Когда вы получаете факс и ваш ответ на него может составить всего несколько слов, просто напишите свой ответ от руки и отправьте назад, а не печатайте новый факс.

Однажды я ознакомилась со статьей, в которой доказывалось, что компьютерный набор писем и факсов занимает гораздо больше времени, чем письменный ответ. В первом случае требуется свернуть окно, в котором вы работаете, открыть новый файл, присвоить ему имя и впечатать туда адресные данные получателя факса. Гораздо проще черкнуть на листе бумаги несколько слов: «Без проблем. Я сделаю все согласно вашим инструкциям», или что-то вроде этого.

В следующий раз вместо печатного текста пошлите записку – это гораздо быстрее сделать, а общение получается более близким и простым.

Многие другие задания тоже могут быть выполнены гораздо более эффективно, если будут упрощены.

Прежде чем поднять трубку телефона и набрать номер, запишите все, о чем вы хотите узнать до конца разговора. Если вы можете ограничиться двумя минутами, не стоит говорить по телефону двадцать минут.

Иными словами, если вы не позволяете окружающим отнимать ваше время, цените их время, говорите ли вы с ними по телефону или при личной встрече.

Не жалейте денег на самые эффективные средства, помогающие вам побыстрее справиться с работой. Вы платите не за новую обстановку в офисе – вы покупаете немного дополнительного времени.

Но при этом не забывайте, что сами должны управлять новой техникой, и не дайте возможности технике управлять вами.

Господин Лин, владелец тайваньского журнала «Успех», любит повторять: «Никогда не старайтесь втиснуть двенадцать часов в восьми-десятичасовой рабочий день. Лучше отведите в планах для работы шесть часов, тогда вы превосходно сможете выполнить ее за восемь. Таким образом, у вас будет оставаться в запасе время для неожиданных помех. А также не забывайте, что, поскольку мы живем в физическом мире, выполнение дела всегда забирает больше времени, чем мы планируем».

Лично я считаю, что работа является интереснейшей игрой, и я ничего не имею против того, чтобы поиграть немного дольше. Чем больше я играю, тем больше выигрываю.

Лоуренс Т. Вонг – президент гонконгского «Жокей-клуба» (самый крупный налогоплательщик Гонконга) и экс-президент тайваньского филиала автомобильной компании «Форд» (самой крупной совместной компании Тайваня).

Когда я была в его офисе, то обратила внимание, что нигде на столах не лежит ни одного листка бумаги. Я спросила хозяина, как он добился этого, и тот ответил: «Человек никогда не должен брать в руки одну и ту же бумагу два раза. Взявшись за бумагу, он должен сделать с ней одно из трех: отдать ее другому человеку, подколоть ее в файл или выбросить в корзину для мусора».

Для тех бумаг, которые буквально кричат «оставь меня, сохрани меня» и не желают попадать в мусорную корзину, Лэрри придумал свой метод:

1. Отведите для бумаг три ящика, обозначив их буквами «А», «Б» и «В».

А – достаточно важный

Б – менее важный

В – наименее важный

2. Каждые 7—10 дней выбрасывайте все бумаги из ящика «В».

3. Затем переименуйте ящик «Б» в «В», а ящик «А» в «Б». Вскоре все бумаги будут приведены в порядок – без излишних усилий с вашей стороны. Когда я спросила, как он пришел к такому методу, Лэрри рассказал мне следующую историю:

Многие из нас до сих пор используют свои письменные столы как хранилища бумаг, забывая, что для этого есть шкафы для файлов. Таким образом мы создаем хаос в наших умах. Мы посылаем своему мозгу подсознательное сообщение, что у нас больше работы, чем на самом деле. Наш мозг приходит в возбужденное состояние, и, когда мы каждый день видим перед собой горы бумаг, его начинают захлестывать мысли об огромном количестве накопившейся работы. В результате ему не удается сфокусироваться на стоящем перед ним непосредственном задании. Что ж, начните с того, что очистите стол!

Неспособность сосредоточиться – состояние, известное каждому из нас. Оно чаще всего возникает при взаимодействии с современным миром, предъявляющим ко всем нам повышенные требования. Тому, кто никогда не переживал ничего подобного, трудно представить чувства тех, кто время от времени впадает в такое состояние.

Я, например, однажды войдя в ванную комнату, осознала, что начисто забыла, зачем я это сделала. Я стояла перед зеркалом и спрашивала себя: «Почему я оказалась здесь?» Наконец я вспомнила, что собиралась умыться.

Для того чтобы избежать подобных ситуаций, необходимо вербализировать свои мысли, то есть говорить про себя: «умыться», «сварить кофе» и т. д. перед выполнением задания и во время его выполнения. Если у вас есть склонность впадать в такие состояния и вы не будете четко формулировать задания в уме, то рискуете забыть о том, что собирались сделать в кратчайшие сроки. Ваши бессознательные мысли будут набегать одна на другую и гасить первоначальный импульс к действию, пока вы будете направляться к своей цели.

Я предлагаю следующее средство от патологической неспособности сосредоточиться:

1. Мысль изначально побуждает вас к действию (умыться).

2. Скажите себе беззвучно: «умыться».

3. Повторяйте команду, направляясь к своей цели. Если вам покажется, что это слишком большая морока, подумайте о плодах. Практика этой техники сделает ваш разум более ясным. Вы увидите, как резко изменятся ваши отношения с временем.

Если вы часто ловите себя на мысли: «Даже не представляю, как пролетело время!», то вы идеальная кандидатура для этого упражнения. Эта техника аналогична тому упражнению, которое буддисты называют «пребывать в настоящем». Что бы они ни делали, монахи повторяют слова, описывающие действие, как беззвучную мантру. Когда они идут, то все время говорят про себя: «иду, иду», когда едят, то повторяют: «ем, ем».

Вы воруете время других людей, если не проявляете пунктуальности. Просто будьте человеком слова и думайте о себе и о другой стороне, когда назначаете встречу. Если происходит что-либо непредвиденное, позвоните своему партнеру по телефону и перенесите встречу на другое время. Скажите, когда вы сможете появиться в условленном месте, и объясните причину своей задержки.

Многие люди просто лгут себе: «О, я буду там через несколько минут, а если я стану звонить, то задержусь еще больше и только привлеку внимание к своему опозданию».

Вряд ли человек способен заблуждаться больше. Если вы опаздываете и не звоните ждущему вас человеку, вы просто говорите своим поступком следующее: «Мне плевать на ваше время. Вам остается только сидеть и ждать, пока я прибуду на место. Я – слишком важная птица, чтобы беспокоиться о ваших планах!»

Многие люди будут рады назначить встречу с вами на другое время или перенести ее на другой день. Предупреждение об опоздании продемонстрирует вашу воспитанность и уважение к другой стороне. Ваше нежелание позвонить, чтобы предупредить о своей задержке, несет в себе еще и то зло, что ожидающий вас человек не будет знать, на сколько вы можете опоздать – на две минуты или на два часа, и потеряет время впустую, будучи не в состоянии распланировать его. Если же он будет знать, что встреча переносится, скажем, на сорок пять минут, то сможет распорядиться оказавшимся в его распоряжении временем рационально.