Есть шутка, что любое предприятие погибает, достигнув вершины развития учёта и стандартов управления. И в этой шутке есть доля истины. Предлагаю оставаться в разумных границах. И время от времени проверять эти границы.
Резюме:
1. Самый простой учёт, сделанный на коленке, лучше, чем никакого учёта.
2. Самая простая форма отчёта о деньгах прошлых, настоящих или будущих, даст массу информации для размышления или правильных вопросов.
3. Затраты на ведение учёта и создание отчётности должны быть меньше суммы выгод которые приносят учёт и отчётность.
Кто ещё считает деньги – и твои, и твоего бизнеса?
Анекдот:
Старик: «Золотая рыбка, сделай так, чтобы у меня всё было!»
Золотая рыбка: «У тебя всё было! Было и прошло.»
Чтобы деньги и бизнес были не только в прошлом, но и будущем, стоит понять, кто им интересуется и в каких целях.
Кто еще считает деньги предприятия кроме тебя, главного бухгалтера и финансового директора?
Деньги твоего предприятия считает государство, в лице налоговых инспекторов. Не спеши их ругать, у них такая работа.
Чем характеризуется бухгалтерская и налоговая отчетность которую твоё предприятие регулярно сдаёт в налоговую и другие органы?
Тем, что заказчиком бухгалтерской и налоговой отчетности фактически является государство в лице тех же инспекторов, и основной интерес к данной отчетности – это контроль корректности начисления налогов и сборов плюс их уплаты.
Соответственно основные критерии налоговой и бухгалтерской отчетности:
– контроль создания и изменения налоговой базы (попробуй вдруг сократить свои выплаты по налогам и сборам, и ты почувствуешь искреннее повышение интереса со стороны работников налоговой инспекции);
– строгая периодичность формирования отчетности (в зависимости от сдаваемой формы это месяц, квартал или год), задержка или непредоставление будут наказываться штрафом;
– обязательный состав форм (правда есть тенденция к росту количества этих форм, но я надеюсь, что это не будет продолжаться).
Почему же при такой стройной и строгой системе отчетности тебе не подходит использовать учёт в тех же формах, в которых его использует государство? Было бы легко пользоваться готовым и не городить огород.
Но, дело в том, что бухгалтерский и налоговый учет, на основании которого строятся эти отчёты, многие руководители не случайно называют «посмертным». К моменту формирования отчетов все описанные в них данные потеряли актуальность. Это всё уже относится к прошедшему времени.
Важно запомнить! Финансовая и управленческая информация имеет сроки годности и полезного использования.
В целях повышения оперативности управленческая отчетность часто оперирует приблизительными данными. Имеет допустимую погрешность не существенную для принятия решений. Размер и природу погрешности обязательно измеряют и оценивают, чтобы решения не потеряли точности. Таким образом, сохраняется своевременность и актуальность отчетности и решений, принимаемых с её использованием.
Помни: «Хороша ложка к обеду!»
Резюме:
1. Бухгалтерская и налоговая отчетность создаётся для контроля налоговой базы твоего предприятия.
2. Управленческая отчетность показывает информацию, необходимую для оперативной оценки, а также тактического и стратегического управления.
3. Бухгалтерский и налоговый учет информирует об изменении базы налогообложения и возможных причинах, которые к этому привели.
4. Управленческий учет информирует о последствиях ранее принятых решений и готовит информацию для принятия решений в области управления предприятием «сегодня» и «завтра».
Как правильно считать деньги?
Анекдот:
Встречаются два друга, один из них восклицает:
– Привет! Поздравляю! Слышал, ты построил новый дом!
– О, да! – отвечает второй.
– И сколько в нем комнат?
– Одна.
– ???! Почему?
– Меньше не имело смысла.
Каким должен быть для тебя идеальный управленческий отчет? Какими характеристиками он обладает? Размер, глубина, детализация информации?
Управленческий отчет должен содержать ровно столько информации, сколько нужно для ответа на поставленный вопрос. Не больше, не меньше. Лишняя информация вредит не менее, чем недостающая.
Наличие лишней информации мешает адекватному формированию картины. Ты не сможешь оценить существенность и значимость лишней информации без дополнительных запросов. Включение же лишней непроверенной информации в исходные данные решения приведёт к некорректному результату.
Самым меньшим вредом от лишней информации будет формирование трансакционных издержек в процессе учёта. Это издержки на сбор и обработку информации. Сократив объем информации в отчете до уровня необходимого и достаточного, ты сэкономишь время сотрудников предприятия и свое личное. Иногда это может быть очень много.
Пример.
В моей практике был случай, когда главный экономист предприятия, выполняя поставленную задачу по формированию управленческого отчёта, пожаловался, что он тратит на него пять рабочих дней! Как, пять рабочих дней главного экономиста! Столько не может стоить один управленческий отчёт о результатах работы одного функционального направления. Мы разобрались в процессе формирования отчёта. Оказалось, что больше половины собираемой и обрабатываемой информации не требовалось! Убрав лишнюю информацию, мы сократили время подготовки в четыре раза!
Вывод:
Отчет должен быть информативным, то есть отвечать на твой вопрос. И он не должен стоить для тебя дороже, чем выгода, которую ты получишь, используя его.
Например, минимальным уровнем состоятельности для управленческого отчета за прошедший период является ответ на несколько простых вопросов:
1) Первый и главный – собственный капитал бизнеса (он же – чистые активы) увеличился или уменьшился за прошедший период (месяц, квартал, год)?
2) Второй вопрос – каких расходов можно было избежать?
3) Третий вопрос – какие доходы из полученных в прошедшем периоде можно увеличить в наступающем периоде?
Получение ответа на три этих вопроса (с расшифровками и уточнениями) и есть минимальный перечень требований к управленческому отчету за прошедший период.
Исходя из моего опыта, рекомендую для анализа прошедшего периода и планирования будущих периодов использовать минимум три отчета:
1) Отчет о Движении денежных средств;
2) Отчет о Прибылях и убытках (можно говорить о Доходах и Расходах – правильно и так, и так);
3) Управленческий Баланс.
Бюджет движения денежных средств показывает способность твоего предприятия финансировать текущую деятельность. Он особенно актуален при планировании будущих периодов.
Какой объем поступлений и платежей планируется по предприятию? Помни, поступлений должно быть всегда больше, чем выплат. Планирование дефицита в движении денег недопустимо. Это самообман для тебя, сотрудников и контрагентов твоего предприятия. Ты хочешь быть обманутым?
Отчет о Прибылях и убытках показывает, какой капитал заработает бизнес, и сколько можно направить на дивиденды для владельца.
Баланс позволяет проверить данные отчетов о движении денег и прибыли-убытки. Он не покажет причины прибылей и убытков, но является закрывающей формой для первых двух. Все три отчёта являются замком, который не допускает ошибок в твои расчёты. Ведение учёта по любым двум формам или одной чревато такими погрешностями в учёте, что у владельца начинают волосы вставать дыбом при проведении управленческого аудита (не путай с традиционным аудитом бухгалтерского и налоговой отчетности).
