несет полную материальную ответственность за сохранность принятых ценностей и за причиненный ущерб предприятию как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

На предприятиях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя предприятия, с которым также заключается договор о материальной ответственности.

На предприятиях, имеющих большое количество подразделений или обслуживаемых централизованными бухгалтериями, оплата труда, выплаты пособий по социальному страхованию, стипендий могут производиться по письменному приказу руководителя предприятия (решению, постановлению) другими, кроме кассиров, лицами. С ними также обязательно заключаются договоры материальной ответственности.

На малых предприятиях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего могут исполняться главным бухгалтером или другим работником по письменному распоряжению руководителя предприятия при условии заключения с этими лицами договора о материальной ответственности.

Наличные деньги, полученные организацией в банке, расходуются на цели, указанные в чеке (на выдачу заработной платы, хозяйственные нужды, командировочные расходы).

С 1 января 2013 г. согласно ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).

Так, Указанием Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У предусмотрено использование следующих документов:

● приходный кассовый ордер (форма № КО-1);

● расходный кассовый ордер (форма № КО-2);

● кассовая книга (форма № КО-4);

● книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5);

● расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49);

● платежная ведомость (форма № Т-53).

Денежные средства поступают в кассу организации:

● с расчетного счета для выдачи заработной платы, премий, вознаграждений, пособий, стипендий и других выплат, а также на закупку товарно-материальных ценностей (далее – ТМЦ), командировочные и представительские расходы;

● от покупателей и заказчиков за товары (работы, услуги);

● от учредителей в оплату взноса в уставный капитал;

● от подотчетных лиц в погашение неизрасходованных сумм;

● от работников организации, прочих юридических и физических лиц в погашение ранее выданных денежных займов;

● в других случаях.

Поступление денежных средств в кассу организации оформляется приходным кассовым ордером (форма № КО-1), который выписывается работником бухгалтерии в одном экземпляре и заверяется подписями главного бухгалтера и кассира, квитанция к нему заверяется печатью организации.

Приходный кассовый ордер состоит из двух частей: собственно приходного ордера и отрывной квитанции. Отрывная квитанция выдается лицу, сдавшему деньги в кассу. В случае если в приходном кассовом ордере регистрируется приход в кассу денег, снятых с расчетного счета, квитанцию прикладывают к банковским документам.

После заполнения и регистрации приходный кассовый ордер и отрывная квитанция подписываются главным бухгалтером или лицом, на то уполномоченным письменным распоряжением руководителя. Также указывается расшифровка подписи – инициалы и фамилия.